Con l'attuale panorama aziendale altamente regolamentato, garantire la conformità normativa in materia di Know Your Customer (KYC) e due diligence è più importante che mai. Le aziende del Regno Unito, in particolare banche e istituti finanziari, richiedono sempre più processi KYC completi per tutelarsi da reati finanziari, frodi e danni alla reputazione. Questa guida fornisce una semplice checklist per la due diligence KYC nel Regno Unito. Risponderà alle domande più frequenti su KYC e due diligence nel Regno Unito e spiegherà i passaggi pratici per la conformità.
Cosa sono KYC e Customer Due Diligence (CDD)?
Conosci il tuo cliente (KYC) è il processo di verifica dell'identità di un cliente. Nel Regno Unito, la Due Diligence del Cliente (CDD) è obbligatoria per legge. Norme sul riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo e trasferimento di fondi (informazioni sul pagatore) 2017La CDD comporta la verifica dell'identità del cliente, l'identificazione dei titolari effettivi, la comprensione della natura e dello scopo di un rapporto o di una transazione commerciale e l'esecuzione di una valutazione del rischio nel contesto del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo.
La due diligence è fondamentale per KYC e Antiriciclaggio (AML)Ciò significa che le aziende devono:
- Controllare e confermare l'identità del cliente.
- Valutare il rischio che possano essere coinvolti in attività di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo.
- Capire perché vogliono utilizzare un servizio o piattaforma.
Le tre categorie di due diligence
La due diligence è classificata in tre categorie principali, progettate per aiutare i professionisti della conformità ad affrontare diversi livelli di rischio. Questa è chiamata Approccio basato sul rischio (RBA)e garantisce che le aziende possano allocare le proprie risorse in modo efficiente, concentrando maggiore attenzione sui clienti ad alto rischio e semplificando i processi per i casi a basso rischio.
La normativa suddivide la due diligence in tre diverse categorie, tra cui:
- Due Diligence Semplificata: Per clienti o transazioni a basso rischio. Il processo è meno complesso. Tuttavia, le aziende devono comunque verificare e confermare che lo stato di basso rischio sia valido.
- Due diligence standard: Si applica alla maggior parte dei clienti e alle situazioni aziendali standard. La maggior parte delle transazioni di routine rientra in questa categoria.
- Due diligence rafforzata: Questo vale per scenari ad alto rischio, come quando si ha a che fare con Persone politicamente esposte (PEP) o strutture proprietarie complesse. Ciò comporta la raccolta di più documenti KYC, la verifica della provenienza dei fondi e il monitoraggio frequente e dettagliato delle transazioni e delle relazioni commerciali.
Queste tre categorie principali aiuteranno le aziende a combattere in modo efficace il riciclaggio di denaro e altri reati finanziari, concentrandosi su risorse personalizzate in base al potenziale rischio per i clienti o per le transazioni.
Chi deve rispettare le misure di due diligence del cliente
La globalizzazione ha portato all'aumento dei reati finanziari e delle frodi, consentendo ai fondi illeciti di circolare rapidamente attraverso i confini internazionali e rendendo più difficile l'individuazione del riciclaggio di denaro. Di conseguenza, le normative del Regno Unito ora impongono a diverse aziende regolamentate, non solo ad altri istituti finanziari e banche, di implementare un processo di due diligence e di valutazione del rischio.
I settori e le aziende che devono conformarsi alle misure di due diligence previste dalla legge del Regno Unito possono includere:
- Banche e istituzioni finanziarie
- Commercialisti e revisori dei conti
- Agenti immobiliari e agenzie di locazione
- Casinò e operatori di gioco d'azzardo
- mercanti d'arte
- Attività di criptovalute
Quando è richiesta la due diligence?
Le istituzioni finanziarie e le altre imprese regolamentate devono implementare Due Diligence del cliente misure in diverse situazioni vitali per soddisfare la conformità normativa e prevenire il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo:
- Quando si instaura un nuovo rapporto commerciale: Gli istituti finanziari e le altre aziende regolamentate devono verificare l'identità dei clienti e accedere ai loro profili di rischio prima di instaurare rapporti commerciali continuativi o fornire servizi finanziari.
- Per transazioni di grandi dimensioni di un certo importo o superiore: L'esecuzione di controlli CDD è fondamentale nei casi in cui un cliente effettua una singola transazione finanziaria di importo elevato, anche se in precedenza non vi è stato alcun rapporto continuativo.
- In caso di sospetto riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo: Ogniqualvolta vi sia il sospetto di reati finanziari o di transazioni insolite da parte dei clienti, sono necessari processi di due diligence rafforzata (EDD) e di gestione del rischio.
- Quando le informazioni precedenti del cliente sono in dubbio: In caso di dubbi sull'accuratezza o l'adeguatezza dei dati identificativi dei precedenti clienti, le aziende devono aggiornare le misure CDD per verificare nuovamente le informazioni.
