Come creare un processo di onboarding clienti KYC per le banche

L'inserimento dei clienti è una priorità in materia di conformità.

Nel 2026, la sfida per le banche in materia di onboarding dei clienti e di verifica dell'identità (KYC) consisterà nel completare rapidamente il processo per soddisfare le crescenti aspettative. Ciò dovrà avvenire senza indebolire i controlli antiriciclaggio (AML).

Le ricerche di settore suggeriscono che una domanda di onboarding su cinque viene abbandonata principalmente a causa di intoppi legati alle procedure di Know Your Customer (KYC) e AML (Antiriciclaggio). Inoltre, nel 2023 la revisione KYC ha richiesto in media 95 giorni, rispetto agli 84 giorni del 2022. Questi ritardi sono spesso associati alla raccolta ripetuta di dati, all'inserimento manuale delle informazioni e a sistemi non integrati.

Tuttavia, i team di conformità desiderano identificare le applicazioni che necessitano di un esame e di una revisione più approfonditi. D'altro canto, i responsabili di prodotto e operativi vogliono creare un percorso di onboarding digitale fluido e veloce. In questo modo, i clienti reali possono completare la procedura senza difficoltà e si possono attivare protocolli più rigorosi in presenza di segnali di rischio criminale.

Che cos'è la procedura KYC (Know Your Customer) per l'onboarding dei clienti nelle banche?

Il processo di onboarding dei clienti (KYC) per le banche è la procedura attraverso la quale una banca raccoglie i dati del cliente, ne verifica l'identità e valuta se l'instaurazione di un rapporto commerciale comporti un elevato rischio di reati finanziari. Questo processo include la valutazione del rischio e la Due Diligence del Cliente (CDD) e, in ultima analisi, porta alla decisione di apertura del conto. Tuttavia, quando i rischi sono elevati, la Due Diligence Rafforzata (EDD) può essere il passo successivo.

Questi protocolli sono importanti per la conformità alle normative di vari organismi di regolamentazione, in quanto contribuiscono a prevenire frodi, furti di identità, riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo. Permettono inoltre alle banche di determinare a chi si rivolgono e perché il cliente necessita di un determinato prodotto.

Stabilire l'identità del cliente

La prima fase del processo KYC (Know Your Customer) per le banche consiste nello stabilire un profilo di identità affidabile utilizzando informazioni e prove proporzionate al prodotto, al canale e al cliente. Ogni metodo di verifica fornisce un diverso tipo di garanzia, pertanto le banche dovrebbero valutare l'insieme delle prove piuttosto che affidarsi a un singolo risultato.

Raccolta dati dei clienti

Inizialmente, la maggior parte delle banche raccoglie il nome legale del cliente, la data di nascita, l'indirizzo di residenza, i recapiti e il numero di identificazione. Negli Stati Uniti, i programmi di identificazione del cliente (Customer Identification Programs, CIP) potrebbero richiedere informazioni di identità specifiche prima di poter aprire un conto. Puoi trovare maggiori informazioni qui: In che modo i requisiti CIP influiscono sulle banche statunitensi?

I dati raccolti devono essere sufficienti a definire l'identità del cliente e a supportare l'intero processo di conformità. Inoltre, la raccolta di dati non necessari può, a sua volta, creare ulteriori ostacoli senza migliorare la qualità della valutazione del rischio. Anche i dati di onboarding corretti sono importanti dopo l'apertura del conto. Dati incompleti del cliente possono generare falsi allarmi, richieste ripetute e costosi interventi correttivi durante tutto il ciclo di vita del cliente.

Verifica dell'identità

La verifica dell'identità (IDV) determina se i dati di identità forniti si riferiscono a una persona reale e se il richiedente ha effettivamente il controllo di tale identità. In genere, un cliente digitale può essere identificato in database autorevoli utilizzando un documento di identità ufficiale, la verifica dei documenti o una combinazione di questi metodi. Altri documenti accettati possono essere il passaporto, la carta d'identità nazionale o la patente di guida.

