Cree una sólida lista de verificación de diligencia debida KYC en el Reino Unido

¿Qué es KYC y la debida diligencia del cliente (CDD)?

Conozca a su cliente (KYC) es el proceso de confirmar quién es un cliente y si es apropiado hacer negocios con él. Según la Reglamento sobre blanqueo de capitales, financiación del terrorismo y transferencia de fondos (información sobre el pagador) de 2017, La diligencia debida del cliente (CDD) es obligatoria y necesaria.

Requiere que las empresas identifiquen a los beneficiarios finales, comprendan el propósito de la relación y evalúen el riesgo de financiación del terrorismo. En la práctica, las soluciones de diligencia debida del cliente requieren la verificación de documentos y datos fiables. Al determinar el riesgo que representa un cliente o una transacción potencial para el cumplimiento normativo, los equipos pueden evitar cualquier posible blanqueo de capitales.

Cada vez más, esta gestión de riesgos se realiza mediante flujos de trabajo digitales configurables que traducen las políticas de cumplimiento escritas en experiencias de cliente coherentes. El proceso de diligencia debida comienza desde el primer registro y continúa hasta la monitorización continua.

Las tres categorías de diligencia debida

Las medidas de diligencia debida del cliente (DDC) suelen dividirse en tres categorías para adaptarse a los diferentes niveles de riesgo. El Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) describe... enfoque basado en el riesgo (RBA) como elemento central para ayudar a las empresas a concentrar sus esfuerzos en los clientes de mayor riesgo y, al mismo tiempo, mantener los recorridos de bajo riesgo rápidos y eficientes. 

Desarrollar y seleccionar diferentes flujos de trabajo según las actividades del cliente es crucial para prevenir el blanqueo de capitales. Al analizar la identidad del cliente, sus archivos de cuenta, sus transacciones, su ubicación geográfica y su canal de entrega, las empresas pueden especializarse en lugar de depender de un proceso único.

Debida Diligencia Simplificada (SDD)

La SDD está diseñada para clientes de bajo riesgo o transacciones ocasionales. La verificación de diligencia debida que experimentan los clientes es mucho menos intensiva que en otros casos, pero no es opcional. Un flujo de trabajo de cumplimiento de la SDD bien diseñado podría incluir verificaciones sencillas para la gestión de riesgos, como la verificación multiagencia, el control de sanciones, el control de personas políticamente expuestas (PEP) y verificaciones básicas de documentos o biometría. 

Debida diligencia estándar (CDD)

Por otro lado, las medidas de DDC se aplican a clientes potenciales y a actividades o situaciones comerciales estándar. La gran mayoría de las transacciones se incluyen en este tipo de mitigación de riesgos. En este caso, un flujo de trabajo estándar combinaría la verificación completa de identidad, la verificación de domicilio, la detección de lavado de dinero y reglas de monitoreo continuo que se ajusten a las necesidades y el umbral de riesgo de la organización.

Debida diligencia mejorada (SDD)

Finalmente, la debida diligencia (EDD) se reserva únicamente para escenarios de mayor riesgo. Este tipo de debida diligencia se aplica al tratar con Personas Expuestas Políticamente (PEP), estructuras de propiedad complejas y diferentes jurisdicciones. Implica la recopilación de más documentos KYC, la verificación del origen de los fondos para prevenir el blanqueo de capitales y la supervisión continua de las transacciones comerciales. Puede obtener más información sobre las complejidades aquí: Navegando por el mundo de la debida diligencia mejorada.

Quién debe cumplir con las medidas de diligencia debida del cliente

Las medidas de DDC del Reino Unido se aplican a un amplio conjunto de empresas reguladas del sector financiero, como bancos, servicios de contabilidad, profesionales del derecho, agencias inmobiliarias, proveedores de criptomonedas y muchos más.

Para todos estos sectores, el cumplimiento flujos de trabajo Son esenciales para evitar los riesgos de lavado de dinero. Cada industria tiene diferentes tipos de clientes, canales de incorporación y productos. Por lo tanto, cada sector tiene obligaciones legales específicas que requieren diferentes flujos de trabajo basados en políticas que aplican la DDS, la DDC y la DDE proporcionalmente en función del riesgo.

