Crea una solida checklist per la due diligence KYC nel Regno Unito

Cosa sono KYC e Customer Due Diligence (CDD)?

Conosci il tuo cliente (KYC) è il processo di conferma cidentità del cliente e iè sicuro per fare affari con loro. Secondo il Norme sul riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo e trasferimento di fondi (informazioni sul pagatore) 2017, la due diligence del cliente (CDD) è obbligatoria e necessaria.

La Due Diligence KYC richiede alle aziende di identificare i titolari effettivi. Inoltre, è necessario comprendere lo scopo del rapporto e valutare il rischio di finanziamento del terrorismo. In pratica, la Due Diligence del cliente richiede la verifica di documenti e dati affidabili. Determinando il livello di rischio di un potenziale cliente o di una transazione in termini di conformità normativa, i team possono prevenire qualsiasi potenziale riciclaggio di denaro.

Sempre più spesso, le organizzazioni gestiscono il rischio attraverso flussi di lavoro digitali configurabili che trasformano le politiche di conformità scritte in percorsi cliente coerenti. Il processo di due diligence inizia dalla prima registrazione e prosegue con il monitoraggio continuo.

Le tre categorie di una solida due diligence KYC Lista di controllo Regno Unito

La checklist di due diligence KYC prende in esame tre diverse categorie in base a differenti livelli di rischio. Il Gruppo d'azione finanziaria internazionale (GAFI) afferma che un approccio basato sul rischio (RBA come centrale). Aiuta Le aziende concentrano i loro sforzi sui clienti ad alto rischio, mantenendo al contempo i viaggi a basso rischio rapidi ed efficienti. 

La creazione e la selezione di diversi flussi di lavoro basati sulle attività del cliente sono necessarie per fermare il riciclaggio di denaro.in questi flussi di lavoro, guardano identità del cliente, file dell'account, transazioni del cliente, area geografica e canale di consegna. Di conseguenza, consente Le aziende possono specializzarsi anziché affidarsi a un processo standardizzato.

Due Diligence Semplificata (SDD)

La SDD si applica ai clienti a basso rischio o alle transazioni una tantum. Il controllo di due diligence a cui sono sottoposti i clienti è molto meno approfondito rispetto ad altri, ma non è facoltativo. Un flusso di lavoro di conformità SDD ben progettato potrebbe includere controlli leggeri per la gestione del rischio.. Ciò include Verifica multi-ufficio, controllo delle sanzioni, controllo delle persone politicamente esposte (PEP) e controlli di base dei documenti o biometrici. 

Due diligence standard (CDD)

D'altro canto, le misure di due diligence della clientela (CDD) si applicano ai potenziali clienti e alle normali attività o situazioni commerciali. La maggior parte delle transazioni rientra in questa tipologia di mitigazione del rischio. In questo caso, un flusso di lavoro standard prevede la combinazione di verifica completa dell'identità, verifica dell'indirizzo, screening antiriciclaggio e regole di monitoraggio continuo. In sostanza, creerebbero flussi di lavoro che corrispondano alle esigenze e alla soglia di rischio dell'organizzazione.

Due diligence rafforzata (SDD)

Infine, l'EDD è riservata solo agli scenari ad alto rischio. Questo tipo di due diligence si verifica quando si ha a che fare con Persone Politicamente Esposte (PEP), strutture proprietarie complesse e giurisdizioni diverse. Comporta la raccolta di una maggiore quantità di documenti KYC, la verifica della fonte dei fondi per prevenire il riciclaggio di denaro e il monitoraggio continuo delle transazioni commerciali. Puoi saperne di più su questa complessità qui: Navigare nel mondo della Due Diligence avanzata.

Misure di due diligence del cliente Lista di controllo per la due diligence KYC nel Regno Unito

Le procedure di due diligence previste dalla normativa britannica KYC (Know Your Customer) si applicano a un'ampia gamma di aziende regolamentate nel settore finanziario. Tra queste figurano banche, studi contabili, studi legali, agenzie immobiliari, fornitori di servizi di criptovalute e molte altre ancora.