Il metodo più appropriato per la verifica dei dati dipende anche dal prodotto, dalla regione, dalla tipologia di cliente e dal livello di garanzia richiesto. Le banche non dovrebbero dare per scontato che un singolo metodo di verifica dei dati sia ugualmente efficace in tutti i quadri normativi e per ogni richiedente.

Verifica del documento

Ai fini della verifica dei documenti, le piattaforme di onboarding KYC devono valutare le caratteristiche di sicurezza, le date di scadenza, la coerenza dei dati e i segni di manomissione fisica o digitale. È inoltre importante notare che un'immagine leggibile di un documento non dimostra che il documento sia autentico o che appartenga alla persona che lo presenta. 

Combinando controlli con il confronto facciale, il rilevamento della vitalità o l'autenticazione biometrica, le banche possono garantire una conformità KYC completa. Inoltre, Comunicazione in prossimità (NFC) I dati del chip possono rafforzare la verifica dei dati. Aiutano a confrontare le informazioni memorizzate nel documento con i dati identificativi visibili. Puoi saperne di più qui: Che cos'è la verifica dell'ID NFC in KYC e AML?

Verifica biometrica

Analogamente, la verifica biometrica collega la persona che compila la domanda al documento d'identità o a un registro di identità attendibile. Il confronto facciale consente ai team di determinare se il richiedente l'apertura di un conto bancario somiglia al ritratto presente sul documento. 

D'altra parte, la vivacità e Rilevamento degli attacchi di presentazione (PAD) Aiutano a distinguere una persona reale da una fotografia, una riproduzione, una maschera o un'immagine inserita digitalmente. Il livello di autenticazione biometrica deve essere adeguato all'utente. Una forte corrispondenza con l'identità elettronica può essere sufficiente per un singolo viaggio, mentre un'applicazione a rischio più elevato potrebbe richiedere sia prove documentali che biometriche.

Collegamento tra identità e prevenzione delle frodi

Il passo successivo per la banca è verificare che la persona che presenta la domanda sia effettivamente il titolare dell'identità. È inoltre necessario controllare se l'ambiente di richiesta presenta segni di manipolazione. Ad esempio, chi commette frode d'identità potrebbe utilizzare informazioni rubate, un documento d'identità autentico o un profilo sintetico creato a partire da diverse fonti. La prevenzione delle frodi dovrebbe valutare sia le modalità di presentazione della domanda sia le informazioni in essa contenute.

Un altro modo per prevenire le frodi con i nuovi clienti è l'analisi dei dispositivi. Questa soluzione può esaminare la posizione IP, l'integrità del dispositivo e l'utilizzo di emulatori. Inoltre, può individuare se malintenzionati utilizzano telecamere virtuali, la frequenza di invio delle richieste e i collegamenti con applicazioni precedenti. Questi segnali di rischio relativi ai dispositivi consentono ai team di determinare se si sta verificando un comportamento sospetto. Sfortunatamente, queste informazioni non sono normalmente visibili nei dati dei clienti o nei documenti di identità.

Tuttavia, non tutti i tentativi di verifica falliti sono collegati a frodi. Talvolta, a causa di scarsa illuminazione, una pagina danneggiata o una connessione internet instabile, un cliente legittimo potrebbe avere difficoltà a completare la verifica.

Di conseguenza, il processo di onboarding dovrebbe essere in grado di distinguere tra un problema tecnico e una vera e propria frode d'identità. I clienti reali devono ricevere un percorso di recupero chiaro, mentre gli indicatori di frode sostanziale dovrebbero attivare flussi di lavoro di verifica più rigorosi o una revisione manuale, anziché consentire il passaggio diretto.

Applicazione della dovuta diligenza nei confronti del cliente

Un altro aspetto importante del processo KYC (Know Your Customer) per le banche è garantire che, una volta verificata l'identità, gli istituti finanziari siano responsabili dei rischi di criminalità finanziaria che possono derivare dal cliente e dal rapporto commerciale proposto.

È qui che entra in gioco la CDD (Compliance Due Diligence). Questa verifica di conformità analizza i motivi per cui i clienti commerciali potrebbero desiderare l'account, come verrà utilizzato il prodotto o il servizio e se il rapporto con il cliente aumenta il rischio di riciclaggio di denaro, violazione delle sanzioni, corruzione o finanziamento del terrorismo.

