TL;DR : Les entreprises britanniques doivent vérifier le droit au travail de leurs employés avant leur inscription afin d'éviter les sanctions. À ce titre, respect du droit au travail est crucial. De plus, l'automatisation des vérifications du droit au travail permet aux entreprises de réduire les obstacles à l'embauche et de tenir des dossiers conformes aux exigences d'audit. Ce guide explique preuve du droit de travailler au Royaume-Uni processus et comment rester conforme tout en améliorant la satisfaction des employés.
Que sont les vérifications du droit au travail ?
Au Royaume-Uni, la vérification du droit au travail est une procédure obligatoire du ministère de l'Intérieur. Dans le cadre de cette procédure, les employeurs ont l'obligation de vérifier qu'un candidat est autorisé à travailler légalement au Royaume-Uni avant de l'embaucher. En l'absence d'une vérification rigoureuse du droit au travail, les entreprises s'exposent à des sanctions civiles pouvant atteindre 60 000 £ par personne.
Le ministère de l'Intérieur guide les employeurs sur la manière d'effectuer des vérifications suffisantes, qui comprennent trois voies distinctes :
1. Consultez les conditions du RTW en ligne
Grâce à cette procédure, un employeur peut consulter et vérifier en temps réel le dossier de droit au travail d'un employé via le service du ministère de l'Intérieur. Les informations requises sur le compte en ligne de l'employé sont sa date de naissance et son code d'accès (généré par l'utilisateur lui-même sur le site web GOV.UK). Ce service est généralement utilisé par les travailleurs étrangers et les citoyens du Commonwealth. Les citoyens irlandais et britanniques ne peuvent pas générer de code d'accès et doivent suivre la procédure 2 ou 3.
2. Vérifier le droit de retour au travail avec les documents physiques
Utilisez les documents originaux du ministère de l'Intérieur. liste acceptable, Cela inclut un passeport britannique ou irlandais. À défaut de passeport, d'autres documents sont requis, tels qu'un acte de naissance ou d'adoption, ainsi qu'une attestation officielle indiquant le numéro d'assurance nationale. Les personnes ayant récemment acquis la nationalité britannique doivent le prouver au moyen d'un certificat d'enregistrement ou de naturalisation.
3. Vérifier le droit de retour au travail via un fournisseur de services d'identité (IDSP)
Un IDSP est un fournisseur de services d'identification (IDSP) certifié. fournisseur de vérification d'identité numérique Utilisé par les employeurs, les propriétaires et les organisations pour effectuer les vérifications de droit au travail (RTW), de droit de louer et de casier judiciaire (DBS). Les entreprises qui choisissent de réaliser les vérifications RTW via un prestataire de services d'identification (IDSP) le font généralement car cela permet une intégration plus rapide et conforme à grande échelle.
Les employeurs doivent conservez toutes les copies des documents relatifs au droit au travail pendant toute la durée du contrat de travail, et pendant les deux années qui suivent. Conformément à la législation britannique. Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) Conformément à la loi, les informations concernant ce travailleur doivent ensuite être détruites en toute sécurité. La mise en œuvre de vérifications complètes du droit au travail aide les employeurs britanniques à obtenir une justification légale, ce qui peut les protéger contre les sanctions liées à l'embauche de travailleurs sans papiers.
Automatisation des vérifications du droit au travail avec un IDSP
Les employeurs britanniques adoptent de plus en plus les prestataires de services d'identification (IDSP), car ils offrent un haut niveau d'automatisation, éliminant ainsi le besoin d'intervention manuelle. En 2022, le gouvernement britannique a lancé le cadre IDSP, permettant aux employeurs de collaborer avec des IDSP numériques pour vérifier avec précision le droit au travail de leurs employés. Un IDSP est conforme à la réglementation en vigueur. Cadre de confiance pour l'identité et les attributs numériques du Royaume-Uni (UK DIATF).