Per tutti questi settori, la conformità flussi di lavoro sono essenziali per evitare rischi di riciclaggio di denaro. Ogni settore avrà tipologie di clienti, canali di onboarding e prodotti diversi. Pertanto, ogni settore ha obblighi legali specifici che richiedono flussi di lavoro diversi basati su policy che applicano SDD, CDD ed EDD proporzionalmente in base al rischio.

Quando è richiesta la checklist di due diligence KYC nel Regno Unito?

Gli istituti finanziari e le altre attività regolamentate devono presentare domanda due diligence del cliente Misure di due diligence (CDD) in punti di attivazione specifici. Per rimanere conformi e prevenire reati finanziari, riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo, le aziende devono utilizzare una checklist di due diligence KYC durante questi scenari:

• Quando si instaura un nuovo rapporto commerciale: Verificare l'identità e il profilo di rischio del cliente prima di fornire servizi, utilizzando un flusso di lavoro KYC allineato al suo segmento e al suo livello di rischio.

• Per transazioni finanziarie una tantum di grandi dimensioni o insolite: Esegui CDD (o EDD) quando una transazione supera le soglie impostate, anche se non esiste alcuna relazione, con le regole del flusso di lavoro che segnalano automaticamente questi casi.

• Nel caso, Viene rilevata attività sospetta relativa a potenziali clienti: Applicare l'EDD e procedere tramite flussi di lavoro di gestione dei casi ogni volta che si riscontrano segnali di reati finanziari o comportamenti inspiegabili.

• Quando i dati esistenti dei clienti sono inaffidabili o obsoleti: Verificare nuovamente l'identità e aggiornare il CDD se vi sono dubbi sull'accuratezza o la completezza delle informazioni precedenti.

• Quando cambiano le circostanze della proprietà o dell'attività aziendale: Rivalutare il rischio e aggiornare la verifica quando si verificano cambiamenti sostanziali nella titolarità effettiva, nelle attività o nel profilo di rischio.

Progettando flussi di lavoro senza codice per questi scenari di esempio con tali trigger, le aziende possono proteggere il proprio sistema finanziario, supportare gli sforzi AML e ridurre la dipendenza da decisioni manuali ad hoc.

I cinque componenti chiave di una checklist di due diligence KYC nel Regno Unito

Prima di scegliere i singoli controlli, le organizzazioni dovrebbero definire la propria politica relativa al processo di adeguata verifica della clientela (CDD). Hanno bisogno Flussi di lavoro chiari e adattabili ai diversi profili di rischio dei clienti e alle varie giurisdizioni. L'integrazione di questi flussi come fasi automatizzate e configurabili garantisce controllo, approvazioni e tracciabilità delle attività. Tutto ciò deve essere in linea con le politiche di conformità. Una solida due diligence nel Regno Unito include solitamente cinque componenti fondamentali: 

1. Identificazione e verifica del cliente

Il primo passo nel processo di Due Diligence KYC è verifica dell'identità dei clienti. Le aziende e gli altri istituti finanziari si affidano a documenti ufficiali come passaporti, patenti di guida, estratti conto bancari o bollette. Inoltre, utilizzano sempre più spesso dati biometrici per confermare la vera identità del titolare. I requisiti di due diligence della clientela specificano i documenti accettabili, i metodi di verifica e quando sono necessari controlli aggiuntivi o revisioni manuali.

In termini di flussi di lavoro, le aziende definiscono percorsi separati per i singoli clienti e per le persone giuridiche. Questi passaggi vengono integrati in modelli di onboarding riutilizzabili. In questo modo si garantisce che a ogni nuovo potenziale cliente vengano richieste le informazioni corrette al momento giusto.

2. Identificazione del beneficiario effettivo

Se il cliente è un'azienda, una partnership o agisce per conto di qualcun altro, allora identificare il Titolare effettivo effettivo (UBO) è obbligatorio. Secondo gov.UK, l'UBO è la persona fisica che in ultima analisi possiede o controlla l'entità, anche quando le catene di proprietà si estendono su più giurisdizioni o accordi di nomina.

