Erstellen Sie eine umfassende KYC-Due-Diligence-Checkliste (UK)

Was ist KYC und Customer Due Diligence (CDD)?

Kennen Sie Ihren Kunden (KYC) ist der Prozess der Überprüfung der Kundenidentität und der Feststellung, ob eine Geschäftsbeziehung mit dem Kunden angemessen ist. Laut der Verordnung zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Geldtransfers (Informationen zum Zahler) 2017, Die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden (Customer Due Diligence, CDD) ist vorgeschrieben und notwendig.

Unternehmen müssen wirtschaftlich Berechtigte identifizieren, den Zweck der Geschäftsbeziehung verstehen und das Risiko der Terrorismusfinanzierung bewerten. In der Praxis erfordern Lösungen zur Kundenprüfung die Überprüfung verlässlicher Dokumente und Daten. Indem sie das Risiko eines potenziellen Kunden oder einer Transaktion im Hinblick auf die Einhaltung regulatorischer Bestimmungen ermitteln, können Teams Geldwäsche vorbeugen.

Dieses Risikomanagement wird zunehmend durch konfigurierbare digitale Workflows realisiert, die schriftliche Compliance-Richtlinien in konsistente Kundenerlebnisse umsetzen. Der Sorgfaltsprozess beginnt mit der ersten Anmeldung und setzt sich bis zur kontinuierlichen Überwachung fort.

Die drei Kategorien der Due Diligence

Die Maßnahmen zur Kundenprüfung (Customer Due Diligence, CDD) werden üblicherweise in drei Kategorien unterteilt, um unterschiedlichen Risikostufen gerecht zu werden. Die Financial Action Task Force (FATF) beschreibt eine risikobasierter Ansatz (RBA) als zentraler Aspekt, der Unternehmen dabei hilft, ihre Anstrengungen auf risikoreichere Kunden zu konzentrieren und gleichzeitig risikoarme Kundenprozesse schnell und effizient zu gestalten. 

Die Entwicklung und Auswahl individueller Arbeitsabläufe basierend auf den Kundenaktivitäten ist entscheidend für die Bekämpfung von Geldwäsche. Durch die Analyse der Kundenidentität, der Kontodaten, der Kundentransaktionen, des geografischen Standorts und des Vertriebskanals können Unternehmen sich spezialisieren, anstatt auf einen standardisierten Prozess zu setzen.

Vereinfachte Due Diligence (SDD)

SDD ist für Kunden mit geringem Risiko oder gelegentliche Transaktionen gedacht. Die Sorgfaltsprüfung, der Kunden unterzogen werden, ist deutlich weniger aufwendig als bei anderen Anbietern, aber dennoch obligatorisch. Ein gut konzipierter SDD-Compliance-Workflow kann einfache Risikomanagement-Prüfungen wie die Überprüfung mehrerer Auskunfteien, Sanktionsprüfungen, PEP-Prüfungen und grundlegende Dokumenten- oder Biometrieprüfungen umfassen. 

Standard-Due-Diligence (CDD)

Andererseits gelten CDD-Maßnahmen für potenzielle Kunden und Standardgeschäftsaktivitäten bzw. -situationen. Ein Großteil der Transaktionen fällt unter diese Art der Risikominderung. Ein typischer Workflow kombiniert hierbei die vollständige Identitätsprüfung, die Adressverifizierung, die AML-Prüfung und kontinuierliche Überwachungsregeln, die den Risikoanforderungen und -schwellen des Unternehmens entsprechen.

Erweiterte Sorgfaltspflichtprüfung (SDD)

Letztendlich ist die erweiterte Sorgfaltspflichtprüfung (EDD) ausschließlich Hochrisikoszenarien vorbehalten. Diese Art der Due Diligence kommt zum Einsatz bei politisch exponierten Personen (PEP), komplexen Eigentümerstrukturen und unterschiedlichen Rechtsordnungen. Sie umfasst die Sammlung zusätzlicher KYC-Dokumente, die Überprüfung der Herkunft von Geldern zur Verhinderung von Geldwäsche und die laufende Überwachung von Geschäftstransaktionen. Weitere Informationen zu den Details finden Sie hier: Navigieren in der Welt der Enhanced Due Diligence.

