Wie Banken ein KYC-System für das Kunden-Onboarding entwickeln

Kunden-Onboarding hat höchste Priorität hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften.

Die Herausforderung für Banken im Bereich KYC (Know Your Customer) bei der Kundenaufnahme im Jahr 2026 besteht darin, den Prozess zügig abzuschließen, um den steigenden Erwartungen gerecht zu werden. Dies darf jedoch nicht zu einer Abschwächung der Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML) führen.

Branchenstudien zeigen, dass jede fünfte Onboarding-Bewerbung hauptsächlich aufgrund von Hürden bei der Kundenidentifizierung (KYC) und der Bekämpfung von Geldwäsche abgebrochen wird. Zudem dauerte die durchschnittliche KYC-Prüfung im Jahr 2023 95 Tage, gegenüber 84 Tagen im Jahr 2022. Solche Verzögerungen sind häufig auf wiederholte Datenerfassung, manuelle Dateneingabe und inkompatible Systeme zurückzuführen.

Die Compliance-Teams möchten jedoch die Anwendungen identifizieren, die einer eingehenderen Prüfung bedürfen. Gleichzeitig streben Produkt- und Betriebsleiter einen reibungslosen und schnellen digitalen Onboarding-Prozess an. So können Endkunden den Prozess problemlos durchlaufen, und bei Anzeichen für ein erhöhtes Kriminalitätsrisiko können strengere Protokolle ausgelöst werden.

Was ist Customer Onboarding KYC für Banken?

Die Kundenregistrierung im Bankensektor (KYC) umfasst die Erfassung von Kundendaten, die Identitätsprüfung und die Beurteilung des Risikos von Finanzkriminalität im Zusammenhang mit der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung. Dieser Prozess beinhaltet eine Risikobewertung und die Sorgfaltspflichtprüfung (Customer Due Diligence, CDD) und führt letztendlich zur Kontoeröffnung. Bei hohem Risiko kann eine erweiterte Sorgfaltspflichtprüfung (Enhanced Due Diligence, EDD) erforderlich sein.

Diese Protokolle sind wichtig für die Einhaltung der Vorschriften verschiedener Aufsichtsbehörden, da sie dazu beitragen, Betrug, Identitätsdiebstahl, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Sie ermöglichen es Banken außerdem, ihre Kunden zu identifizieren und zu verstehen, warum diese ein bestimmtes Produkt benötigen.

Feststellung der Kundenidentität

Der erste Schritt im KYC-Prozess (Know Your Customer) für Banken besteht darin, ein zuverlässiges Identitätsprofil anhand von Informationen und Nachweisen zu erstellen, die dem Produkt, dem Vertriebskanal und dem Kunden angemessen sind. Jede Verifizierungsmethode bietet eine andere Art von Sicherheit; Banken sollten daher die Gesamtheit der Nachweise bewerten, anstatt sich auf ein einzelnes Ergebnis zu verlassen.

Kundendatenerfassung

Zunächst erfassen die meisten Banken den vollständigen Namen, das Geburtsdatum, die Wohnanschrift, die Kontaktdaten und die Identifikationsnummer des Kunden. In den USA benötigen Kundenidentifizierungsprogramme (CIPs) unter Umständen weitere spezifische Identitätsinformationen, bevor ein Konto eröffnet werden kann. Mehr dazu erfahren Sie hier: Wie sich die CIP-Anforderungen auf US-Banken auswirken

Die erhobenen Daten sollten ausreichen, um die Kundenidentität zu gewährleisten und den gesamten Compliance-Prozess zu unterstützen. Die Erhebung unnötiger Daten kann hingegen zu zusätzlichen Problemen führen, ohne die Qualität der Risikobewertung zu verbessern. Korrekte Onboarding-Daten sind auch nach der Kontoeröffnung wichtig. Unvollständige Kundendaten können während des gesamten Kundenlebenszyklus zu Fehlalarmen, wiederholten Anfragen und kostspieligen Korrekturmaßnahmen führen.