L'automatisation utilise l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (AA) pour extraire rapidement des informations valides et détecter les documents d'identité falsifiés. Les fournisseurs de services d'identification (FSI) basés sur l'IA prennent en charge les vérifications du droit au travail, avec des rapports de conformité instantanés et des alertes de détection de fraude. Les avantages de l'automatisation avec un FSI certifié sont les suivants :
- Gain de temps grâce à une vérification numérique instantanée, éliminant ainsi la gestion manuelle des documents.
- Réduit les erreurs humaines avec une précision algorithmique et une confirmation d'identité automatisée.
- Garantit la conformité via l'intégration avec les systèmes du ministère de l'Intérieur britannique et les mises à jour en temps réel.
- Crée des données numériques prêtes pour l'audit Des registres pour faciliter la documentation et les inspections sur demande.
- Réduit les coûts en minimisant la dépendance aux tâches administratives manuelles et les sanctions potentielles.
- Améliore l'accessibilité avec des contrôles à distance autorisés depuis n'importe quel appareil.
- Cela va au-delà de la présélection en permettant une surveillance continue et des mises à jour des risques en temps réel.
Les plateformes d'identification modernes, comme ComplyCube, aident les entreprises britanniques à se conformer aux vérifications préalables à l'embauche et à respecter en permanence la réglementation britannique en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (LCB). De plus, ces systèmes numériques simplifient le processus d'embauche et garantissent instantanément à chaque travailleur un droit au travail valide. Pour en savoir plus, cliquez ici : Choisir un IDSP britannique certifié DIATF.
Preuve conforme du droit de travailler au Royaume-Uni
Selon le gouvernement britannique, le principal facteur de risque pour les employeurs britanniques est la méconnaissance des exigences relatives aux vérifications du droit au travail. Il est à noter que 80% des employeurs britanniques ont répondu incorrectement à au moins une question de conformité lors d'une enquête.
Cela peut représenter un risque considérable pour une entreprise, notamment parce que des personnes mal intentionnées peuvent manipuler le système de vérification. Par exemple, elles peuvent commettre un vol d'identité en utilisant des informations volées pour créer de faux certificats ou de faux visas, et ainsi se soustraire à leurs obligations professionnelles.
Fournisseurs d'identité conformes Ces risques sont atténués grâce à la vérification en temps réel des informations de contact et des documents officiels auprès de bases de données fiables. Ainsi, les entreprises peuvent identifier les anomalies avant l'intégration, renforçant ainsi la prévention de la fraude. De plus, les fournisseurs d'identité certifiés (IDSP) tels que ComplyCube proposent des outils de vérification de pointe, notamment des contrôles de présence et Reconnaissance optique de caractères (OCR), afin de renforcer la vérification d'identité et de protéger les entreprises contre la fraude.
Étude de cas : Rendre les vérifications du droit au travail des employés plus rapides et conformes
Une importante agence de recrutement britannique devait effectuer des vérifications du droit au travail pour tous ses nouveaux employés. Cependant, elle rencontrait des difficultés d'efficacité liées à sa dépendance à de multiples prestataires externes pour la vérification initiale et l'intégration.
Flux de vérification d'identité de bout en bout
Afin de simplifier ses processus complexes, l'entreprise s'est associée à ComplyCube, fournisseur KYC certifié IDSP par le DIATF britannique. ComplyCube a assuré une vérification unifiée, incluant la vérification des documents et un suivi continu de la conformité tout au long du parcours du candidat.
Résultats
L'entreprise a pu intégrer plusieurs contrôles dans un seul flux de travail, notamment des vérifications par selfie et des justificatifs de domicile, afin de renforcer la sécurité.
Grâce à une plateforme unifiée et automatisée, l'entreprise britannique a pu intégrer sans difficulté des vérifications efficaces du droit au travail dans son système CRM.
En conséquence, l'entreprise a pu embaucher et intégrer de nouveaux employés à un rythme plus rapide, augmentant ainsi le taux de vérification de 14%.