Wer muss die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden erfüllen?

Die britischen CDD-Maßnahmen gelten für eine breite Palette regulierter Unternehmen im Finanzsektor. Dazu gehören Banken, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Rechtsanwälte, Immobilienmakler, Kryptoanbieter und viele mehr.

Für alle diese Sektoren gilt die Einhaltung der Vorschriften. Arbeitsabläufe Um Geldwäscherisiken zu vermeiden, sind entsprechende Maßnahmen unerlässlich. Jede Branche hat unterschiedliche Kundentypen, Onboarding-Kanäle und Produkte. Daher unterliegt jeder Sektor spezifischen rechtlichen Verpflichtungen, die unterschiedliche, richtlinienbasierte Arbeitsabläufe erfordern, in denen SDD, CDD und EDD risikobasiert und proportional angewendet werden.

Wann ist die KYC-Due-Diligence-Checkliste in Großbritannien erforderlich?

Finanzinstitute und andere regulierte Unternehmen müssen sich bewerben Kunden-Due-Diligence (CDD)-Maßnahmen greifen bei bestimmten Auslösern. Um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Finanzkriminalität, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern, müssen Unternehmen in diesen Szenarien eine Checkliste verwenden:

• Bei der Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung: Überprüfen Sie die Identität und das Risikoprofil des Kunden, bevor Sie Dienstleistungen erbringen. Verwenden Sie dazu einen KYC-Workflow, der auf das jeweilige Segment und Risikoniveau abgestimmt ist.

• Für große oder ungewöhnliche einmalige Finanztransaktionen: Führen Sie CDD (oder EDD) aus, wenn eine Transaktion festgelegte Schwellenwerte überschreitet, auch wenn keine bestehende Beziehung besteht. Workflow-Regeln kennzeichnen diese Fälle automatisch.

• Wenn verdächtige Aktivitäten gegenüber potenziellen Kunden festgestellt werden: Wenden Sie EDD an und eskalieren Sie die Fälle gemäß den Fallmanagement-Workflows, sobald Anzeichen für Finanzkriminalität oder unerklärliches Verhalten vorliegen.

• Wenn vorhandene Kundendaten unzuverlässig oder veraltet sind: Überprüfen Sie die Identität erneut und aktualisieren Sie die CDD-Daten, wenn Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der vorherigen Informationen bestehen.

• Wenn sich die Eigentums- oder Geschäftsverhältnisse ändern: Eine erneute Risikobewertung und Aktualisierung der Nachweise ist erforderlich, wenn sich wesentliche Änderungen hinsichtlich der wirtschaftlich Berechtigten, der Aktivitäten oder des Risikoprofils ergeben.

Durch die Entwicklung von No-Code-Workflows für diese Beispielszenarien mit solchen Auslösern können Unternehmen ihr Finanzsystem schützen, die Bemühungen zur Bekämpfung von Geldwäsche unterstützen und die Abhängigkeit von manuellen Ad-hoc-Entscheidungen verringern.

Die fünf Hauptkomponenten einer Checkliste für die KYC Due Diligence in Großbritannien

Bevor Unternehmen einzelne Prüfungen auswählen, sollten sie ihre CDD-Prozessrichtlinien in klare Arbeitsabläufe abbilden, die sich an unterschiedliche Kundenrisikoprofile und Rechtsordnungen anpassen lassen. Die Integration dieser Abläufe als konfigurierbare, automatisierte Schritte gewährleistet, dass Prüfung, Genehmigungen und Audit-Trails den Compliance-Richtlinien entsprechen. Eine umfassende Sorgfaltsprüfung in Großbritannien umfasst üblicherweise fünf Kernkomponenten: 