¿Cuándo se requiere la lista de verificación de diligencia debida KYC en el Reino Unido?

Las instituciones financieras y otras empresas reguladas deben aplicar debida diligencia del cliente Medidas de diligencia debida en casos específicos. Para mantener el cumplimiento normativo y prevenir delitos financieros, blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, las empresas deben utilizar una lista de verificación en estos escenarios:

• Al establecer una nueva relación comercial: Verificar la identidad y el perfil de riesgo del cliente antes de brindar servicios, utilizando un flujo de trabajo KYC alineado a su segmento y nivel de riesgo.

• Para transacciones financieras únicas, grandes o inusuales: Ejecute CDD (o EDD) cuando una transacción exceda los umbrales establecidos, incluso si no existe una relación, y las reglas de flujo de trabajo marcarán automáticamente estos casos.

• Cuando se detecta actividad sospechosa para clientes potenciales: Aplicar EDD y escalar a través de flujos de trabajo de gestión de casos siempre que haya indicios de delito financiero o comportamiento inexplicable.

• Cuando los datos de clientes existentes no son confiables o están desactualizados: Verifique nuevamente la identidad y actualice la CDD si existen dudas sobre la exactitud o integridad de la información anterior.

• Cuando cambian las circunstancias de propiedad o del negocio: Reevaluar el riesgo y actualizar la verificación cuando haya cambios materiales en la propiedad efectiva, las actividades o el perfil de riesgo.

Al diseñar flujos de trabajo sin código para estos escenarios de ejemplo con dichos desencadenantes, las empresas pueden proteger su sistema financiero, apoyar los esfuerzos de lucha contra el lavado de dinero y reducir la dependencia de decisiones manuales ad hoc.

Los cinco componentes clave de una lista de verificación de diligencia debida KYC en el Reino Unido

Ahora bien, antes de elegir comprobaciones individuales, las organizaciones deben definir su política de procesos de diligencia debida con clientes (DDC) en flujos de trabajo claros que se adapten a los distintos perfiles de riesgo de los clientes y jurisdicciones. Integrar estos flujos como pasos configurables y automatizados mantiene el escrutinio, las aprobaciones y los registros de auditoría alineados con las políticas de cumplimiento. Una diligencia debida rigurosa en el Reino Unido suele incluir cinco componentes principales: 

1. Identificación y verificación del cliente

El paso inicial en el proceso de diligencia debida KYC es verificar la identidad de los clientes. Las empresas y otras instituciones financieras dependen de documentos oficiales como pasaportes, permisos de conducir, extractos bancarios o facturas de servicios públicos. También utilizan cada vez más la biometría para confirmar la identidad real del titular. Los requisitos de diligencia debida del cliente especifican los documentos aceptables, los métodos de verificación y cuándo se requieren comprobaciones adicionales o revisiones manuales.

En términos de flujo de trabajo, las empresas definen flujos separados para clientes individuales y entidades legales, integrando estos pasos en plantillas de incorporación reutilizables. Esto garantiza que a cada nuevo cliente potencial se le solicite la información correcta en el momento oportuno, independientemente del canal o producto.

2. Identificación del beneficiario final

Si el cliente es una empresa, sociedad o actúa en nombre de otra persona, entonces identificar el Propietario beneficiario final (UBO) es obligatorio. Según el gobierno del Reino Unido, El UBO es la persona física que en última instancia posee o controla la entidad, incluso cuando las cadenas de propiedad se extienden a través de múltiples jurisdicciones o acuerdos de nominación.

Una buena lista de verificación puede indicar qué información de propiedad debe recopilarse, qué fuentes deben consultarse y cuándo una estructura se considera extremadamente compleja o de alto riesgo. A partir de esto, los flujos de trabajo pueden identificar los casos de mayor riesgo para su redirección mediante una diligencia debida mejorada y dirigirlos a colas de revisión especializada con verificaciones y aprobaciones adicionales.