Identitätsprüfung

Die Identitätsprüfung (IDV) stellt fest, ob die angegebenen Identitätsdaten einer realen Person zugeordnet sind und ob der Antragsteller tatsächlich die Kontrolle über diese Identität besitzt. In der Regel kann ein Online-Kunde in autorisierten Datenbanken mithilfe offizieller Identitätsnachweise, Dokumentenprüfung oder einer Kombination dieser Methoden identifiziert werden. Als Nachweise werden beispielsweise Reisepass, Personalausweis oder Führerschein akzeptiert.

Die geeignete Methode zur Datenverifizierung hängt auch vom Produkt, der Region, dem Kundentyp und dem erforderlichen Sicherheitsniveau ab. Banken sollten in der Regel nicht davon ausgehen, dass ein einziger IDV-Prozess in allen regulatorischen Rahmenbedingungen und für jeden Antragsteller gleichermaßen gut funktioniert.

Dokumentenprüfung

Zur Dokumentenprüfung müssen KYC-Onboarding-Plattformen die Sicherheitsmerkmale, Ablaufdaten, Datenkonsistenz und Anzeichen physischer oder digitaler Manipulationen prüfen. Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass ein lesbares Dokumentenbild weder die Echtheit des Dokuments noch dessen Eigentumsberechtigung an die vorlegende Person beweist. 

Durch die Kombination von Prüfungen mit Gesichtsvergleich, Lebenderkennung oder biometrischer Authentifizierung können Banken eine umfassende KYC-Konformität gewährleisten. Darüber hinaus, Nahfeldkommunikation (NFC) Chipdaten können die Datenverifizierung verbessern. Sie helfen dabei, die im Dokument gespeicherten Informationen mit den sichtbaren Identitätsdaten zu vergleichen. Weitere Informationen finden Sie hier: Was ist die NFC-ID-Verifizierung bei KYC und AML?

Biometrische Verifizierung

Ebenso verknüpft die biometrische Verifizierung die Person, die den Antrag ausfüllt, mit dem Ausweisdokument oder einem vertrauenswürdigen Identitätsdatensatz. Durch den Gesichtsvergleich können die Teams feststellen, ob ein Antragsteller für ein Bankkonto dem Porträt auf dem Dokument ähnelt. 

Andererseits Lebendigkeit und Erkennung von Präsentationsangriffen (PAD) Biometrische Authentifizierung hilft dabei, eine reale Person von einem Foto, einer Wiedergabe, einer Maske oder einem manipulierten Bild zu unterscheiden. Der Grad der biometrischen Authentifizierung sollte dem Nutzer angemessen sein. Ein zuverlässiger Abgleich der elektronischen Identität kann für eine einzelne Reise ausreichen, während für risikoreichere Anwendungen sowohl Dokumente als auch biometrische Nachweise erforderlich sein können.

Verknüpfung von Identität und Betrugsprävention

Im nächsten Schritt prüft die Bank, ob die Person, die den Antrag einreicht, tatsächlich der Inhaber der Identität ist. Sie muss außerdem prüfen, ob die Antragsumgebung Anzeichen von Manipulation aufweist. Beispielsweise kann eine Person, die Identitätsbetrug begeht, gestohlene Daten, ein echtes Ausweisdokument oder ein aus verschiedenen Quellen zusammengestelltes synthetisches Profil verwenden. Die Betrugsprävention sollte sowohl die Art der Antragstellung als auch die darin enthaltenen Informationen bewerten.

Eine weitere Möglichkeit, Betrug bei Neukunden vorzubeugen, ist die Geräteanalyse. Diese Lösung kann IP-Standort, Geräteintegrität und die Nutzung von Emulatoren untersuchen. Darüber hinaus kann sie erkennen, ob Betrüger virtuelle Kameras verwenden, die Übermittlungsgeschwindigkeit analysieren und Verbindungen zu früheren Anträgen herstellen. Diese Risikosignale ermöglichen es Teams, verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Leider sind diese Informationen in Kundendaten oder Ausweisdokumenten normalerweise nicht sichtbar.