1. Kundenidentifizierung und -verifizierung

Der erste Schritt im KYC Due Diligence-Prozess ist Überprüfung der Kundenidentität. Unternehmen und andere Finanzinstitute stützen sich auf offizielle Dokumente wie Reisepässe, Führerscheine, Kontoauszüge oder Rechnungen von Versorgungsunternehmen. Sie nutzen zunehmend auch biometrische Verfahren, um die Identität des Inhabers zu bestätigen. Die Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden legen fest, welche Dokumente akzeptiert werden, welche Verifizierungsmethoden angewendet werden und wann zusätzliche Prüfungen oder manuelle Kontrollen erforderlich sind.

Im Hinblick auf Arbeitsabläufe definieren Unternehmen separate Prozesse für einzelne Kunden und juristische Personen, indem sie diese Schritte in wiederverwendbare Onboarding-Vorlagen einbetten. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder potenzielle Neukunde unabhängig von Kanal oder Produkt zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen erhält.

2. Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers

Handelt es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen, eine Personengesellschaft oder handelt er im Auftrag einer anderen Person, dann ist die Identifizierung des Wirtschaftlich Berechtigter (UBO) ist obligatorisch. Laut gov.UK, Der wirtschaftlich Berechtigte (UBO) ist die natürliche Person, die letztendlich Eigentümer oder Kontrollinhaber des Unternehmens ist, selbst wenn sich die Eigentumsketten über mehrere Gerichtsbarkeiten oder Treuhandvereinbarungen erstrecken.

Eine gute Checkliste legt fest, welche Eigentumsinformationen erfasst werden müssen, welche Quellen herangezogen werden sollten und wann eine Struktur als besonders komplex oder risikoreich eingestuft wird. Darauf aufbauend können Workflows Fälle mit höherem Risiko kennzeichnen und diese einer erweiterten Due-Diligence-Prüfung unterziehen, um sie in spezialisierte Prüfwarteschlangen mit zusätzlichen Prüfungen und Genehmigungen zu leiten.

3. Verständnis des Zwecks und der beabsichtigten Art der Geschäftsbeziehung

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Kundenprüfung ist das Verständnis dafür, warum Kunden eine Geschäftsbeziehung eingehen oder eine Transaktion durchführen möchten. Unternehmen können diese Informationen gewinnen, indem sie nach der Herkunft der Mittel, dem erwarteten Transaktionsvolumen, den wichtigsten Vertragspartnern und der beabsichtigten Produktnutzung fragen.

Durch die Integration von bedingten Fragebögen in den Onboarding-Prozess und die Eingabe der Antworten in ein Risikobewertungssystem können Teams einen geeigneten Due-Diligence-Workflow und die passende Überwachungsintensität auswählen. Jeder Kontext kann den Ermittlern später auch helfen, Warnmeldungen zu prüfen und zu beurteilen, ob eine Transaktion tatsächlich verdächtig erscheint.

4. Einführung eines risikobasierten Ansatzes (RBA)

Die risikobasierte Analyse (RBA) unterstützt Unternehmen häufig bei der Entscheidung, welchen Umfang die Sorgfaltsprüfung für jeden Kunden und jede Transaktion haben sollte. Risikofaktoren können geografische Lage, Branche, Transaktionsvolumen und -häufigkeit, Vertriebskanal, Kundentyp und negative Medienberichterstattung in der Vergangenheit umfassen. Kunden mit höherem Risiko erfordern in der Regel eine erweiterte Sorgfaltsprüfung (EDD), während Kunden mit tatsächlich niedrigem Risiko unter Umständen für eine Standard-Sorgfaltsprüfung (SDD) in Frage kommen.

