In breve: Le aziende del Regno Unito devono verificare il diritto al lavoro dei dipendenti prima dell'iscrizione per evitare sanzioni. Pertanto, conformità al diritto al lavoro è fondamentale. Inoltre, l'automazione dei controlli sul diritto al lavoro consente alle aziende di ridurre le difficoltà di assunzione e di conservare registrazioni pronte per la verifica. Questa guida spiega prova del diritto al lavoro nel Regno Unito processi e come rimanere conformi migliorando al contempo la soddisfazione dei dipendenti.
Cosa sono i controlli del diritto al lavoro?
Nel Regno Unito, i controlli sul diritto al lavoro (RTW) sono una procedura obbligatoria del Ministero dell'Interno. Durante questa procedura, i datori di lavoro hanno la responsabilità di verificare che un candidato sia legalmente autorizzato a lavorare nel Regno Unito prima di assumerlo. Senza un RTW solido, le aziende possono incorrere in sanzioni civili fino a 60.000 sterline a persona.
Il Ministero dell'Interno fornisce ai datori di lavoro indicazioni su come effettuare controlli adeguati, che includono tre percorsi distinti:
1. Controlla RTW online
Con questa procedura, un datore di lavoro può visualizzare e confermare il record RTW di un individuo in tempo reale utilizzando il servizio del Ministero dell'Interno. Le informazioni richieste dall'account online di un individuo sono la data di nascita e il codice di condivisione (generato dall'utente stesso tramite il sito web GOV.UK). In genere, i talenti internazionali e i cittadini del Commonwealth utilizzano questo servizio. I cittadini irlandesi o britannici non possono generare un codice di condivisione e devono invece seguire la procedura due o tre.
2. Verificare il RTW con i documenti fisici
Utilizzare i documenti originali del Ministero dell'Interno elenco accettabile, che include un passaporto britannico o un passaporto irlandese. In assenza di un passaporto, sono richiesti altri documenti, come un certificato di nascita o di adozione e una lettera ufficiale che attesti il numero di previdenza sociale. Se un individuo ha appena ottenuto la cittadinanza britannica, deve dimostrarlo tramite un certificato di registrazione o naturalizzazione.
3. Verificare RTW tramite un fornitore di servizi di identità (IDSP)
Un IDSP è un ente certificato fornitore di verifica dell'identità digitale Utilizzato da datori di lavoro, proprietari di immobili e organizzazioni per eseguire controlli RTW, diritto di locazione e DBS. Le aziende che scelgono di eseguire controlli RTW con un IDSP in genere lo fanno perché consente un onboarding più rapido e conforme su larga scala.
I datori di lavoro devono conservare tutte le copie dei documenti sul diritto al lavoro per tutta la durata del contratto di lavoro, più per due anni successivi. Secondo la legge del Regno Unito Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) Per legge, le informazioni di questo lavoratore devono essere successivamente distrutte in modo sicuro. L'implementazione di controlli completi sul diritto al lavoro aiuta i datori di lavoro del Regno Unito a ottenere una giustificazione legale, che può legalmente contribuire a contrastare le sanzioni per l'assunzione di lavoratori irregolari.
Automatizzare i controlli del diritto al lavoro con un IDSP
I datori di lavoro del Regno Unito stanno adottando sempre più gli IDSP, poiché offrono un elevato livello di automazione, eliminando la necessità di interventi manuali. Nel 2022, il governo del Regno Unito ha lanciato il framework IDSP, consentendo ai datori di lavoro di collaborare con gli IDSP digitali per verificare accuratamente lo status di diritto al lavoro di un dipendente. Un IDSP è conforme a Quadro di fiducia per l'identità digitale e gli attributi del Regno Unito (UK DIATF).
L'automazione utilizza l'intelligenza artificiale (IA) e l'apprendimento automatico (ML) per estrarre rapidamente informazioni valide e rilevare documenti di identità manomessi. Gli IDSP basati sull'IA supportano i controlli del diritto al lavoro con registrazioni di conformità istantanee e avvisi di rilevamento delle frodi. I vantaggi dell'automazione con un IDSP certificato includono:
- Risparmia tempo tramite verifica digitale immediata, eliminando la gestione manuale dei documenti.
