Élaborer une liste de contrôle de diligence raisonnable KYC solide au Royaume-Uni

Qu'est-ce que KYC et Customer Due Diligence (CDD) ?

Connaître votre client (KYC) Il s'agit du processus de confirmation de l'identité d'un client et de la pertinence de faire affaire avec lui. Selon le Règlement de 2017 sur le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et le transfert de fonds (renseignements sur le payeur), la vérification préalable de la clientèle (CDD) est obligatoire et nécessaire.

Cela exige des entreprises qu'elles identifient les bénéficiaires effectifs, comprennent la finalité de la relation et évaluent le risque de financement du terrorisme. Concrètement, les solutions de vérification de la clientèle consistent à contrôler des documents et des données fiables. En déterminant le niveau de risque qu'un client potentiel ou une transaction présente au regard de la conformité réglementaire, les équipes peuvent prévenir tout risque de blanchiment d'argent.

De plus en plus, cette gestion des risques s'effectue désormais via des flux de travail numériques configurables qui traduisent les politiques de conformité écrites en parcours clients cohérents. Le processus de vérification préalable débute dès l'inscription et se poursuit jusqu'à un suivi continu.

Les trois catégories de diligence raisonnable

Les mesures de vigilance à l'égard de la clientèle (CDD) sont généralement réparties en trois catégories afin de correspondre à différents niveaux de risque. Le Groupe d'action financière (GAFI) décrit une Approche fondée sur le risque (RBA) joue un rôle central en aidant les entreprises à concentrer leurs efforts sur les clients à risque plus élevé tout en maintenant des parcours à faible risque rapides et efficaces. 

Il est essentiel de concevoir et de sélectionner des flux de travail adaptés aux activités des clients pour lutter contre le blanchiment d'argent. En analysant l'identité du client, ses données bancaires, ses transactions, sa situation géographique et son canal de distribution, les entreprises peuvent se spécialiser au lieu d'appliquer une solution unique.

Due Diligence Simplifiée (SDD)

Le SDD (Service de vérification préalable) est destiné aux clients à faible risque ou aux transactions occasionnelles. Le contrôle de diligence auquel les clients sont soumis est beaucoup moins poussé que pour d'autres procédures, mais il est obligatoire. Un processus de conformité SDD bien conçu peut inclure des contrôles simplifiés de gestion des risques, tels que la vérification auprès de plusieurs organismes de réglementation, le contrôle des sanctions, le contrôle des personnes politiquement exposées (PPE) et des vérifications documentaires ou biométriques de base. 

Diligence raisonnable standard (CDD)

En revanche, les mesures de connaissance du client (KYC) s'appliquent aux clients potentiels et aux activités commerciales courantes. La grande majorité des transactions relèvent de ce type de gestion des risques. Dans ce cas, un processus standard combine la vérification complète de l'identité, la vérification de l'adresse, le contrôle anti-blanchiment d'argent (LCB) et des règles de surveillance continue adaptées aux besoins et au seuil de risque de l'organisation.

Diligence raisonnable renforcée (DRR)

Enfin, la diligence raisonnable renforcée (EDD) est réservée aux situations à haut risque. Ce type de vérification est mis en œuvre lorsqu'il s'agit de personnes politiquement exposées (PPE), de structures de propriété complexes et d'opérations dans différentes juridictions. Elle implique la collecte de documents KYC supplémentaires, la vérification de la provenance des fonds afin de prévenir le blanchiment d'argent et le suivi continu des transactions commerciales. Pour en savoir plus, consultez ce lien : Naviguer le monde de la diligence raisonnable renforcée.

Qui doit se conformer aux mesures de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle

Les mesures de vigilance à l'égard de la clientèle (CDD) au Royaume-Uni s'appliquent à un large éventail d'entreprises réglementées du secteur financier. Cela inclut les banques, les cabinets d'expertise comptable, les professionnels du droit, les agents immobiliers, les fournisseurs de cryptomonnaies et bien d'autres.