 Um dies in großem Umfang zu bewältigen, kodifizieren Unternehmen Risikokriterien in Richtlinien und nutzen Automatisierungsregeln, um Risikobewertungen in spezifische Workflow-Vorlagen zu übersetzen. Dadurch werden Programme verhältnismäßig und konsistent gestaltet, während Compliance-Teams gleichzeitig Schwellenwerte zentral anpassen können, wenn sich regulatorische Vorgaben oder die Risikobereitschaft ändern.

5. Laufende Überwachung und Aufzeichnung

Die Sorgfaltspflicht endet nicht mit dem Onboarding. Es ist entscheidend, Transaktionen und Verhaltensweisen während der gesamten Customer Journey zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Aktivitäten dem angegebenen Zweck und Risikoprofil entsprechen. Dies ist unerlässlich, um verdächtige Muster frühzeitig zu erkennen. Zudem werden detaillierte Aufzeichnungen über Prüfungen, Entscheidungen und verwendete Nachweise benötigt.

Daher muss eine Checkliste Regeln für die laufende Überwachung, regelmäßige Überprüfungen von Sanktions- und PEP-Listen sowie Auslöser für die Aktualisierung historischer Daten enthalten. Die Integration dieser Richtlinien in Arbeitsabläufe und das Fallmanagement gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation und hält gleichzeitig den manuellen Aufwand überschaubar.

Anpassung der Customer Journey an Risiko und Kundenerlebnis

Die Gestaltung eines Kundenprüfungsprozesses aus Compliance-Perspektive reicht nicht mehr aus. Unternehmen müssen Richtlinien, Automatisierung und Kundenerlebnis in einer einheitlichen Onboarding- und Monitoring-Strategie vereinen, die sowohl regulatorisch konform als auch benutzerfreundlich ist. Nutzer mit geringem Risiko können schnellere, unkomplizierte SDD-Workflows durchlaufen, während Profile mit höherem Risiko längere, detailliertere Prozesse durchlaufen.

Analysen zu Abschlussraten und Abbruchpunkten helfen Teams, diese Workflow-Abläufe kontinuierlich zu optimieren. Leichtgängige SDD-Flows, die kombinieren büroübergreifende Schecks, AML-Screening, Die Integration von Dokumenten- und biometrischer Verifizierung in ein einziges geführtes Verfahren kann die Reibungsverluste für Kunden und die Abbruchrate drastisch reduzieren, ohne die Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche zu schwächen.

Die Bedeutung von Investitionen in die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Die oben genannten Top-Tipps und Lösungen können Unternehmen bei der Umsetzung und Verbesserung ihrer Customer Due Diligence (CDD)-Maßnahmen unterstützen. Ein entscheidender Aspekt, der bei Compliance-Strategien jedoch oft vergessen wird, ist die Schulung der Mitarbeiter und die Einhaltung der Compliance-Vorgaben. Umfassende Schulungen zu AML und KYC befähigen Compliance-Teams, über die neuesten Gesetzesänderungen und Regulierungstechnologien auf dem Laufenden zu bleiben. Risikomanagement-Teams bilden die erste Verteidigungslinie, um verdächtige Aktivitäten zu identifizieren, gründliche Sorgfaltsprüfungen durchzuführen und eine hohe Compliance-Qualität sicherzustellen.

Häufige Herausforderungen bei der grundlegenden Kundenprüfung

Trotz größter Bemühungen fällt es vielen Organisationen schwer, ihre CDD-Richtlinien in die Praxis umzusetzen und so Geldwäsche zu verhindern. Häufige Probleme sind mangelhafte Datenerfassung, Schwierigkeiten bei der Anpassung an sich ändernde Risikoprofile, uneinheitliche Anwendung von SDD, CDD und EDD sowie fragmentierte Technologieinfrastrukturen, die es erschweren, ein verlässliches Bild des Kundenprofils zu erhalten.