- Quando si verificano cambiamenti nella titolarità effettiva o nelle circostanze aziendali: Quando si verificano cambiamenti significativi nelle attività commerciali, nella struttura proprietaria o nel profilo di rischio di un cliente, è necessaria una nuova valutazione del rischio e una verifica dell'identità aggiornata.
Rispettando questi requisiti, gli istituti finanziari e le altre aziende regolamentate contribuiscono a proteggere il sistema finanziario, a sostenere gli sforzi antiriciclaggio e a ridurre il rischio di reati finanziari.
I cinque componenti chiave di una checklist di due diligence KYC nel Regno Unito
1. Identificazione e verifica del cliente
Il primo passo nel processo di Due Diligence KYC è verifica dell'identità dei clientiLe aziende devono raccogliere documenti ufficiali, come passaporto, patente di guida, estratti conto bancari o bollette. Questi documenti aiutano a verificare il nome, la data di nascita e l'indirizzo di residenza del cliente.
2. Identificazione del beneficiario effettivo
Se il cliente è un'azienda, una partnership o agisce per conto di qualcun altro, allora identificare il Titolare effettivo effettivo (UBO) È obbligatorio. Ciò implica l'identificazione di chi detiene o controlla l'entità. L'identificazione dei titolari effettivi favorisce l'individuazione dei clienti ad alto rischio e previene l'abuso di strutture proprietarie complesse, un passaggio fondamentale delle normative antiriciclaggio.
3. Comprensione dello scopo e della natura prevista del rapporto commerciale
Sapere perché un potenziale cliente desidera instaurare un rapporto commerciale o concludere una transazione con un'entità è essenziale. Valutare la natura del rapporto aiuta le aziende a comprendere fin da subito le attività del cliente e le relazioni che si aspettano. Queste informazioni supportano la valutazione e la mitigazione del rischio.
4. Adottare un approccio basato sul rischio (RBA)
Un approccio basato sul rischio aiuta le organizzazioni a comprendere il livello di due diligence necessario. Fattori come l'entità delle transazioni, la frequenza e il profilo di rischio del cliente influenzano questa decisione. Inoltre, i clienti che sono Persone Politicamente Esposte (PEP) o che provengono da un territorio ad alto rischio necessitano di due diligence. Due Diligence rafforzata (EDD)L'applicazione di un RBA consente agli istituti finanziari di concentrare il monitoraggio continuo e le soluzioni di due diligence della clientela sulle aree a rischio più elevato.
5. Monitoraggio continuo e tenuta dei registri
La due diligence KYC del cliente non è un compito una tantum. Il monitoraggio continuo delle transazioni dei clienti è fondamentale per individuare transazioni sospette e supportare le attività antiriciclaggio. Le aziende devono aggiornare regolarmente le informazioni sui clienti e rivedere i file dei conti. Inoltre, il monitoraggio continuo garantisce la conformità ai requisiti legislativi in continua evoluzione e contribuisce a prevenire proattivamente i reati finanziari. La chiarezza delle piste di controllo e dei documenti supporta ulteriormente il processo di due diligence del cliente e l'allineamento con le normative. Agenzia nazionale per la criminalità (NCA) obblighi di legge.
Sfide comuni nella progettazione di una checklist di due diligence KYC nel Regno Unito
Sviluppare una solida Due Diligence del Cliente (CDD) è fondamentale per la conformità, la gestione del rischio e la prevenzione del riciclaggio di denaro e dei reati finanziari. Tuttavia, possono presentarsi numerose difficoltà, che possono portare a transazioni ad alto rischio e attività sospette da parte dei clienti, che potrebbero aggirare le rigide misure di CDD.
Sfida 1: Raccolta e verifica di informazioni accurate sui clienti
La raccolta di documenti ufficiali per verificare l'identità, l'indirizzo di residenza e le attività commerciali di un cliente è un passaggio fondamentale nel processo di due diligence. Tuttavia, la presenza di informazioni incomplete o incoerenti può compromettere l'efficacia dei controlli di due diligence sui clienti e aumentare il rischio di incorrere involontariamente in criminali finanziari o clienti ad alto rischio.
Soluzione: linee guida chiare per i documenti e automazione
L'implementazione di linee guida chiare per i documenti e un'interfaccia utente intuitiva consentono ai clienti di caricare i propri documenti KYC in modo efficiente. Inoltre, l'utilizzo di una checklist di due diligence standardizzata e automatizzata contribuisce a semplificare l'onboarding dei clienti. L'automazione consente alle aziende di ottenere risparmi sui costi, riducendo il lavoro manuale e garantendo al contempo un onboarding rapido e accurato dei clienti.
Sfida 2: Adattarsi ai profili di rischio e ai requisiti normativi in continua evoluzione
Nuove attività commerciali e cambiamenti nella titolarità effettiva possono modificare il profilo di rischio di un cliente nel tempo. Per questo motivo, si consiglia sempre alle aziende di rafforzare i propri sforzi di monitoraggio continuo nelle soluzioni di due diligence della clientela.