Nicht jeder fehlgeschlagene Verifizierungsversuch ist jedoch auf Betrug zurückzuführen. Manchmal kann es vorkommen, dass ein legitimer Kunde aufgrund schlechter Lichtverhältnisse, einer beschädigten Webseite oder einer unzuverlässigen Internetverbindung Schwierigkeiten hat, die Verifizierung vollständig abzuschließen.

Daher sollte der Onboarding-Prozess zwischen einem technischen Fehler und echtem Identitätsbetrug unterscheiden können. Betroffene Kunden müssen einen klaren Wiederherstellungsweg erhalten, während deutliche Betrugsindikatoren strengere Verifizierungsprozesse oder eine manuelle Überprüfung auslösen sollten, anstatt direkt weitergeleitet zu werden.

Anwendung der Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Kundenintegration durch KYC-Prüfungen für Banken besteht darin, sicherzustellen, dass Finanzinstitute nach erfolgter Identitätsprüfung für die Risiken der Finanzkriminalität verantwortlich sind, die sich aus dem Kunden und der geplanten Geschäftsbeziehung ergeben können.

Hier kommt die Kundenprüfung (CDD) ins Spiel. Diese Compliance-Prüfung untersucht, warum Geschäftskunden das Konto eröffnen möchten, wie das Produkt oder die Dienstleistung genutzt wird und ob die Kundenbeziehung das Risiko von Geldwäsche, Sanktionen, Korruption oder Terrorismusfinanzierung erhöht.

Aufbau der digitalen Kundenrisikobewertung

Zunächst erfolgt eine gründliche Risikobewertung des Kunden. Dabei werden Kundeninformationen wie Beruf, Wohnsitz, Staatsangehörigkeit und weitere Daten geprüft. Anhand dieser Prüfung können Banken beurteilen, ob der Antragsteller Verbindungen zu einem Land mit höherem Risiko, ungewöhnliche Geschäftstätigkeiten oder bestehende interne Risikoeinträge aufweist.

Die Financial Action Task Force (FATF) stellt den risikobasierten Ansatz in den Mittelpunkt der Geldwäschebekämpfung. Daher müssen Finanzdienstleister ihre Risiken verstehen und geeignete Maßnahmen zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben umsetzen, um Sicherheit zu gewährleisten und Betrug vorzubeugen. Dies ermöglicht Banken, ein Gleichgewicht zwischen KYC-Compliance und Kundenzufriedenheit zu finden.  

Überprüfung von Sanktionen und politisch exponierten Personen

Anschließend müssen Banken im Rahmen des KYC-Onboarding-Prozesses potenzielle Kunden anhand von Sanktionslisten überprüfen und politisch exponierte Personen identifizieren. Dies ist durch regulatorische Rahmenbedingungen und Risikorichtlinien vorgeschrieben. Auch negative Medienberichte können zusätzliche Informationen zu mutmaßlicher Korruption, Betrug, organisierter Kriminalität und anderen relevanten Aktivitäten im Hinblick auf die KYC-Compliance liefern.

Erweiterte Due Diligence

Schließlich ist eine erweiterte Sorgfaltsprüfung (EDD) erforderlich, wenn ein Kunde, ein Produkt, eine Eigentümerstruktur oder ein bestimmter Gerichtsstand erhöhte Risiken birgt. Zu den zusätzlichen Prüfungen gehören die Ermittlung der Vermögensherkunft, die Überprüfung der Legitimität der Gelder und die Anforderung weiterer Eigentumsnachweise oder die Einholung der Zustimmung der Geschäftsleitung.

Diese zusätzliche Sorgfaltspflicht für Banken sollte alle Bedenken ausräumen, die durch die Eskalation von Fällen entstanden sind. Die Anforderung derselben Dokumente von jedem Hochrisikokunden kann die Arbeitsbelastung der Compliance-Teams erhöhen, ohne das zugrunde liegende Risiko zwangsläufig zu beseitigen.

Kunden-Onboarding für Unternehmen

Die Kundenintegration wird zunehmend komplexer, insbesondere bei Unternehmen. Banken und andere Finanzinstitute müssen ihre Identität feststellen und die Identität der Eigentümer oder Kontrollpersonen überprüfen.