Herausforderung 1: Erfassung und Überprüfung genauer Kundeninformationen

Die Beschaffung zuverlässiger Dokumente zur Verifizierung von Identität, Adresse und Geschäftstätigkeit ist unerlässlich. Unklare Anforderungen (z. B. Wohnadresse vs. Geschäftsadresse, private vs. geschäftliche Telefonnummer) und umständliche Erfassungsprozesse führen jedoch häufig zu unvollständigen Informationen und hohen Abbruchraten. Durch die Standardisierung der Dokumentanforderungen, klare Anweisungen für den Dateneingabeprozess und intuitive Erfassungsschnittstellen können Teams Nacharbeiten reduzieren, die Einarbeitung beschleunigen und die Datenqualität verbessern.

Herausforderung 2: Anpassung an veränderte Risikoprofile und regulatorische Anforderungen

Häufig verändern sich Kundenrisikoprofile, wenn sie neue Märkte erschließen, den Eigentümer wechseln oder in negativen Medienberichten erscheinen, während sich gleichzeitig auch Vorschriften und Hochrisikolisten ändern. Effektives, kontinuierliches Monitoring und richtlinienbasierte Arbeitsabläufe müssen daher neu berechnet werden. Risikobewertungen, eine Aktualisierung von CDD oder EDD auslösen, wenn Schwellenwerte überschritten werden, und neue Richtlinienänderungen ohne ständige manuelle Neukonfiguration über alle Reiseabläufe hinweg einführen.

Herausforderung 3: Balance zwischen grundlegender, vereinfachter und erweiterter Kundensorgfaltspflicht

Ohne ein gemeinsames Vorgehen wenden manche Teams die EDD (Expected Due Diligence) übermäßig an und verursachen unnötige Reibungsverluste, während andere die Kontrollen zu schwach anwenden und das Unternehmen regulatorischen oder finanziellen Risiken aussetzen. Die Kodifizierung von Schwellenwerten und Entscheidungsregeln in klaren Richtlinien und konfigurierbaren Workflow-Vorlagen gewährleistet die einheitliche Anwendung von SDD (Supplemental Due Diligence), CDD (Customer Due Diligence) und EDD und ermöglicht gleichzeitig zentrale Anpassungen, wenn sich die Ziele und die Risikobereitschaft der Risikobewertung ändern.

Herausforderung 4: Nutzung der sich entwickelnden Technologie und Gewährleistung der Integration

Viele Unternehmen setzen auf veraltete Systeme, Tabellenkalkulationen und unzusammenhängende Tools, die Datensilos erzeugen und Untersuchungen verlangsamen. Die Einführung von API-basierten, integrierten KYC-Lösungen, die Verifizierung, Screening, Fallmanagement und Analysen in einem einzigen Workflow vereinen, ermöglicht eine einheitliche Kundensicht und vereinfacht die Optimierung von Onboarding-Prozessen.

Verbessern Sie die Compliance mit einer umfassenden KYC-Due-Diligence-Checkliste 

Die Entwicklung eines soliden KYC- und CDD-Prozesses ist entscheidend, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen, Kosten zu sparen und Kunden- und Geschäftsbeziehungen vor Finanzkriminellen zu schützen. Durch die Überprüfung der Kundenidentitäten, die präzise Risikobewertung und die Umsetzung von Richtlinien in praktische Arbeitsabläufe können Unternehmen vereinfachte, standardmäßige und erweiterte Sorgfaltsprüfungen an jedes Kundensegment anpassen und nachweisen, dass die Maßnahmen in der Praxis konsequent angewendet werden.

Ein dynamischer, workflowbasierter Ansatz beugt Finanzkriminalität vor, unterstützt ein sicheres Onboarding und schafft positive Kundenerlebnisse, während gleichzeitig die Kosten für die Behebung von Verstößen gesenkt und eine skalierbare Compliance ermöglicht wird. Um Ihren KYC/AML-Prozess zu stärken, Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team bei ComplyCube auf. um automatisierte Arbeitsabläufe mit tiefgreifenden dokumentieren und biometrische Deckungsumfang und flexible Versicherungsbedingungen, die auf Ihre Risikobereitschaft zugeschnitten sind.