Soluzione: monitoraggio continuo e utilizzo del software di conformità
Monitoraggio continuo efficace Un monitoraggio continuo ed efficace è ormai un requisito normativo fondamentale e un elemento cruciale della gestione del rischio. Aiuta le aziende a identificare tempestivamente i cambiamenti nelle attività, nel profilo di rischio o nelle transazioni finanziarie di un cliente che potrebbero indicare rischi di riciclaggio di denaro. I moderni software di compliance possono aiutare le aziende a rimanere al passo con le variazioni in tempo reale dei profili di rischio e delle attività dei clienti, rafforzando ulteriormente la gestione del rischio e prevenendo i rischi. rischi di riciclaggio di denaro.
Sfida 3: Bilanciare la due diligence di base, semplificata e avanzata del cliente
Determinare quando applicare la due diligence di base, la due diligence semplificata o la due diligence rafforzata (EDD) richiede una chiara comprensione delle attività del cliente e del suo livello di rischio. I clienti ad alto rischio o quelli coinvolti in transazioni occasionali al di sopra delle soglie richiedono misure di due diligence complete, che includano l'indagine sulle loro transazioni finanziarie e sui loro rapporti commerciali.
Soluzione: sviluppare linee guida interne per bilanciare accuratezza ed efficienza
Trovare il giusto equilibrio tra accuratezza ed efficienza è fondamentale per evitare inutili ritardi o oneri finanziari nel processo di CDD. Le organizzazioni devono sviluppare chiare linee guida interne per l'applicazione di procedure di due diligence di base, semplificate e avanzate, in base al profilo di rischio e alle attività di ciascun cliente.
Sfida 4: sfruttare la tecnologia in evoluzione e garantire l'integrazione
L'implementazione e l'integrazione di soluzioni di due diligence del cliente che automatizzano la raccolta, la verifica e il monitoraggio continuo dei dati può generare un ROI e migliorare l'accuratezza. Le organizzazioni devono garantire che lo stack tecnologico utilizzato supporti tutti gli aspetti del processo di CDD, inclusi la tenuta dei registri e la valutazione del rischio.
Soluzione: misure CDD scalabili
Adotta soluzioni di due diligence scalabili che si integrano perfettamente con i sistemi di conformità e gestione del rischio esistenti. La tecnologia integrata aumenta l'efficienza, migliora le relazioni con i clienti e garantisce una solida gestione del rischio in tutto il settore finanziario.
L'importanza di investire nella formazione e nella consapevolezza del personale
I principali suggerimenti e soluzioni sopra riportati possono aiutare le aziende a implementare e migliorare le proprie misure di Due Diligence del Cliente (CDD). Tuttavia, un aspetto cruciale che viene spesso trascurato nelle strategie di conformità è la formazione del personale e la conformità stessa. Una formazione completa su AML e KYC consentirà ai team di conformità di rimanere aggiornati sugli ultimi aggiornamenti legislativi e sulle tecnologie di regolamentazione. In definitiva, i team di gestione del rischio rappresentano la prima linea di difesa nell'identificazione di attività sospette, nell'esecuzione di controlli di due diligence approfonditi e nel mantenimento di una solida conformità.
Soppesare tra conformità ed esperienza del cliente
Trascurare la soddisfazione del cliente nel tentativo di conformarsi alle normative può essere complicato. la maggior parte dei clienti citano l'esperienza del cliente come il fattore più importante che prendono in considerazione quando scelgono un'azienda.
73% di clienti ora affermano che la CX è l'aspetto più importante che prendono in considerazione quando decidono se acquistare da un'azienda.
In effetti, le aziende devono garantire che le strategie di conformità siano strutturate in modo da rendere i flussi di lavoro KYC e AML il più possibile semplici e intuitivi. Le organizzazioni devono progettare un percorso di onboarding fluido e trasparente per trovare il giusto equilibrio senza compromettere i controlli KYC. Ad esempio, l'utilizzo di call-to-action chiare, l'inclusione di linee guida per la documentazione e l'elenco delle linee guida sulla privacy durante l'onboarding possono far sentire i clienti più supportati. Questo si traduce in un rapporto più solido e in una soddisfazione del cliente a lungo termine.
Rafforzare la conformità con una solida checklist di due diligence KYC
La creazione di un solido processo KYC e CDD è fondamentale per allinearsi ai rigorosi requisiti di conformità e salvaguardare i rapporti con i clienti e le aziende. Verificando l'identità del potenziale cliente e valutando attentamente il profilo di rischio, le aziende possono personalizzare la due diligence semplificata, standard e avanzata per affrontare i casi ad alto rischio. Questo approccio dinamico basato sul rischio garantisce una maggiore supervisione dove più necessaria e impedisce di alienare i clienti considerati a basso rischio per transazioni occasionali. In definitiva, processi CDD efficaci prevengono i reati finanziari, preservando al contempo relazioni positive con i clienti. Rafforza la tua KYC/AML processo di parlando con un membro del nostro team.
