Crea una solida checklist per la due diligence KYC nel Regno Unito

Cosa sono KYC e Customer Due Diligence (CDD)?

Conosci il tuo cliente (KYC) è il processo di conferma di chi è un cliente e se è appropriato fare affari con lui. Secondo il Norme sul riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo e trasferimento di fondi (informazioni sul pagatore) 2017, la due diligence del cliente (CDD) è obbligatoria e necessaria.

Richiede alle aziende di identificare i titolari effettivi, comprendere lo scopo del rapporto e valutare il rischio di finanziamento del terrorismo. In pratica, le soluzioni di due diligence del cliente richiedono la verifica di documenti e dati affidabili. Determinando il livello di rischio di un potenziale cliente o di una transazione ai fini della conformità normativa, i team possono prevenire qualsiasi potenziale riciclaggio di denaro.

Questa gestione del rischio viene ora sempre più implementata attraverso flussi di lavoro digitali configurabili che traducono le policy di conformità scritte in percorsi cliente coerenti. Il processo di due diligence inizia dalla prima registrazione fino al monitoraggio continuo.

Le tre categorie di due diligence

Le misure di Due Diligence del Cliente (CDD) sono solitamente suddivise in tre categorie per corrispondere a diversi livelli di rischio. Il Gruppo di Azione Finanziaria Internazionale (GAFI) descrive una approccio basato sul rischio (RBA) come elemento centrale nell'aiutare le aziende a concentrare gli sforzi sui clienti ad alto rischio, mantenendo al contempo rapidi ed efficienti i percorsi a basso rischio. 

Creare e selezionare flussi di lavoro diversi in base alle attività del cliente è fondamentale per contrastare il riciclaggio di denaro. Analizzando l'identità del cliente, i suoi archivi, le sue transazioni, la sua area geografica e il canale di distribuzione, le aziende possono specializzarsi anziché affidarsi a un processo standardizzato.

Due Diligence Semplificata (SDD)

L'SDD è pensato per clienti a basso rischio o transazioni occasionali. I controlli di due diligence a cui i clienti vengono sottoposti sono molto meno intensivi rispetto ad altri, ma non sono facoltativi. Un flusso di lavoro di conformità SDD ben progettato potrebbe includere controlli leggeri per la gestione del rischio, come la verifica multi-ufficio, lo screening delle sanzioni, lo screening PEP e controlli documentali o biometrici di base. 

Due diligence standard (CDD)

D'altro canto, le misure di CDD si applicano ai potenziali clienti e alle attività o situazioni aziendali standard. Una buona maggioranza delle transazioni rientra in questo tipo di mitigazione del rischio. In questo caso, un flusso di lavoro standard combinerebbe la verifica completa dell'identità, la verifica dell'indirizzo, lo screening AML e regole di monitoraggio continuo che corrispondono alle esigenze e alla soglia di rischio dell'organizzazione.

Due diligence rafforzata (SDD)

Infine, l'EDD è riservata solo agli scenari ad alto rischio. Questo tipo di due diligence si verifica quando si ha a che fare con Persone Politicamente Esposte (PEP), strutture proprietarie complesse e giurisdizioni diverse. Comporta la raccolta di una maggiore quantità di documenti KYC, la verifica della fonte dei fondi per prevenire il riciclaggio di denaro e il monitoraggio continuo delle transazioni commerciali. Puoi saperne di più su questa complessità qui: Navigare nel mondo della Due Diligence avanzata.

Chi deve rispettare le misure di due diligence del cliente

Le misure CDD del Regno Unito si applicano a un'ampia gamma di attività regolamentate nel settore finanziario, tra cui banche, società di revisione contabile, professionisti legali, agenzie immobiliari, fornitori di criptovalute e molto altro ancora.

Per tutti questi settori, la conformità flussi di lavoro sono essenziali per evitare rischi di riciclaggio di denaro. Ogni settore avrà tipologie di clienti, canali di onboarding e prodotti diversi. Pertanto, ogni settore ha obblighi legali specifici che richiedono flussi di lavoro diversi basati su policy che applicano SDD, CDD ed EDD proporzionalmente in base al rischio.