Creazione della valutazione del rischio del cliente digitale

Il processo inizia con un'accurata valutazione del rischio del cliente. Questa procedura esamina le informazioni relative al cliente, come professione, residenza, nazionalità e altro ancora. Grazie a questa verifica, le banche sono in grado di valutare se il richiedente è collegato a una giurisdizione ad alto rischio, svolge attività commerciali insolite o presenta un profilo di rischio interno preesistente.

Il Gruppo d'azione finanziaria internazionale (GAFI) pone l'approccio basato sul rischio al centro dei controlli antiriciclaggio. Di conseguenza, gli istituti finanziari devono comprendere i propri rischi e implementare adeguate misure di conformità normativa per garantire la sicurezza e prevenire le frodi. Ciò consente alle banche di conciliare la conformità alle normative KYC (Know Your Customer) con l'esperienza del cliente.  

Controllo delle sanzioni e delle persone politicamente esposte

Successivamente, le banche devono sottoporre i potenziali clienti al processo di onboarding KYC (Know Your Customer) confrontandoli con le liste di sanzioni e identificare le persone politicamente esposte. I quadri normativi e le politiche di gestione del rischio lo richiedono. Allo stesso modo, le notizie negative diffuse dai media possono fornire un contesto più ampio su presunti casi di corruzione, frode, criminalità organizzata e altre attività rilevanti ai fini della conformità ai requisiti KYC.

Due Diligence rafforzata

Infine, la DQA (Enterprise Due Diligence) è necessaria quando un cliente, un prodotto, una struttura proprietaria o una giurisdizione creano rischi elevati. Ulteriori verifiche includono la determinazione della provenienza del patrimonio di una persona, la verifica che i fondi provengano da una fonte legittima e la richiesta di ulteriori prove di proprietà o l'ottenimento dell'approvazione dei superiori.

Questa maggiore diligenza da parte delle banche dovrebbe affrontare eventuali problematiche emerse a seguito dell'escalation dei casi. Richiedere la stessa serie di documenti a ogni cliente ad alto rischio può aumentare il carico di lavoro dei team di conformità, senza necessariamente risolvere il rischio di fondo.

Onboarding dei clienti per le aziende

Il processo di acquisizione di nuovi clienti sta diventando sempre più complesso, soprattutto quando il cliente è un'azienda anziché un individuo. Le banche e gli altri istituti finanziari devono stabilire la propria identità ed effettuare verifiche sull'entità e sull'identità delle persone che li possiedono o li controllano.

La verifica aziendale prevede il controllo delle informazioni relative alla costituzione, allo stato commerciale, agli indirizzi registrati, agli amministratori e alle attività commerciali dichiarate dall'organizzazione. Di conseguenza, le banche devono anche accertare se i proprietari e i beneficiari effettivi siano soggetti agli obblighi di conformità applicabili a tale specifico rapporto. 

Strutture e dinamiche proprietarie complesse dovrebbero influenzare il corso della valutazione del rischio. Tuttavia, ciò non dovrebbe rendere un cliente inaccettabile. L'obiettivo è capire chi controlla l'entità e se la struttura presenta rischi che richiedono un processo KYC più approfondito. 

Le organizzazioni con attività transfrontaliere, struttura proprietaria complessa o attività ad alto rischio richiedono una due diligence rafforzata (EDD), l'approvazione dei vertici aziendali o un monitoraggio continuo più frequente che segnali immediatamente eventuali anomalie.

L'onboarding statico dei clienti non offre prestazioni soddisfacenti.

Ad oggi, molti processi KYC (Know Your Customer) per l'acquisizione di nuovi clienti nelle banche sono statici. I richiedenti vengono sottoposti, in linea di massima, alla stessa sequenza di controlli, anche se presentano diversi livelli di rischio. Sebbene ciò sia coerente e in linea con le migliori pratiche di onboarding dei clienti dell'istituto, crea due problemi. 