- Riduce gli errori umani con precisione algoritmica e conferma automatica dell'identità.
- Garantisce la conformità tramite l'integrazione con i sistemi dell'Home Office del Regno Unito e aggiornamenti in tempo reale.
- Crea documenti digitali pronti per la verifica registrazioni per una facile documentazione e ispezioni su richiesta.
- Riduce i costi riducendo al minimo la dipendenza dalla burocrazia manuale e le potenziali sanzioni.
- Migliora l'accessibilità con controlli remoti e autorizzati da qualsiasi dispositivo.
- Va oltre la preselezione consentendo un monitoraggio continuo e aggiornamenti dei rischi in tempo reale.
I moderni IDSP, tra cui ComplyCube, supportano le aziende del Regno Unito nell'adempimento sia dei controlli pre-assunzione che della conformità continua alle normative antiriciclaggio (AML) del Regno Unito. Inoltre, questi sistemi digitali semplificano il processo di assunzione, garantendo a ciascun lavoratore un valido status di diritto al lavoro immediato. Per saperne di più, clicca qui: Scegliere un IDSP certificato DIATF nel Regno Unito.
Prova conforme del diritto al lavoro nel Regno Unito
Secondo il governo del Regno Unito, il fattore di rischio più comune per i datori di lavoro del Regno Unito è la mancata comprensione dei requisiti per il rispetto dei controlli sul diritto al lavoro. Si noti che 80% dei datori di lavoro del Regno Unito ha risposto in modo errato ad almeno una domanda sulla conformità durante un sondaggio.
Ciò può rappresentare un rischio enorme per un'azienda, soprattutto perché può indurre malintenzionati a manipolare il sistema di verifica. Ad esempio, i singoli individui possono commettere furti di identità utilizzando dati rubati per creare certificati o visti falsi, eludendo il corretto status occupazionale.
IDSP conformi mitigare questi rischi fornendo informazioni di contatto e documenti ufficiali tramite un controllo incrociato in tempo reale con database attendibili. Di conseguenza, le aziende possono segnalare eventuali discrepanze prima dell'onboarding, rafforzando la prevenzione delle frodi. Inoltre, gli IDSP certificati come ComplyCube offrono strumenti di verifica all'avanguardia. Questi includono controlli di vitalità e Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), per migliorare ulteriormente la verifica dell'identità e proteggere le aziende dalle frodi.
Caso di studio: rendere i controlli sul diritto al lavoro dei dipendenti più rapidi e conformi
Un'importante società di selezione del personale e selezione del personale del Regno Unito aveva bisogno di effettuare controlli sul diritto al lavoro per tutti i nuovi assunti. Tuttavia, l'azienda si trovava ad affrontare inefficienze dovute alla dipendenza da diversi fornitori terzi per la verifica iniziale e l'onboarding.
Flusso di verifica dell'identità end-to-end
Per semplificare i suoi complessi processi, l'azienda ha stretto una partnership con ComplyCube, il fornitore KYC certificato IDSP ai sensi della DIATF del Regno Unito. ComplyCube ha fornito una verifica unificata, inclusa la verifica dei documenti, e un monitoraggio continuo della conformità durante l'intero ciclo di vita del candidato.
Risultati
L'azienda è riuscita a integrare più controlli in un unico flusso di lavoro, tra cui controlli tramite selfie e verifica dell'indirizzo, per aumentare la sicurezza.
Grazie a una piattaforma unificata e automatizzata, l'azienda del Regno Unito è riuscita a integrare senza problemi controlli efficaci del diritto al lavoro nel suo CRM.
Di conseguenza, l'azienda è riuscita ad assumere e integrare nuovi dipendenti a un ritmo più rapido, aumentando il tasso di verifica di 14%.