Quando è richiesta la checklist di due diligence KYC nel Regno Unito?

Gli istituti finanziari e le altre attività regolamentate devono presentare domanda due diligence del cliente Misure di CDD (Controllo del Denaro) in specifici momenti critici. Per rimanere conformi e prevenire reati finanziari, riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo, le aziende devono utilizzare una checklist nei seguenti scenari:

• Quando si instaura un nuovo rapporto commerciale: Verificare l'identità e il profilo di rischio del cliente prima di fornire servizi, utilizzando un flusso di lavoro KYC allineato al suo segmento e al suo livello di rischio.

• Per transazioni finanziarie una tantum di grandi dimensioni o insolite: Esegui CDD (o EDD) quando una transazione supera le soglie impostate, anche se non esiste alcuna relazione, con le regole del flusso di lavoro che segnalano automaticamente questi casi.

• Quando viene rilevata un'attività sospetta per i potenziali clienti: Applicare l'EDD e procedere tramite flussi di lavoro di gestione dei casi ogni volta che si riscontrano segnali di reati finanziari o comportamenti inspiegabili.

• Quando i dati esistenti dei clienti sono inaffidabili o obsoleti: Verificare nuovamente l'identità e aggiornare il CDD se vi sono dubbi sull'accuratezza o la completezza delle informazioni precedenti.

• Quando cambiano le circostanze della proprietà o dell'attività aziendale: Rivalutare il rischio e aggiornare la verifica quando si verificano cambiamenti sostanziali nella titolarità effettiva, nelle attività o nel profilo di rischio.

Progettando flussi di lavoro senza codice per questi scenari di esempio con tali trigger, le aziende possono proteggere il proprio sistema finanziario, supportare gli sforzi AML e ridurre la dipendenza da decisioni manuali ad hoc.

I cinque componenti chiave di una checklist di due diligence KYC nel Regno Unito

Ora, prima di scegliere i singoli controlli, le organizzazioni dovrebbero mappare la propria policy di processo CDD in flussi di lavoro chiari, personalizzabili in base ai diversi profili di rischio dei clienti e alle diverse giurisdizioni. Integrare questi flussi come passaggi configurabili e automatizzati mantiene i controlli, le approvazioni e i percorsi di audit allineati alle policy di conformità. Una due diligence efficace nel Regno Unito include solitamente cinque componenti principali: 

1. Identificazione e verifica del cliente

Il primo passo nel processo di Due Diligence KYC è verifica dell'identità dei clienti. Le aziende e gli altri istituti finanziari si affidano a documenti ufficiali come passaporti, patenti di guida, estratti conto bancari o bollette. Inoltre, utilizzano sempre più spesso dati biometrici per confermare la vera identità del titolare. I requisiti di due diligence della clientela specificano i documenti accettabili, i metodi di verifica e quando sono necessari controlli aggiuntivi o revisioni manuali.

In termini di flusso di lavoro, le aziende definiscono flussi separati per i singoli clienti e le entità legali, integrando questi passaggi in modelli di onboarding riutilizzabili. Questo garantisce che a ogni nuovo potenziale cliente vengano richieste le informazioni giuste al momento giusto, indipendentemente dal canale o dal prodotto.

2. Identificazione del beneficiario effettivo

Se il cliente è un'azienda, una partnership o agisce per conto di qualcun altro, allora identificare il Titolare effettivo effettivo (UBO) è obbligatorio. Secondo gov.UK, l'UBO è la persona fisica che in ultima analisi possiede o controlla l'entità, anche quando le catene di proprietà si estendono su più giurisdizioni o accordi di nomina.

Una buona checklist può stabilire quali informazioni sulla proprietà devono essere raccolte, quali fonti consultare e quando una struttura è considerata estremamente complessa o ad alto rischio. In base a ciò, i flussi di lavoro possono segnalare i casi a rischio più elevato per il reindirizzamento tramite Due Diligence Avanzata, indirizzandoli verso code di revisione specialistica con ulteriori controlli e approvazioni.