Die Unternehmensprüfung umfasst die Überprüfung von Gründungsdaten, Handelsstatus, eingetragenen Adressen, Geschäftsführern und den angegebenen Geschäftstätigkeiten des Unternehmens. Daher müssen die Banken auch feststellen, ob die jeweiligen Eigentümer und wirtschaftlich Berechtigten den für die jeweilige Geschäftsbeziehung geltenden Compliance-Anforderungen unterliegen. 

Komplexe Eigentümerstrukturen und -dynamiken sollten den Verlauf der Risikobewertung beeinflussen. Dies sollte jedoch nicht dazu führen, dass ein Kunde als unakzeptabel eingestuft wird. Ziel ist es, herauszufinden, wer das Unternehmen kontrolliert und ob die Struktur Risiken birgt, die einen umfassenderen KYC-Prozess erfordern. 

Organisationen mit grenzüberschreitenden Geschäftstätigkeiten, hierarchisch gegliederten Eigentumsverhältnissen oder Aktivitäten mit höherem Risiko benötigen eine erweiterte Sorgfaltspflichtprüfung (EDD), die Zustimmung der obersten Führungsebene oder eine häufigere kontinuierliche Überwachung, die Aktualisierungen sofort meldet.

Statisches Kunden-Onboarding ist unzureichend

Bis heute sind viele KYC-Prozesse (Know Your Customer) für Bankkunden unverändert. Antragsteller durchlaufen im Großen und Ganzen dieselbe Abfolge von Prüfungen, selbst wenn sie unterschiedlichen Risikostufen ausgesetzt sind. Obwohl dies konsistent ist und den Best Practices für die Kundenregistrierung des jeweiligen Instituts entspricht, entstehen dadurch zwei Probleme. 

Selbst wenn bereits überzeugende Identitätsnachweise vorliegen, erleben Kunden im realen Leben erhebliche Hürden. Andererseits werden komplexe oder risikoreiche Antragsteller möglicherweise nicht ausreichend geprüft. Die Annahme, dass Hürden die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, ist ein Irrtum. 

Die Anwendung aller möglichen Prüfmethoden auf jede Person könnte die Kundenzufriedenheit insgesamt beeinträchtigen, ohne das Verständnis der Bank für ihre eigenen Risiken und ihre Risikobereitschaft zu verbessern. Ein konsequent risikobasierter Ansatz ermöglicht es Banken, den Onboarding-Prozess anhand der Vertrauenswürdigkeit der Identität, der Produktnutzung, der individuellen Kundenmerkmale und der institutionellen Risikobereitschaft anzupassen.

Wie adaptives digitales Onboarding funktioniert

Adaptives digitales Onboarding löst das Problem unzureichender KYC-Prozesse im Kunden-Onboarding von Banken. Es nutzt die im Rahmen des Bankantragsverfahrens gesammelten Informationen, um den nächsten Schritt festzulegen. Anstatt einer starren Abfolge zu folgen, reagiert der Prozess somit auf die verfügbaren Identitätsnachweise, Betrugsindikatoren und das Geldwäscherisiko.

Ein unkomplizierter Antragsteller wird voraussichtlich einen reibungslosen Ablauf ohne Hürden erleben. Jemand mit unzureichenden Identitätsnachweisen muss jedoch mit einer zusätzlichen Überprüfung rechnen. Widersprüchliche Angaben oder erhöhte Risiken können eine manuelle Prüfung durch einen Compliance-Beauftragten oder die EDD (Employment Development Department) auslösen.

Hohes Vertrauen und geringes Risiko

Kunden mit hohem Vertrauen und geringem Risiko sind für Banken am einfachsten zu betreuen. Stellen Sie sich vor, ein Neukunde beantragt ein Standard-Bankkonto. Stimmen seine Identitätsnachweise mit zuverlässigen Quellen überein, gibt es keine Hinweise auf Geräterisiken und entsprechen die Compliance-Prüfungen den KYC-Richtlinien, sodass keine relevanten Warnmeldungen ausgegeben werden, kann der Antrag problemlos bearbeitet werden. Der Kunde kann sein Konto unkompliziert eröffnen. Zusätzliche Dokumente oder biometrische Daten führen zu unnötigen Hürden, ohne die Entscheidung zur Einhaltung der Richtlinien zu untermauern.