Pour tous ces secteurs, la conformité flux de travail Ces mesures sont essentielles pour prévenir les risques de blanchiment d'argent. Chaque secteur d'activité présente des types de clients, des canaux d'acquisition et des produits différents. Par conséquent, chaque secteur a des obligations légales spécifiques qui requièrent des processus de travail différents, fondés sur des politiques adaptées, appliquant les procédures de vigilance renforcée (SDD, CDD et EDD) de manière proportionnelle au risque.

Quand la liste de contrôle de diligence raisonnable KYC est-elle requise au Royaume-Uni ?

Les institutions financières et autres entreprises réglementées doivent déposer une demande. devoir de vigilance à l'égard de la clientèle Les mesures de connaissance du client (CDD) doivent être mises en œuvre à des moments clés. Afin de rester conformes et de prévenir la criminalité financière, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, les entreprises doivent utiliser une liste de contrôle dans les situations suivantes :

• Lors de l’établissement d’une nouvelle relation commerciale : Vérifiez l'identité et le profil de risque du client avant de lui fournir des services, en utilisant un processus KYC adapté à son segment et à son niveau de risque.

• Pour les transactions financières ponctuelles importantes ou inhabituelles : Exécutez CDD (ou EDD) lorsqu'une transaction dépasse les seuils définis, même s'il n'existe aucune relation, les règles de flux de travail signalant automatiquement ces cas.

• Lorsqu'une activité suspecte est détectée chez des clients potentiels : Appliquer les procédures de détection des fraudes et faire remonter les dossiers via les flux de travail de gestion des cas dès qu'il y a des signes de criminalité financière ou de comportement inexpliqué.

• Lorsque les données clients existantes sont peu fiables ou obsolètes : Revérifiez l'identité et actualisez le CDD en cas de doute sur l'exactitude ou l'exhaustivité des informations précédentes.

• En cas de changement de propriétaire ou de situation commerciale : Réévaluer les risques et mettre à jour les vérifications en cas de changements importants concernant la propriété effective, les activités ou le profil de risque.

En concevant des flux de travail sans code pour ces scénarios d'exemple avec de tels déclencheurs, les entreprises peuvent protéger leur système financier, soutenir les efforts de lutte contre le blanchiment d'argent et réduire leur dépendance aux décisions manuelles ponctuelles.

Les cinq éléments clés d'une liste de contrôle de diligence raisonnable KYC au Royaume-Uni

Avant de choisir les contrôles individuels, les organisations doivent formaliser leur politique de connaissance du client (KYC) en flux de travail clairs, adaptables aux différents profils de risque client et aux juridictions. L'intégration de ces flux sous forme d'étapes configurables et automatisées garantit la conformité des contrôles, des approbations et des pistes d'audit aux politiques de conformité. Au Royaume-Uni, une diligence raisonnable rigoureuse comprend généralement cinq composantes essentielles : 

1. Identification et vérification du client

La première étape du processus de diligence raisonnable KYC est vérification de l'identité des clients. Les entreprises et autres institutions financières s'appuient sur des documents officiels tels que les passeports, les permis de conduire, les relevés bancaires ou les factures de services publics. Elles utilisent également de plus en plus la biométrie pour confirmer l'identité du titulaire. Les obligations de vigilance à l'égard de la clientèle précisent les documents acceptables, les méthodes de vérification et les cas où des contrôles supplémentaires ou une vérification manuelle sont nécessaires.

En matière de processus, les entreprises définissent des parcours distincts pour chaque client et entité juridique en intégrant ces étapes dans des modèles d'accueil réutilisables. Ainsi, chaque nouveau client potentiel reçoit les informations pertinentes au moment opportun, quel que soit le canal ou le produit.

2. Identification des bénéficiaires effectifs

Si le client est une entreprise, une société de personnes ou agit au nom de quelqu'un d'autre, il faut alors identifier le Bénéficiaire effectif ultime (UBO) est obligatoire. Selon gov.UK, le bénéficiaire effectif (UBO) est la personne physique qui possède ou contrôle en dernier ressort l'entité, même lorsque les chaînes de propriété s'étendent sur plusieurs juridictions ou impliquent des arrangements de prête-nom.

Une liste de contrôle efficace permet de recenser les informations relatives à la propriété à collecter, les sources à consulter et les cas où une structure est considérée comme extrêmement complexe ou à haut risque. Grâce à ces éléments, les processus peuvent identifier les dossiers à haut risque nécessitant une vérification approfondie afin de les orienter vers des files d'attente d'examen spécialisées, assorties de contrôles et d'approbations supplémentaires.