Erreurs courantes et comment les éviter
Ne pas appliquer correctement la procédure de vérification du droit au travail engendre des pertes considérables. Premièrement, employer des travailleurs sans droits valides ni visa de travail peut entraîner des amendes et des peines d'emprisonnement. Deuxièmement, les candidats légitimes, soumis à des vérifications complexes de leur droit au travail, peuvent se sentir lésés par la procédure. Par exemple, devoir remplir un formulaire à plusieurs reprises ou manquer de transparence quant au dépôt des documents peut s'avérer très frustrant.
Selon l'analyse sectorielle de l'identité numérique du Royaume-Uni pour 2025 :
- 79% d'utilisateurs Le respect de la vie privée et la sécurité sont les principaux facteurs à prendre en compte lors de l'utilisation de l'identification numérique.
- Suivant, 76% des demandeurs Le choix de la réputation du prestataire de services et la clarté des formulaires requis étaient des critères importants.
- 75% d'individus indiquer que la fiabilité et la conformité aux normes gouvernementales sont essentielles
- 75% des répondants mentionnez des transactions plus rapides grâce aux services d'identité numérique
La vérification du droit au travail est un élément crucial des programmes d'intégration. Par conséquent, une intégration efficace joue un rôle majeur dans la satisfaction et la fidélisation des employés. Par exemple, des études indiquent que les travailleurs qui ne bénéficient pas d'une expérience d'intégration préalable sont plus susceptibles de quitter l'entreprise. en six mois.
Les erreurs les plus fréquentes lors des vérifications du droit au travail sont les suivantes :
1. Effectuer les contrôles au mauvais moment : Selon le ministère de l'Intérieur, effectuer une vérification du droit au travail après le début de l'emploi invalide l'exonération légale. En conséquence, les employeurs sont encouragés à toujours effectuer cette vérification avant le début de l'emploi, y compris lors d'une période d'essai non rémunérée considérée comme un emploi.
2. Accepter des documents périmés ou incorrects : Le traitement de documents non valides, tels qu'un visa périmé, est interdit. En revanche, un passeport britannique périmé peut être accepté. Pour éviter toute erreur, vérifiez les documents requis pour chaque demandeur en fonction de son pays ou de sa nationalité (consultez les listes A et B des types de documents). Le code de partage, la procédure manuelle et la procédure IDSP s'adressent à différents types de travailleurs et requièrent des documents différents pour être en conformité.
3. Contrôles incohérents : Appliquer des procédures de vérification du droit au travail différentes pour chaque employé peut engendrer des risques juridiques, tels que des allégations de discrimination. Par conséquent, les entreprises doivent effectuer ces vérifications selon une procédure standardisée afin de constituer des preuves solides lors des contrôles réglementaires. Il convient de veiller à la cohérence des noms et dates de naissance avec les autres documents vérifiés, notamment le justificatif de domicile.
4. Absence de vérifications de suivi : Pour les travailleurs salariés dont le droit de travailler est temporaire, le défaut de vérification avant l'expiration de ce droit peut entraîner une situation de non-conformité. Afin d'éviter ce risque, il est recommandé de mettre en place des mécanismes de suivi lorsque le droit de travailler est temporaire et de planifier ces vérifications à l'avance pour garantir leur réalisation dans les délais impartis.
5. Piste d'enregistrement incomplète : Ne pas conserver de copies lisibles des documents peut entraîner la perte d'une exonération légale. Par ailleurs, ne pas supprimer les données des employés deux ans après leur départ constitue une infraction. Les entreprises doivent conserver des copies datées des documents pertinents et préciser qui a effectué le contrôle et à quelle date. Pour les contrôles en ligne ou via un système de suivi des incidents (IDSP), les preuves de résultat doivent être conservées conformément à la réglementation.
Points clés à retenir
employeurs britanniques Les employeurs qui ne vérifient pas le droit au travail de leurs employés s'exposent à de lourdes amendes et à des peines d'emprisonnement, tandis que les travailleurs qui ne peuvent pas le prouver risquent l'expulsion.
Un code de partage en ligne La vérification de leur droit de travailler au Royaume-Uni est obligatoire pour la plupart des personnes n'ayant pas la nationalité britannique ou irlandaise et peut être demandée en ligne ; elle est valable 90 jours.