3. Comprensión del propósito y la naturaleza prevista de la relación comercial

Otro aspecto importante de la debida diligencia del cliente es comprender por qué desea establecer una relación comercial o realizar una transacción. Las empresas pueden obtener esta información preguntando sobre la fuente de los fondos, el volumen de transacciones previsto, las principales contrapartes y cómo se utilizará el producto.

Al incorporar cuestionarios condicionales durante el proceso de incorporación y alimentar las respuestas a un motor de puntuación de riesgos, los equipos pueden seleccionar un flujo de trabajo de diligencia debida y una intensidad de monitoreo adecuados. Cualquier contexto también puede ayudar a los investigadores posteriormente, al revisar las alertas y evaluar si una transacción realmente parece sospechosa.

4. Adopción de un enfoque basado en el riesgo (EBR)

A menudo, el RBA ayuda a las empresas a decidir el nivel de diligencia debida que deben aplicar a cada cliente y transacción. Los factores de riesgo pueden considerar la geografía, el sector, el tamaño y la frecuencia de las transacciones, el canal de entrega, el tipo de cliente y el historial negativo en los medios de comunicación. Los clientes de mayor riesgo suelen requerir la debida diligencia (EDD), mientras que los clientes de bajo riesgo pueden optar a la debida diligencia (SDD).

 Para gestionar esto a gran escala, las empresas codifican los criterios de riesgo en políticas y utilizan reglas de automatización para traducir las puntuaciones de riesgo en plantillas de flujo de trabajo específicas. Esto permite que los programas sean proporcionados y consistentes, a la vez que permite a los equipos de cumplimiento ajustar los umbrales de forma centralizada a medida que evoluciona la regulación o la tolerancia al riesgo.

5. Monitoreo continuo y mantenimiento de registros

La debida diligencia no termina con la incorporación. Es fundamental supervisar las transacciones y el comportamiento a lo largo de todo el recorrido del cliente para garantizar que las actividades se ajusten al propósito y perfil de riesgo establecidos. Esto es esencial para detectar patrones sospechosos de forma temprana. También se necesitan registros detallados de las comprobaciones, las decisiones y las pruebas utilizadas.

Por lo tanto, una lista de verificación debe incluir reglas para la supervisión continua, calendarios de revisión de sanciones y listas de PEP, y activadores para actualizar la información histórica. La integración de estas reglas de política en los flujos de trabajo y la gestión de casos proporciona un registro de auditoría claro y reportable, a la vez que mantiene el trabajo manual bajo control.

Adaptación de los recorridos al riesgo y la experiencia del cliente

Diseñar un proceso de debida diligencia del cliente desde una perspectiva de cumplimiento normativo ya no es suficiente. Las empresas deben integrar políticas, automatización y experiencia del cliente en una única estrategia de incorporación y monitoreo que sea compatible con los reguladores y fácil de usar. Los usuarios de bajo riesgo deben avanzar rápidamente por flujos de trabajo de debida diligencia del cliente (SDD) más sencillos, mientras que los perfiles de mayor riesgo deben seguir procesos más largos y detallados.

Los análisis de las tasas de finalización y los puntos de abandono ayudan a los equipos a perfeccionar continuamente estos procesos de flujo de trabajo. Flujos SDD ligeros que combinan controles multioficina, detección de AML, La combinación de verificación de documentos y datos biométricos en una única experiencia guiada puede reducir drásticamente la fricción para los clientes y el abandono sin debilitar las defensas contra el lavado de dinero.

La importancia de invertir en la formación y concienciación del personal

Los consejos y soluciones principales mencionados anteriormente pueden ayudar a las empresas a implementar y mejorar sus medidas de Debida Diligencia del Cliente (DDC). Sin embargo, un aspecto crucial que siempre se olvida en las estrategias de cumplimiento es la capacitación y el cumplimiento del personal. Una capacitación integral en AML y KYC permitirá a los equipos de cumplimiento mantenerse al día con las últimas actualizaciones legislativas y regulatorias. En definitiva, los equipos de gestión de riesgos son la primera línea de defensa para identificar actividades sospechosas, realizar verificaciones exhaustivas de diligencia debida y mantener un sólido cumplimiento.