Una buona checklist può stabilire quali informazioni sulla proprietà devono essere raccolte, quali fonti consultare e quando una struttura è considerata estremamente complessa o ad alto rischio. In base a ciò, i flussi di lavoro possono segnalare i casi a rischio più elevato per il reindirizzamento tramite Due Diligence Avanzata, indirizzandoli verso code di revisione specialistica con ulteriori controlli e approvazioni.

3. Comprensione dello scopo e della natura prevista del rapporto commerciale

Un altro aspetto importante della due diligence del cliente è comprendere le ragioni per cui desidera instaurare un rapporto commerciale o effettuare una transazione. Le aziende possono acquisire queste informazioni chiedendo informazioni sulla fonte dei fondi, sui volumi di transazione previsti, sulle principali controparti e sulle modalità di utilizzo del prodotto.

Integrando questionari condizionali nel percorso di onboarding e inserendo le risposte in un motore di valutazione del rischio, i team possono selezionare un flusso di lavoro di due diligence e un'intensità di monitoraggio appropriati. Qualsiasi contesto può anche aiutare gli investigatori in seguito, quando esamineranno gli avvisi e valuteranno se una transazione appare realmente sospetta.

4. Adottare un approccio basato sul rischio (RBA)

Spesso, la RBA aiuta le aziende a decidere quanta due diligence applicare a ciascun cliente e transazione. I fattori di rischio possono considerare l'area geografica, il settore, le dimensioni e la frequenza delle transazioni, il canale di distribuzione, la tipologia di cliente e la storia di media avversi. I clienti ad alto rischio richiedono solitamente l'EDD, mentre i clienti a basso rischio possono essere idonei per l'SDD.

Per gestire questa situazione su larga scala, le aziende codificano i criteri di rischio in policy e utilizzano regole di automazione per tradurre i punteggi di rischio in modelli di flusso di lavoro specifici. Ciò consente ai programmi di essere proporzionati e coerenti, consentendo al contempo ai team di conformità di adeguare le soglie a livello centrale in base all'evoluzione della normativa o della propensione al rischio.

5. Monitoraggio continuo e tenuta dei registri

La due diligence non si esaurisce con l'onboarding. È fondamentale monitorare le transazioni e il comportamento del cliente durante l'intero percorso di acquisto per garantire che le attività rimangano coerenti con lo scopo dichiarato e il profilo di rischio. Questo è essenziale per individuare tempestivamente eventuali modelli sospetti. È inoltre necessaria una documentazione dettagliata dei controlli, delle decisioni e delle prove utilizzate.

Pertanto, una checklist deve includere regole per il monitoraggio continuo, programmi di riesame per le sanzioni e gli elenchi PEP, e trigger per l'aggiornamento delle informazioni storiche. L'integrazione di queste regole nei flussi di lavoro e nella gestione dei casi fornisce un percorso di controllo chiaro e rendicontabile, mantenendo al contempo sotto controllo l'impegno manuale.

Adattare i percorsi al rischio e all'esperienza del cliente

Progettare un processo di due diligence del cliente in un'ottica di compliance non è più sufficiente. Le aziende devono integrare policy, automazione ed esperienza del cliente in un'unica strategia di onboarding e monitoraggio che sia al tempo stesso pronta per gli enti regolatori e intuitiva. Gli utenti a basso rischio devono muoversi rapidamente attraverso flussi di lavoro SDD più snelli, mentre i profili ad alto rischio devono affrontare percorsi più lunghi e dettagliati.

L'analisi dei tassi di completamento e dei punti di abbandono aiuta i team a perfezionare continuamente questi percorsi di flusso di lavoro. Flussi SDD leggeri che combinano controlli multi-ufficio, Screening AML, Integrare la verifica dei documenti e dei dati biometrici in un'unica esperienza guidata può ridurre drasticamente gli attriti per i clienti. Inoltre, può diminuire il tasso di abbandono senza indebolire le difese antiriciclaggio.