I clienti reali riscontrano notevoli difficoltà anche quando sono già disponibili solide prove di identità. D'altro canto, i richiedenti complessi o ad alto rischio potrebbero comunque non essere sottoposti a un controllo sufficiente. Presumere che le difficoltà garantiscano la conformità è un'idea errata. 

Applicare ogni possibile verifica a ogni persona potrebbe compromettere la soddisfazione complessiva del cliente senza migliorare la comprensione da parte della banca dei propri rischi e della propria propensione al rischio. Un approccio basato sul rischio, invece, consentirà alle banche di personalizzare il processo di onboarding in base alla sicurezza dell'identità, all'esposizione al prodotto, alle caratteristiche individuali del cliente e alla propensione al rischio dell'istituto.

Come funziona l'onboarding digitale adattivo

L'onboarding digitale adattivo risolve il problema delle scarse prestazioni del processo KYC (Know Your Customer) per l'acquisizione di clienti nelle banche. Utilizza le informazioni raccolte durante la procedura di richiesta di apertura conto bancario per determinare il passaggio successivo. Pertanto, invece di seguire un'unica sequenza fissa, il percorso si adatta alle prove di identità disponibili, agli indicatori di frode e al rischio di riciclaggio di denaro.

Un richiedente con documenti in regola probabilmente seguirà una procedura semplice e senza intoppi. Tuttavia, chi non fornisce prove di identità sufficienti potrebbe dover affrontare una verifica più approfondita. Qualsiasi informazione contraddittoria o rischio elevato può innescare una revisione manuale da parte di un responsabile della conformità o dell'EDD (Employment Development Department).

Elevata affidabilità e basso rischio

Un cliente affidabile e a basso rischio è il tipo di cliente più facile da gestire per le banche. Immaginiamo un nuovo cliente che richiede l'apertura di un conto corrente standard. Se la sua identità corrisponde a fonti attendibili, non ci sono segnali di rischio relativi al dispositivo e i controlli di conformità superano le regole KYC senza generare avvisi rilevanti, il cliente può procedere senza problemi. Può aprire un conto senza difficoltà. Richiedere ulteriore documentazione o controlli biometrici crea complessità senza fornire alcuna informazione utile a rafforzare la decisione di conformità.

Rischio basso ma prove insufficienti

La successiva tipologia di cliente si presenta a basso rischio, ma non ci sono prove sufficienti a supporto di tale affermazione. Ad esempio, un richiedente potrebbe essersi trasferito di recente, avere una storia creditizia limitata o vivere in un mercato con una copertura limitata dei database.

Sebbene la verifica iniziale dei dati non sia conclusiva, l'applicazione non mostra indicatori di frode evidenti. Il flusso di lavoro di verifica può richiedere un documento d'identità e la verifica biometrica. Se queste prove aggiuntive risolvono eventuali dubbi, il cliente può tornare all'approvazione automatica senza dover avviare una procedura manuale.

Rischio conflittuale o elevato

Infine, se un richiedente fornisce informazioni in diretto contrasto con il documento o utilizza un dispositivo associato a richieste ripetute, la banca dovrebbe valutare la possibilità di sospendere l'apertura del conto. È necessario richiedere ulteriori prove che affrontino la specifica problematica o il rischio sollevato nella richiesta. 

Queste prove potrebbero derivare da controlli più approfonditi, autenticazione biometrica, documentazione sulla provenienza dei fondi, verifica dell'entità o revisione da parte di team di conformità qualificati. Lo scopo dell'onboarding adattivo è quello di implementare controlli che riducano il rischio.

Esperienza del cliente e percorsi di recupero efficaci

È di fondamentale importanza fornire ai clienti reali una procedura chiara per risolvere il problema qualora un controllo non andasse a buon fine. Tra le situazioni in cui un controllo potrebbe fallire vi sono la scarsa illuminazione, la documentazione danneggiata o i dispositivi non supportati, ognuno dei quali può interrompere il processo di onboarding digitale.

Tuttavia, è proprio in questi casi che un'e-mail o un messaggio di rifiuto generico trasformano un problema tecnico in un cliente perso. I flussi di lavoro di verifica più efficaci consentono agli utenti di spiegare l'accaduto, di riprovare e di offrire un metodo di verifica diverso, qualora le normative lo consentano.