Desafíos comunes con la debida diligencia básica del cliente

A pesar de sus mejores esfuerzos, muchas organizaciones tienen dificultades para implementar la política de DDC en medidas prácticas para prevenir el blanqueo de capitales. Entre los problemas más comunes se incluyen la captura deficiente de datos, la dificultad para adaptarse a los perfiles de riesgo cambiantes, la aplicación desigual de la DDC, la DDC y la DDC, y la fragmentación de las plataformas tecnológicas que dificulta obtener una visión fiable del perfil del cliente.

Desafío 1: Recopilación y verificación de información precisa del cliente

Recopilar documentos fiables para verificar la identidad, la dirección y las actividades comerciales es esencial. Sin embargo, los requisitos poco claros (dirección residencial versus dirección comercial, número de teléfono fijo versus dirección comercial, etc.) y los procesos de captura poco claros suelen generar información incompleta y altas tasas de abandono. Al estandarizar los requisitos de los documentos, ofrecer una guía clara para el flujo de trabajo y utilizar interfaces de captura intuitivas, los equipos pueden reducir la repetición de tareas, agilizar la incorporación y mejorar la calidad de los datos.

Desafío 2: Adaptación a los perfiles de riesgo cambiantes y a los requisitos regulatorios

A menudo, los perfiles de riesgo de los clientes evolucionan a medida que ingresan a nuevos mercados, cambian de propietario o aparecen en medios de comunicación desfavorables, mientras que las regulaciones y las listas de alto riesgo también cambian simultáneamente. Un monitoreo continuo eficaz y flujos de trabajo basados en políticas recalculan puntuaciones de riesgo, activar CDD o EDD actualizados cuando se superan los umbrales e implementar nuevos cambios de políticas en todos los recorridos sin una reconfiguración manual constante.

Desafío 3: Equilibrar la debida diligencia del cliente básica, simplificada y mejorada

Sin un manual de estrategias compartido, algunos equipos aplican excesivamente la DDE y generan fricción innecesaria, mientras que otros aplican controles insuficientes y exponen a la empresa a riesgos regulatorios o financieros. Codificar los umbrales y las reglas de decisión en directrices claras y plantillas de flujo de trabajo configurables garantiza que la DDE, la DDC y la DDE se apliquen de forma coherente, permitiendo al mismo tiempo ajustes centrales a medida que evolucionan los objetivos y la tolerancia a los riesgos en la evaluación.

Desafío 4: Aprovechar la tecnología en evolución y garantizar la integración

Muchas empresas dependen de sistemas heredados, hojas de cálculo y herramientas desconectadas que crean silos de datos y ralentizan las investigaciones. La adopción de soluciones KYC integradas con API-first, que combinan verificación, selección, gestión de casos y análisis en un único motor de flujo de trabajo, proporciona una visión unificada del cliente y facilita la optimización de los procesos de incorporación.

Refuerce el cumplimiento con una sólida lista de verificación de diligencia debida KYC 

Desarrollar un proceso KYC y CDD sólido es fundamental para cumplir con los requisitos regulatorios, ahorrar costos y proteger las relaciones con los clientes y las empresas de los delincuentes financieros. Al verificar la identidad de los clientes, evaluar el riesgo con precisión e integrar las políticas en flujos de trabajo prácticos, las empresas pueden adaptar la Debida Diligencia Simplificada, Estándar y Reforzada a cada segmento de clientes y demostrar que las medidas se aplican de forma consistente en la práctica.

Un enfoque dinámico y basado en el flujo de trabajo previene los delitos financieros, facilita la incorporación segura y crea experiencias positivas para el cliente, a la vez que reduce los costos de remediación y permite un cumplimiento escalable. Para fortalecer su proceso KYC/AML, Ponte en contacto con nuestro equipo en ComplyCube para diseñar flujos de trabajo automatizados con profundidad documento y biométrico Cobertura y controles de políticas flexibles adaptados a su tolerancia al riesgo.