I principali suggerimenti e soluzioni sopra riportati possono aiutare le aziende a implementare e migliorare le proprie misure di Due Diligence del Cliente (CDD). Tuttavia, un aspetto cruciale che viene spesso trascurato nelle strategie di conformità è la formazione del personale e la conformità stessa. Una formazione completa su AML e KYC consentirà ai team di conformità di rimanere aggiornati sugli ultimi aggiornamenti legislativi e sulle tecnologie di regolamentazione. In definitiva, i team di gestione del rischio rappresentano la prima linea di difesa nell'identificazione di attività sospette, nell'esecuzione di controlli di due diligence approfonditi e nel mantenimento di una solida conformità.

Sfide comuni con la due diligence di base del cliente

Nonostante i loro sforzi, molte organizzazioni faticano a tradurre le policy di CDD in misure concrete per prevenire il riciclaggio di denaro. Tra i punti critici più comuni figurano una scarsa acquisizione dei dati, la difficoltà di adattamento ai mutevoli profili di rischio, l'applicazione non uniforme di SDD, CDD ed EDD e stack tecnologici frammentati che rendono difficile ottenere una visione affidabile del profilo del cliente.

Sfida 1: Raccolta e verifica di informazioni accurate sui clienti

Raccogliere documenti affidabili per verificare identità, indirizzo e attività commerciali è essenziale. Tuttavia, requisiti poco chiari (indirizzo di residenza rispetto a indirizzo commerciale, numero di telefono fisso rispetto a numero di telefono aziendale, ecc.) e flussi di acquisizione poco chiari spesso portano a informazioni incomplete e ad alti tassi di abbandono. Standardizzando i requisiti dei documenti, fornendo chiare istruzioni per il flusso di lavoro e utilizzando interfacce di acquisizione intuitive, i team possono ridurre le rielaborazioni, accelerare l'onboarding e migliorare la qualità dei dati.

Sfida 2: Adattarsi ai profili di rischio e ai requisiti normativi in continua evoluzione

Spesso, i profili di rischio dei clienti si evolvono man mano che entrano in nuovi mercati, cambiano proprietà o compaiono su media negativi, mentre contemporaneamente cambiano anche le normative e gli elenchi dei soggetti ad alto rischio. Un monitoraggio continuo ed efficace e flussi di lavoro basati su policy ricalcolano punteggi di rischio, attivare CDD o EDD aggiornati quando vengono superate le soglie e implementare nuove modifiche alle policy in tutti i percorsi senza una costante riconfigurazione manuale.

Sfida 3: Bilanciare la due diligence di base, semplificata e avanzata del cliente

Senza un manuale condiviso, alcuni team applicano eccessivamente l'EDD e creano inutili attriti, mentre altri applicano in modo insufficiente i controlli ed espongono l'azienda a rischi normativi o finanziari. Codificare soglie e regole decisionali in linee guida chiare e modelli di flusso di lavoro configurabili garantisce l'applicazione coerente di SDD, CDD ed EDD, consentendo al contempo aggiustamenti centralizzati in base all'evoluzione degli obiettivi e della propensione alla valutazione del rischio.

Sfida 4: sfruttare la tecnologia in evoluzione e garantire l'integrazione

Rafforza la conformità con una solida checklist di due diligence KYC nel Regno Unito. 

Definire un solido processo KYC e CDD è fondamentale per conformarsi ai requisiti normativi. Ciò consente di ridurre i costi e di tutelare i rapporti con clienti e aziende dai criminali. Verificando l'identità dei clienti, valutando accuratamente il rischio e integrando le politiche in flussi di lavoro concreti, le aziende possono personalizzare le procedure di Due Diligence semplificata, standard e avanzata per ciascun segmento di clientela. In questo modo, possono dimostrare che le misure previste dalla checklist KYC vengono applicate in modo coerente nella pratica.

Un approccio dinamico e basato sul flusso di lavoro previene i reati finanziari, supporta un onboarding sicuro e crea esperienze positive per i clienti, riducendo al contempo i costi di ripristino e consentendo una conformità scalabile. Per rafforzare il processo KYC/AML, contatta il nostro team al numero ComplyCube per progettare flussi di lavoro automatizzati con profondità documento e biometrico copertura e controlli flessibili delle polizze, adattati alla tua propensione al rischio.