Errori comuni e come evitarli
La mancata implementazione del corretto processo di verifica del diritto al lavoro comporta perdite ingenti. In primo luogo, assumere lavoratori senza diritti validi o visti di lavoro può comportare multe e potenziali arresti. In secondo luogo, i richiedenti asilo che si sottopongono a complessi controlli del diritto al lavoro possono sentirsi alienati dal processo. Ad esempio, compilare ripetutamente un modulo o non avere trasparenza nella presentazione dei documenti può portare a un'esperienza negativa.
Secondo l'analisi settoriale dell'identità digitale del Regno Unito del 2025:
- 79% di utenti segnalare la privacy e la sicurezza come fattori principali quando si utilizza l'identificazione digitale
- Prossimo, 76% di candidati ha scelto la reputazione del fornitore di servizi e la chiarezza sui moduli necessari come importanti
- 75% di individui indicare l'affidabilità e la conformità agli standard governativi come vitali
- 75% degli intervistati menzionare transazioni più veloci con i servizi di identità digitale
I controlli sul diritto al lavoro costituiscono una componente cruciale dei programmi di onboarding. Di conseguenza, un onboarding efficace ha un ruolo importante nella soddisfazione e nella fidelizzazione dei dipendenti. Ad esempio, i report indicano che i lavoratori che non ricevono un'esperienza pre-boarding hanno maggiori probabilità di andarsene. entro sei mesi.
Gli errori più comuni durante i controlli sul diritto al lavoro sono:
1. Eseguire controlli nel momento sbagliato: Secondo il Ministero dell'Interno, effettuare una verifica del diritto al lavoro dopo l'inizio del rapporto di lavoro invaliderà definitivamente la giustificazione legale. Come soluzione, si incoraggiano i datori di lavoro a effettuare sempre una verifica del diritto al lavoro prima dell'inizio del rapporto di lavoro, incluso l'avvio di un periodo di prova non retribuito considerato lavoro.
2. Accettazione di documenti scaduti o errati: Non è consentito elaborare documenti non validi, come visti scaduti. Tuttavia, un passaporto britannico scaduto può comunque essere accettato. Per evitare questo errore, verificate i documenti richiesti per ciascun richiedente in base al paese o alla cittadinanza (consultate le tipologie di documenti dell'Elenco A e dell'Elenco B). Il codice condiviso, rispetto al percorso manuale e all'IDSP, si rivolge a lavoratori diversi e richiede documenti diversi per la conformità.
3. Controlli incoerenti: L'applicazione di controlli diversi sul diritto al lavoro per ciascun dipendente può comportare rischi legali, come ad esempio denunce di discriminazione. Pertanto, le aziende devono effettuare controlli utilizzando un processo standardizzato per creare prove difendibili durante i controlli normativi. Assicurarsi di allineare nomi e date di nascita con altri controlli, inclusa la prova di residenza.
4. Non effettuare controlli di follow-up: Per i lavoratori dipendenti con permesso di lavoro a tempo determinato, la mancata esecuzione dei controlli prima della scadenza del RTW può comportare una non conformità. Per attenuare questo problema, è consigliabile impostare dei trigger di follow-up per i casi in cui il permesso è a tempo determinato e pianificare in anticipo i controlli di follow-up per garantire che vengano completati nei tempi previsti.
5. Traccia di registrazione incompleta: Non conservare copie chiare dei documenti può comportare la perdita della giustificazione legale. D'altro canto, non eliminare i dati dei dipendenti due anni dopo il loro licenziamento non è conforme. Le aziende devono conservare copie datate dei documenti pertinenti e specificare chi ha effettuato il controllo e quando. Per i controlli online o IDSP, conservare le prove di output come richiesto.
Punti chiave
datori di lavoro del Regno Unito possono incorrere in pesanti multe e reclusione per non aver verificato il diritto dei dipendenti al lavoro, mentre i lavoratori che non riescono a dimostrarlo possono essere espulsi.