3. Comprensione dello scopo e della natura prevista del rapporto commerciale

Un altro aspetto importante della due diligence del cliente è comprendere le ragioni per cui desidera instaurare un rapporto commerciale o effettuare una transazione. Le aziende possono acquisire queste informazioni chiedendo informazioni sulla fonte dei fondi, sui volumi di transazione previsti, sulle principali controparti e sulle modalità di utilizzo del prodotto.

Integrando questionari condizionali nel percorso di onboarding e inserendo le risposte in un motore di valutazione del rischio, i team possono selezionare un flusso di lavoro di due diligence e un'intensità di monitoraggio appropriati. Qualsiasi contesto può anche aiutare gli investigatori in seguito, quando esamineranno gli avvisi e valuteranno se una transazione appare realmente sospetta.

4. Adottare un approccio basato sul rischio (RBA)

Spesso, la RBA aiuta le aziende a decidere quanta due diligence applicare a ciascun cliente e transazione. I fattori di rischio possono considerare l'area geografica, il settore, le dimensioni e la frequenza delle transazioni, il canale di distribuzione, la tipologia di cliente e la storia di media avversi. I clienti ad alto rischio richiedono solitamente l'EDD, mentre i clienti a basso rischio possono essere idonei per l'SDD.

 Per gestire questa situazione su larga scala, le aziende codificano i criteri di rischio in policy e utilizzano regole di automazione per tradurre i punteggi di rischio in modelli di flusso di lavoro specifici. Ciò consente ai programmi di essere proporzionati e coerenti, consentendo al contempo ai team di conformità di adeguare le soglie a livello centrale in base all'evoluzione della normativa o della propensione al rischio.

5. Monitoraggio continuo e tenuta dei registri

La due diligence non si esaurisce con l'onboarding. È fondamentale monitorare le transazioni e il comportamento del cliente durante l'intero percorso di acquisto per garantire che le attività rimangano coerenti con lo scopo dichiarato e il profilo di rischio. Questo è essenziale per individuare tempestivamente eventuali modelli sospetti. È inoltre necessaria una documentazione dettagliata dei controlli, delle decisioni e delle prove utilizzate.

Pertanto, una checklist deve includere regole per il monitoraggio continuo, programmi di riesame per le sanzioni e gli elenchi PEP, e trigger per l'aggiornamento delle informazioni storiche. L'integrazione di queste regole nei flussi di lavoro e nella gestione dei casi fornisce un percorso di controllo chiaro e rendicontabile, mantenendo al contempo sotto controllo l'impegno manuale.

Adattare i percorsi al rischio e all'esperienza del cliente

Progettare un processo di due diligence del cliente in un'ottica di compliance non è più sufficiente. Le aziende devono integrare policy, automazione ed esperienza del cliente in un'unica strategia di onboarding e monitoraggio che sia al tempo stesso pronta per gli enti regolatori e intuitiva. Gli utenti a basso rischio devono muoversi rapidamente attraverso flussi di lavoro SDD più snelli, mentre i profili ad alto rischio devono affrontare percorsi più lunghi e dettagliati.

L'analisi dei tassi di completamento e dei punti di abbandono aiuta i team a perfezionare continuamente questi percorsi di flusso di lavoro. Flussi SDD leggeri che combinano controlli multi-ufficio, Screening AML, e la verifica dei documenti e dei dati biometrici in un'unica esperienza guidata possono ridurre drasticamente gli attriti per i clienti e l'abbandono senza indebolire le difese AML.

L'importanza di investire nella formazione e nella consapevolezza del personale

I principali suggerimenti e soluzioni sopra riportati possono aiutare le aziende a implementare e migliorare le proprie misure di Due Diligence del Cliente (CDD). Tuttavia, un aspetto cruciale che viene spesso trascurato nelle strategie di conformità è la formazione del personale e la conformità stessa. Una formazione completa su AML e KYC consentirà ai team di conformità di rimanere aggiornati sugli ultimi aggiornamenti legislativi e sulle tecnologie di regolamentazione. In definitiva, i team di gestione del rischio rappresentano la prima linea di difesa nell'identificazione di attività sospette, nell'esecuzione di controlli di due diligence approfonditi e nel mantenimento di una solida conformità.