Ciò favorisce notevolmente l'acquisizione e l'esperienza della clientela, senza indebolire i requisiti di conformità KYC. Le banche sono ora in grado di distinguere meglio tra rischio reale e inefficienze operative, riducendo così le revisioni manuali non necessarie per i team di conformità.

Software di onboarding e inefficienze operative

Un software KYC efficace per l'onboarding bancario deve fare di più che effettuare controlli individuali. Dovrebbe integrare la verifica dell'identità (IDV), la prevenzione delle frodi, la due diligence del cliente (CDD) e l'apertura del conto in un unico processo. Gli istituti finanziari devono essere in grado di configurare i flussi di lavoro in base al prodotto, al cliente, al paese, alla propensione al rischio e ai segnali di rischio. Un software di onboarding efficace dovrebbe supportare:

• Controlli elettronici dell'identità
• Verifica dei documenti e dei dati biometrici
• Sanzioni, PEP e screening dei media negativi
• Verifica dell'attività commerciale e dell'entità
• Controlli automatici di progressione
• Percorso di revisione manuale
• Registri delle decisioni e tracce di controllo
• Monitoraggio continuo
• API, SDK e webhook

La creazione di un processo di onboarding automatizzato è ciò che rende l'integrazione particolarmente importante. L'inserimento manuale dei dati crea numerose inefficienze operative e registri dei clienti incoerenti. Inoltre, l'automazione KYC può aiutare a prevenire $3,3 miliardi nelle perdite annuali dovute alle domande abbandonate.

L'apertura del conto segna l'inizio del ciclo di vita KYC.

Una volta che un cliente ottiene l'accesso a un account, il processo di onboarding KYC non si conclude. Quanto emerso durante l'onboarding deve costituire la base per la gestione del rapporto con il cliente nel tempo.

Il monitoraggio continuo aiuta gli istituti finanziari a identificare i cambiamenti nelle transazioni finanziarie, nell'esposizione alle sanzioni, nelle notizie negative diffuse dai media e nelle strutture proprietarie. Ad esempio, un nuovo amministratore o un nuovo titolare effettivo possono modificare il rischio associato al rapporto commerciale.

Il KYC perpetuo utilizza informazioni basate sugli eventi per supportare il monitoraggio del rischio quasi in tempo reale, anziché basarsi su date di revisione fisse. Che si tratti di una nuova segnalazione di sanzioni o di un modello di transazioni finanziarie insolite, può innescare una rivalutazione del cliente, ulteriori verifiche o un monitoraggio rafforzato. Questo sistema consente alle banche di gestire le relazioni con i clienti sulla base delle informazioni più aggiornate, anziché dipendere indefinitamente dalle decisioni prese al momento dell'apertura del conto.

Misurazione del processo di onboarding digitale dei clienti

La velocità è importante, ma non dovrebbe essere l'unico parametro da considerare durante la procedura KYC (Know Your Customer) per i clienti delle banche. I team dovrebbero valutare contemporaneamente l'esperienza del cliente, le prestazioni operative, la prevenzione delle frodi e la conformità normativa.

Metriche che le banche dovrebbero monitorare

Per una solida procedura di onboarding dei clienti (KYC) per le banche, è fondamentale considerare i seguenti aspetti: completamento della domanda, abbandono della domanda e elaborazione automatizzata. Inoltre, i team devono valutare i tassi di verifica a più fasi e i volumi di revisione manuale. Le banche dovrebbero anche monitorare i falsi positivi, le frodi confermate dopo l'apertura del conto e il tempo medio di decisione per cliente o segmento di rischio.

Un altro dato importante è il tasso di recupero dopo un fallimento iniziale della verifica. Questo è prezioso perché mostra se i clienti reali rimangono fedeli anche dopo eventuali problemi tecnici o di documentazione. Un processo di onboarding KYC rapido per le banche, che ammette le frodi, non è efficace. Nemmeno un processo sicuro che rifiuta inutilmente i clienti lo è. È necessario trovare un equilibrio. L'obiettivo è migliorare contemporaneamente la qualità delle decisioni e la soddisfazione del cliente.

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