Citoyens britanniques/irlandais doivent présenter des documents originaux, tels qu'un passeport, soit en personne, soit par liaison vidéo en direct, soit par l'intermédiaire d'un prestataire de services d'identification d'identité certifié.
Un fournisseur de services d'identification automatisé permet aux employeurs de se conformer aux vérifications du droit au travail, d'effectuer un contrôle rapide en temps réel et de renforcer la détection des fraudes.
vérifications du droit au travail jouent un rôle crucial dans l'intégration des clients, influençant l'expérience des candidats et leur taux de fidélisation.
Les contrôles du droit au travail comme catalyseur de croissance
L'adoption de vérifications du droit au travail via des fournisseurs de services d'identification (FSI) conformes transforme la conformité d'un processus complexe en un levier de croissance. En tirant parti des FSI basés sur l'IA pour prouver l'éligibilité au droit au travail, que ce soit par le biais de vérifications de documents Grâce à des documents tels que des passeports ou des codes d'accès d'un ancien employeur, les entreprises britanniques peuvent se prémunir contre les amendes. Accédez dès aujourd'hui à des fournisseurs de services d'identité britanniques certifiés DIATF, conformes et automatisés, et recrutez des talents à grande échelle. Contacter un membre de l'équipe ComplyCube pour en savoir plus.
Questions fréquemment posées
Qu’est-ce qu’une preuve du droit de travailler au Royaume-Uni ?
La preuve du droit au travail au Royaume-Uni atteste qu'une personne est légalement autorisée à travailler en vérifiant son statut d'immigration ou son admissibilité à l'emploi. Généralement, les candidats doivent fournir un passeport, un code d'accès pour justifier leur statut de visa, ou un document comportant un numéro d'assurance nationale avant leur embauche. Les employeurs britanniques sont tenus de vérifier le droit au travail de leurs employés afin de se conformer à la réglementation.
Comment les employeurs britanniques vérifient-ils le droit au travail de leurs employés ?
Au Royaume-Uni, les employeurs peuvent vérifier le droit au travail de leurs employés de trois manières différentes : en consultant les documents en ligne via un code de partage, en accédant physiquement aux documents originaux ou en effectuant une vérification à distance auprès d’un prestataire de services d’identité agréé (IDSP). Les documents recueillis doivent être conservés pendant toute la durée du contrat de travail du candidat et pendant deux ans après sa fin, avant d’être détruits.
Quels sont les avantages de l'automatisation des vérifications du droit au travail ?
L'automatisation des vérifications du droit au travail offre des avantages tels qu'un recrutement plus rapide, une réduction des erreurs humaines lors de la validation des documents et une confirmation en temps réel du droit au travail ou du statut d'immigration. De plus, elle permet de constituer un rapport fiable et conforme aux exigences d'audit, de réduire les coûts et de garantir la conformité continue après l'offre d'emploi.
Comment collaborer avec un IDSP pour les vérifications du droit au travail ?
Pour nouer un partenariat avec un fournisseur de services d'identification britannique (IDSP), les entreprises peuvent consulter la liste de ces prestataires sur le site web GOV.UK. Parmi les critères de choix d'un IDSP figurent l'alignement sur les normes britanniques en matière de lutte contre le blanchiment d'argent (DIATF), les capacités d'intégration, le niveau d'automatisation et la conformité aux réglementations anti-blanchiment d'argent.
Quels documents sont nécessaires pour prouver son droit de travailler au Royaume-Uni ?
Les documents attestant du droit de travailler au Royaume-Uni comprennent un passeport valide, une carte biométrique, un code d'action ou un numéro d'assurance nationale pour les citoyens irlandais ou britanniques. Les candidats originaires de certains pays peuvent avoir besoin de documents supplémentaires, tels qu'une lettre d'offre d'emploi ou un certificat d'autorisation de travail. Par exemple, les pays de la liste A (emploi permanent) ou de la liste B (emploi temporaire).