Sfide comuni con la due diligence di base del cliente

Nonostante i loro sforzi, molte organizzazioni faticano a tradurre le policy di CDD in misure concrete per prevenire il riciclaggio di denaro. Tra i punti critici più comuni figurano una scarsa acquisizione dei dati, la difficoltà di adattamento ai mutevoli profili di rischio, l'applicazione non uniforme di SDD, CDD ed EDD e stack tecnologici frammentati che rendono difficile ottenere una visione affidabile del profilo del cliente.

Sfida 1: Raccolta e verifica di informazioni accurate sui clienti

Raccogliere documenti affidabili per verificare identità, indirizzo e attività commerciali è essenziale. Tuttavia, requisiti poco chiari (indirizzo di residenza rispetto a indirizzo commerciale, numero di telefono fisso rispetto a numero di telefono aziendale, ecc.) e flussi di acquisizione poco chiari spesso portano a informazioni incomplete e ad alti tassi di abbandono. Standardizzando i requisiti dei documenti, fornendo chiare istruzioni per il flusso di lavoro e utilizzando interfacce di acquisizione intuitive, i team possono ridurre le rielaborazioni, accelerare l'onboarding e migliorare la qualità dei dati.

Sfida 2: Adattarsi ai profili di rischio e ai requisiti normativi in continua evoluzione

Spesso, i profili di rischio dei clienti si evolvono man mano che entrano in nuovi mercati, cambiano proprietà o compaiono su media negativi, mentre contemporaneamente cambiano anche le normative e gli elenchi dei soggetti ad alto rischio. Un monitoraggio continuo ed efficace e flussi di lavoro basati su policy ricalcolano punteggi di rischio, attivare CDD o EDD aggiornati quando vengono superate le soglie e implementare nuove modifiche alle policy in tutti i percorsi senza una costante riconfigurazione manuale.

Sfida 3: Bilanciare la due diligence di base, semplificata e avanzata del cliente

Senza un manuale condiviso, alcuni team applicano eccessivamente l'EDD e creano inutili attriti, mentre altri applicano in modo insufficiente i controlli ed espongono l'azienda a rischi normativi o finanziari. Codificare soglie e regole decisionali in linee guida chiare e modelli di flusso di lavoro configurabili garantisce l'applicazione coerente di SDD, CDD ed EDD, consentendo al contempo aggiustamenti centralizzati in base all'evoluzione degli obiettivi e della propensione alla valutazione del rischio.

Sfida 4: sfruttare la tecnologia in evoluzione e garantire l'integrazione

Molte aziende si affidano a sistemi legacy, fogli di calcolo e strumenti disconnessi che creano silos di dati e rallentano le indagini. L'adozione di soluzioni KYC integrate API-first che combinano verifica, screening, gestione dei casi e analisi in un unico motore di flusso di lavoro offre una visione unificata del cliente e semplifica il miglioramento dei percorsi di onboarding.

Rafforzare la conformità con una solida checklist di due diligence KYC 

L'elaborazione di un solido processo KYC e CDD è fondamentale per l'allineamento ai requisiti normativi, la riduzione dei costi e la salvaguardia dei rapporti con i clienti e le relazioni commerciali dai criminali finanziari. Verificando l'identità dei clienti, valutando accuratamente i rischi e mappando le policy in flussi di lavoro concreti, le aziende possono adattare la Due Diligence Semplificata, Standard e Avanzata a ciascun segmento di clientela e dimostrare che le misure vengono applicate in modo coerente nella pratica.

Un approccio dinamico e basato sul flusso di lavoro previene i reati finanziari, supporta un onboarding sicuro e crea esperienze positive per i clienti, riducendo al contempo i costi di ripristino e consentendo una conformità scalabile. Per rafforzare il processo KYC/AML, contatta il nostro team al numero ComplyCube per progettare flussi di lavoro automatizzati con profondità documento e biometrico copertura e controlli flessibili delle polizze, adattati alla tua propensione al rischio.