3. Comprendre l'objectif et la nature prévue de la relation commerciale

Un autre aspect important de la vérification préalable de la clientèle consiste à comprendre les raisons qui poussent un client à nouer une relation d'affaires ou à réaliser une transaction. Les entreprises peuvent obtenir ces informations en s'informant sur la provenance des fonds, les volumes de transactions prévus, les principales contreparties et l'utilisation prévue du produit.

En intégrant des questionnaires conditionnels au processus d'accueil et en alimentant un système d'évaluation des risques avec les réponses, les équipes peuvent choisir un processus de vérification préalable et un niveau de surveillance adaptés. Tout contexte supplémentaire peut également aider les enquêteurs ultérieurement, lors de l'examen des alertes, à déterminer si une transaction est réellement suspecte.

4. Adopter une approche fondée sur les risques (RBA)

L'analyse des risques (RBA) aide souvent les entreprises à déterminer le niveau de vigilance à appliquer à chaque client et à chaque transaction. Les facteurs de risque peuvent inclure la zone géographique, le secteur d'activité, le volume et la fréquence des transactions, le canal de distribution, le type de client et les antécédents médiatiques négatifs. Les clients à haut risque nécessitent généralement une vigilance renforcée (EDD), tandis que les clients présentant un risque faible peuvent se contenter d'une vigilance standard (SDD).

 Pour gérer cela à grande échelle, les entreprises formalisent les critères de risque dans leurs politiques et utilisent des règles d'automatisation pour traduire les scores de risque en modèles de flux de travail spécifiques. Cela permet aux programmes d'être proportionnés et cohérents, tout en laissant aux équipes de conformité la possibilité d'ajuster les seuils de manière centralisée en fonction de l'évolution de la réglementation ou de la tolérance au risque.

5. Surveillance continue et tenue de registres

La diligence raisonnable ne s'arrête pas à l'intégration du client. Il est essentiel de surveiller les transactions et les comportements tout au long de son parcours afin de garantir la cohérence des activités avec l'objectif et le profil de risque définis. Ceci est indispensable pour détecter rapidement toute anomalie. Il est également nécessaire de conserver des enregistrements détaillés des vérifications, des décisions et des preuves utilisées.

Par conséquent, une liste de contrôle doit inclure des règles de surveillance continue, des calendriers de réexamen des listes de sanctions et de personnes politiquement exposées (PPE), ainsi que des déclencheurs pour la mise à jour des données historiques. L'intégration de ces règles de politique dans les flux de travail et la gestion des cas permet de disposer d'une piste d'audit claire et exploitable, tout en limitant les interventions manuelles.

Adaptation des parcours aux risques et à l'expérience client

Concevoir un processus de vérification de la clientèle uniquement sous l'angle de la conformité ne suffit plus. Les entreprises doivent intégrer politiques, automatisation et expérience client au sein d'une stratégie d'accueil et de suivi unique, à la fois conforme aux exigences réglementaires et conviviale. Les utilisateurs à faible risque doivent bénéficier de procédures de vérification simplifiées et rapides, tandis que les profils à risque plus élevé suivent un parcours plus long et détaillé.

L'analyse des taux d'achèvement et des points d'abandon aide les équipes à optimiser en continu ces parcours de travail. Des flux SDD simplifiés qui combinent chèques multi-bureaux, Dépistage AML, L’intégration de la vérification des documents et des données biométriques dans une expérience guidée unique peut réduire considérablement les frictions pour les clients et les abandons de panier sans affaiblir les défenses en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

L'importance d'investir dans la formation et la sensibilisation du personnel

Les conseils et solutions ci-dessus peuvent aider les entreprises à mettre en œuvre et à améliorer leurs mesures de vigilance à l'égard de la clientèle (CDD). Cependant, un aspect crucial, souvent oublié dans les stratégies de conformité, est la formation du personnel et la conformité. Une formation complète sur la LBC et la connaissance client permettra aux équipes de conformité de se tenir informées des dernières évolutions législatives et technologiques. En fin de compte, les équipes de gestion des risques constituent la première ligne de défense pour identifier les activités suspectes, effectuer des contrôles de vigilance approfondis et maintenir une conformité rigoureuse.