Geringes Risiko, aber unzureichende Beweislage

Die nächste Kundengruppe erscheint zwar als risikoarm, doch reichen die Nachweise für diese Annahme nicht aus. Beispielsweise könnte ein Antragsteller kürzlich umgezogen sein, nur über eine begrenzte Kredithistorie verfügen oder in einem Markt mit eingeschränkter Datenbankabdeckung leben.

Obwohl die erste Datenprüfung kein eindeutiges Ergebnis liefert, weist der Antrag keine eindeutigen Betrugsindikatoren auf. Der Verifizierungsprozess kann ein Identitätsdokument und biometrische Daten anfordern. Sollten diese zusätzlichen Nachweise etwaige Unklarheiten beseitigen, kann der Kunde zur automatisierten Genehmigung zurückkehren, ohne sich in die manuelle Warteschlange einreihen zu müssen.

Konfliktierendes oder erhöhtes Risiko

Sollte ein Antragsteller Informationen einreichen, die im direkten Widerspruch zu den Angaben im Antrag stehen, oder ein Gerät verwenden, das mit wiederholten Anträgen in Verbindung gebracht wird, sollte die Bank die Kontoeröffnung vorerst aussetzen. Sie muss weitere Nachweise anfordern, die die im Antrag geäußerten Bedenken oder Risiken ausräumen. 

Diese Nachweise können aus verstärkten Screening-Maßnahmen, biometrischer Authentifizierung, Herkunftsnachweisen von Geldern, Unternehmensverifizierung oder der Überprüfung durch geschulte Compliance-Teams stammen. Ziel des adaptiven Onboardings ist die Implementierung von Kontrollmechanismen zur Risikominderung.

Kundenerlebnis und effektive Wiederherstellungswege

Es ist äußerst wichtig, echten Kunden eine klare Möglichkeit zur Fehlerbehebung zu bieten, falls eine Überprüfung fehlschlägt. Mögliche Gründe für das Fehlschlagen einer Überprüfung sind beispielsweise schlechte Lichtverhältnisse, beschädigte Dokumente oder nicht unterstützte Geräte, die allesamt den digitalen Onboarding-Prozess unterbrechen können.

Hier kann eine allgemeine Ablehnungs-E-Mail oder -Nachricht jedoch schnell dazu führen, dass ein technisches Problem zum Verlust eines Kunden führt. Optimale Verifizierungsprozesse ermöglichen es Nutzern, den Sachverhalt zu schildern, einen weiteren Versuch zuzulassen und – sofern die Richtlinien dies zulassen – eine alternative Verifizierungsmethode anzubieten.

Dies unterstützt die Kundengewinnung und -erfahrung erheblich, ohne die KYC-Compliance-Anforderungen zu schwächen. Banken können nun besser zwischen echtem Risiko und operativem Versagen unterscheiden. Dadurch reduziert sich der Aufwand für die Compliance-Teams bei unnötigen manuellen Prüfungen.

Onboarding-Software und operative Ineffizienzen

Leistungsstarke KYC-Onboarding-Software für Banken muss mehr leisten als nur Einzelprüfungen durchzuführen. Sie sollte Identitätsverifizierung, Betrugsprävention, Kundenprüfung und Kontoeröffnung in einem einzigen Prozess verknüpfen. Finanzinstitute müssen Workflows basierend auf Produkt, Kunde, Land, Risikobereitschaft und Risikosignalen konfigurieren können. Effektive Onboarding-Software sollte Folgendes unterstützen:

• Elektronische Identitätsprüfungen
• Dokumenten- und biometrische Überprüfung
• Sanktionen, PEP und negative Medienberichterstattung
• Unternehmens- und Rechtsformprüfung
• Automatisierte Stufenprüfungen
• Routing zur manuellen Überprüfung
• Entscheidungsprotokolle und Prüfprotokolle
• Laufende Überwachung
• APIs, SDKs und Webhooks

Die Entwicklung eines automatisierten Onboarding-Prozesses macht die Integration besonders wichtig. Manuelle Dateneingabe führt zu zahlreichen betrieblichen Ineffizienzen und inkonsistenten Kundendatensätzen. Darüber hinaus kann die KYC-Automatisierung dazu beitragen, dies zu verhindern. $3,3 Milliarden in jährlichen Verlusten durch abgebrochene Anträge.