Un codice di condivisione online è obbligatorio per la maggior parte dei cittadini non britannici o irlandesi per verificare il proprio diritto a lavorare nel Regno Unito e può essere richiesto online, è valido per 90 giorni.
cittadini britannici/irlandesi devono presentare documenti originali, come il passaporto, di persona o tramite collegamento video in diretta, oppure tramite un IDSP certificato.
Un IDSP automatizzato consente ai datori di lavoro di rispettare i controlli sul diritto al lavoro, di effettuare controlli rapidi e in tempo reale e di rafforzare il rilevamento delle frodi.
Controlli sul diritto al lavoro svolgono un ruolo cruciale nell'inserimento dei clienti, influenzando l'esperienza del candidato e il tasso di fidelizzazione.
Gli assegni del diritto al lavoro come fattore abilitante per la crescita
L'adozione di controlli sul diritto al lavoro tramite IDSP conformi trasforma la conformità da un processo complesso a un fattore di crescita. Sfruttando gli IDSP basati sull'intelligenza artificiale per dimostrare l'idoneità al diritto al lavoro, sia tramite controlli dei documenti Come passaporti o codici azionari di un precedente datore di lavoro, le aziende del Regno Unito possono proteggere le proprie attività dalle sanzioni. Accedi oggi stesso a provider di servizi di identità automatizzati e conformi alla normativa DIATF del Regno Unito e assumi talenti su larga scala. Contatta un membro del team ComplyCube per saperne di più.
Domande frequenti
Cosa costituisce la prova del diritto al lavoro nel Regno Unito?
La prova del diritto al lavoro nel Regno Unito conferma che una persona ha il permesso legale di lavorare, verificandone lo status di immigrazione o l'idoneità all'impiego. Di solito, prima dell'assunzione, gli individui presentano un passaporto, un codice azionario per dimostrare lo status del visto o un documento con un numero di previdenza sociale. I datori di lavoro del Regno Unito sono tenuti a verificare la conformità del diritto al lavoro dei dipendenti.
In che modo i datori di lavoro del Regno Unito verificano il diritto al lavoro dei dipendenti?
I datori di lavoro del Regno Unito possono verificare il diritto al lavoro dei dipendenti attraverso 3 diverse modalità: verifica dei documenti online tramite un codice di condivisione, accesso fisico ai documenti originali o verifica remota tramite un fornitore di servizi di identità certificato (IDSP). I documenti raccolti devono essere conservati per tutta la durata del contratto di lavoro del richiedente e per i 2 anni successivi, prima di essere eliminati.
Quali sono i vantaggi dell'automazione dei controlli sul diritto al lavoro?
L'automazione dei controlli sul diritto al lavoro offre vantaggi come assunzioni più rapide, riduzione degli errori umani durante la convalida dei documenti e conferma in tempo reale del diritto al lavoro o dello status di immigrazione. Inoltre, crea un report difendibile e pronto per la verifica, riduce i costi e garantisce la conformità continuativa anche dopo l'offerta di lavoro.
Come collaborare con un IDSP per i controlli sul diritto al lavoro?
Per collaborare con un IDSP del Regno Unito, le aziende possono consultare i provider sul sito web GOV.UK del Regno Unito. Alcuni fattori da considerare nella scelta dell'IDSP includono l'allineamento con la DIATF del Regno Unito, la capacità di integrazione, il livello di automazione e la conformità alle normative AML.
Quali documenti sono necessari per dimostrare il diritto al lavoro nel Regno Unito?
I documenti che attestano il diritto al lavoro nel Regno Unito includono un passaporto valido, una carta biometrica, un codice azionario o un codice fiscale per i cittadini irlandesi o britannici. I candidati provenienti da un Paese specifico potrebbero aver bisogno di informazioni aggiuntive, come una lettera di offerta di lavoro o un certificato di permesso di lavoro. Alcuni esempi includono la Lista A (impiego a tempo indeterminato) o la Lista B (lavoro a tempo determinato).