Difficultés courantes liées à la vérification préalable de la clientèle

Malgré tous leurs efforts, de nombreuses organisations peinent à traduire leur politique de connaissance du client (KYC) en mesures concrètes pour prévenir le blanchiment d'argent. Parmi les difficultés rencontrées figurent la mauvaise collecte des données, l'adaptation complexe à l'évolution des profils de risque, l'application inégale des procédures de vigilance renforcée (SDD, CDD et EDD) et la fragmentation des infrastructures technologiques qui compliquent l'obtention d'une vision fiable du profil client.

Défi 1 : Collecter et vérifier l'exactitude des informations sur les clients

Il est essentiel de recueillir des documents fiables pour vérifier l'identité, l'adresse et les activités professionnelles. Cependant, des exigences floues (adresse résidentielle ou commerciale, numéro de téléphone personnel ou professionnel, etc.) et des processus de saisie complexes entraînent souvent des informations incomplètes et un taux d'abandon élevé. En standardisant les exigences documentaires, en fournissant des instructions claires et en utilisant des interfaces de saisie intuitives, les équipes peuvent réduire les corrections, accélérer l'intégration et améliorer la qualité des données.

Défi 2 : S'adapter à l'évolution des profils de risque et des exigences réglementaires

Souvent, les profils de risque des clients évoluent lorsqu'ils pénètrent de nouveaux marchés, changent de propriétaire ou font l'objet d'articles négatifs dans les médias, tandis que la réglementation et les listes de personnes à haut risque évoluent simultanément. Un suivi continu et efficace ainsi que des processus basés sur des politiques permettent de recalculer ces profils. scores de risque, déclencher une mise à jour du CDD ou de l'EDD lorsque des seuils sont franchis, et déployer de nouveaux changements de politique sur tous les parcours sans reconfiguration manuelle constante.

Défi 3 : Équilibrer la diligence raisonnable de base, simplifiée et renforcée envers la clientèle

En l'absence de référentiel commun, certaines équipes appliquent des contrôles excessifs et créent des frictions inutiles, tandis que d'autres les appliquent insuffisantement et exposent l'entreprise à des risques réglementaires ou financiers. La codification des seuils et des règles de décision dans des directives claires et des modèles de flux de travail configurables garantit une application cohérente des contrôles de diligence raisonnable (SDD), de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle (CDD) et de diligence raisonnable (EDD), tout en permettant des ajustements centralisés en fonction de l'évolution des objectifs et de l'appétit pour le risque.

Défi 4 : Tirer parti de l’évolution technologique et garantir l’intégration

De nombreuses entreprises s'appuient sur des systèmes obsolètes, des tableurs et des outils disparates, créant ainsi des silos de données et ralentissant les enquêtes. L'adoption de solutions KYC intégrées, basées sur une approche API et combinant vérification, filtrage, gestion des cas et analyse au sein d'un moteur de flux de travail unique, offre une vision client unifiée et simplifie l'intégration des nouveaux clients.

Renforcez la conformité grâce à une liste de contrôle de diligence raisonnable KYC robuste 

L'élaboration d'un processus KYC et CDD robuste est essentielle pour se conformer aux exigences réglementaires, réaliser des économies et protéger les relations clients et commerciales contre la criminalité financière. En vérifiant l'identité des clients, en évaluant les risques avec précision et en traduisant les politiques en flux de travail concrets, les entreprises peuvent adapter les procédures de diligence raisonnable simplifiées, standard et renforcées à chaque segment de clientèle et démontrer que les mesures sont appliquées de manière cohérente dans la pratique.

Une approche dynamique et axée sur les flux de travail permet de prévenir la criminalité financière, de sécuriser l'intégration des clients et de créer des expériences client positives, tout en réduisant les coûts de correction et en assurant une conformité évolutive. Pour renforcer votre processus KYC/AML, Contactez notre équipe chez ComplyCube concevoir des flux de travail automatisés avec une approche approfondie document et biométrique Une couverture et des mécanismes de contrôle flexibles adaptés à votre appétit pour le risque.