Die Kontoeröffnung ist der Beginn des KYC-Lebenszyklus

Sobald ein Kunde Zugriff auf ein Konto erhält, ist der KYC-Prozess (Know Your Customer) für das Kunden-Onboarding nicht abgeschlossen. Die im Rahmen des Onboardings gewonnenen Erkenntnisse bilden die Grundlage für die langfristige Gestaltung der Kundenbeziehung.

Die kontinuierliche Überwachung unterstützt Finanzinstitute dabei, Veränderungen bei Finanztransaktionen, Sanktionsrisiken, negativer Medienberichterstattung und Eigentümerstrukturen zu erkennen. Beispielsweise kann ein neuer Geschäftsführer oder wirtschaftlich Berechtigter das mit der Geschäftsbeziehung verbundene Risiko verändern.

Die kontinuierliche KYC-Prüfung nutzt ereignisgesteuerte Informationen für ein nahezu Echtzeit-Risikomonitoring anstatt sich auf feste Prüftermine zu stützen. Ob es sich um einen neuen Sanktionseintrag oder ein Muster ungewöhnlicher Finanztransaktionen handelt – dies kann eine erneute Kundenprüfung, weitere Sorgfaltsprüfungen oder eine verstärkte Überwachung auslösen. Dieses System ermöglicht es Banken, Kundenbeziehungen auf Basis der aktuellsten Informationen zu verwalten, anstatt sich dauerhaft auf die bei der Kontoeröffnung getroffenen Entscheidungen zu verlassen.

Messung des digitalen Kunden-Onboarding-Prozesses

Geschwindigkeit ist wichtig, sollte aber nicht das einzige Kriterium bei der Kundenregistrierung im Rahmen der KYC-Prüfung bei Banken sein. Teams sollten Kundenerlebnis, operative Leistung, Betrugsprävention und Einhaltung regulatorischer Vorgaben gleichermaßen berücksichtigen.

Kennzahlen, die Banken überwachen sollten

Für ein effektives KYC-Verfahren (Know Your Customer) im Bankensektor sollten Banken unter anderem folgende Maßnahmen berücksichtigen: Abschluss von Anträgen, Abbruchquoten und automatisierte Bearbeitung. Darüber hinaus müssen Teams die Verifizierungsraten und das Volumen manueller Prüfungen im Blick behalten. Banken sollten außerdem falsch-positive Ergebnisse, bestätigte Betrugsfälle nach Kontoeröffnung und die durchschnittliche Entscheidungszeit nach Kunden oder Risikosegment erfassen.

Ein weiterer wichtiger Datenpunkt ist die Wiederherstellungsrate nach einem anfänglichen Verifizierungsfehler. Diese ist wertvoll, da sie zeigt, ob echte Kunden trotz technischer oder beweisrelevanter Probleme treu bleiben. Ein schneller KYC-Prozess für die Kundenregistrierung, der Betrug zugibt, ist für Banken nicht zielführend. Ein sicherer Prozess, der Kunden unnötigerweise ablehnt, ist es ebenso wenig. Es bedarf eines ausgewogenen Verhältnisses. Ziel ist es, die Entscheidungsqualität und die Kundenzufriedenheit gleichzeitig zu verbessern.

Best Practices für das Kunden-Onboarding bei ComplyCube

Kurz gesagt, unterstützt ComplyCube Banken und andere Finanzinstitute bei der Verknüpfung von Identitäts-, Dokumenten- und biometrischen Prüfungen. Sie bewältigen Geldwäscheprävention, Unternehmensverifizierung und laufende Überwachung durch konfigurierbare Workflows. Um zu erfahren, wie Sie ein adaptives KYC-System für das Kunden-Onboarding von Banken entwickeln, in Kontakt kommen mit ComplyCube heute.