Guida alle sfide relative alla verifica dei documenti per i team di conformità

Perché la verifica dei documenti è complessa?

I processi di verifica dei documenti possono essere complessi, poiché raramente sono causati da un singolo documento caricato in modo errato da un cliente. Al contrario, i fallimenti nel processo possono essere riconducibili a molteplici fattori, tra cui soglie di rischio rigorose, tentativi di verifica multipli o istruzioni di onboarding ambigue.

Inoltre, ulteriori difficoltà possono derivare da limitazioni tecnologiche, tra cui errori di acquisizione dei dati e scarsa integrazione. Possono anche verificarsi comportamenti degli utenti, come angolazioni di ripresa errate e illuminazione inadeguata. Pertanto, per i team addetti alla conformità, il vero compito è comprendere la causa principale dei casi di errore nella verifica dei documenti, quali passi intraprendere successivamente e come migliorare il processo senza compromettere l'esperienza del cliente.

Revisione manuale o digitale dei documenti 

La verifica dei documenti è una componente standard della verifica dell'identità e della conformità alle normative "Know Your Customer" (KYC). In genere, durante i controlli dei documenti, il cliente presenta un documento, come ad esempio un passaporto o una patente di guida, che viene verificato attraverso due diverse procedure. 

Il primo metodo consiste nella verifica manuale dei documenti. In questo caso, l'azienda raccoglie documenti cartacei, come ad esempio carte d'identità rilasciate dal governo, e ne confronta le informazioni con quelle fornite dal cliente (nome, data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza). Un analista, in genere, ispeziona visivamente i documenti per verificarne la sicurezza. Questo accerta che la persona che presenta il documento corrisponda alle informazioni fornite.

D'altra parte, un verifica automatizzata dei documenti Il processo utilizza strumenti di Intelligenza Artificiale (IA), come il Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR), per estrarre istantaneamente le informazioni del cliente. Queste informazioni chiave vengono confrontate automaticamente con i dati inseriti dal cliente durante la fase di onboarding in pochi secondi. La verifica digitale dei documenti include scansioni di convalida del documento per verificarne le caratteristiche di sicurezza (ologrammi, filigrane, microstampe). In questo modo, è in grado di gestire un elevato volume di verifiche con un intervento umano minimo.

I vantaggi della verifica automatizzata dei documenti:

• I controlli documentali online aiutano i team che lavorano da remoto a scalare le verifiche senza causare stress o accumulo di lavoro arretrato.

• I controlli manuali richiedono molto tempo. La verifica digitale riduce significativamente l'elaborazione da minuti in secondi.

• Servizi di identità digitale Migliora la sicurezza, riduci i costosi errori derivanti dalla revisione umana e aumenta l'efficienza operativa.

• I processi manuali possono essere soggetti a errori umani, come ad esempio un'errata interpretazione del testo. I processi automatizzati, invece, garantiscono revisioni coerenti.

Problemi comuni nella verifica dei documenti

I casi di mancata verifica dei documenti devono essere considerati come informazioni operative, non come semplici ostacoli nella fase di onboarding. Ad esempio, un cliente potrebbe essere legittimo, ma la qualità dei suoi documenti potrebbe impedire la corretta verifica. Verifica efficace dei documenti La sua funzione è quindi duplice: conferma l'autenticità di un documento e verifica l'identità del cliente in quanto legittimo titolare.

Di conseguenza, la revisione dei documenti deve essere inquadrata come parte di un'infrastruttura di conformità end-to-end più ampia, piuttosto che come un filtro antifrode isolato. In questa sezione, esaminiamo le principali sfide relative alla verifica dei documenti, basandoci sull'esperienza della rete ComplyCube e su soluzioni autorevoli e supportate dalle normative.

1. Distinguere i documenti autentici da quelli alterati

Nel corso degli anni, la falsificazione e la manomissione dei documenti si sono evolute, con i rapporti Cifas che registrano oltre 440.000 casi di frode d'identità. Inoltre, l'ascesa di “fattorie di modelli”,” La produzione e la vendita di documenti falsi modificabili alimentano la crescita delle frodi documentali. Questi documenti imitano layout, dati personali e immagini autentici, rendendone difficile l'individuazione.

La revisione documentale multilivello va oltre un singolo controllo per consentire un onboarding verificato su larga scala.

Per contrastare questa sfida, il NIST statunitense incoraggia un processo di verifica multilivello. Le organizzazioni possono combinare la vitalità biometrica, i controlli del database e intelligenza del dispositivo per creare profili di rischio clienti completi, a supporto di decisioni di conformità più rapide. Il CPO di ComplyCube, Harry Varatharasan, osserva: "Un processo di revisione multilivello va oltre un singolo controllo per migliorare l'onboarding verificato".“

2. Problemi relativi alla qualità e all'ammissibilità dei documenti

Qualità dell'immagine scadente Rimane una sfida fondamentale per molte organizzazioni, compromettendo l'integrità dei documenti. Ad esempio, sfocature, riflessi o bordi tagliati possono portare a falsi positivi e a un inutile spreco di risorse per le procedure di escalation. Inoltre, documenti scaduti e superfici danneggiate contribuiscono a questi problemi.

I controlli di qualità devono essere dedicati al momento dell'acquisizione. Ad esempio, le aziende possono implementare controlli di qualità delle immagini in tempo reale, richieste di acquisizione, convalida dei campi e acquisizione multi-facciale obbligatoria per creare invii più puliti e tracce di audit verificabili:

Controllo della qualità dell'immagine in tempo reale:

• Rilevamento sfocatura: Se il punteggio di nitidezza scende al di sotto di 80% → Attiva "Mantieni la posizione, riprova".“
• Analisi dell'abbagliamento: Per sovraesposizioni superiori a 30% → Attivare l'opzione "Orientarsi lontano dalle luci".“
• Struttura completata: Tutti e 4 gli angoli di un documento sono visibili → Attiva un segno di spunta verde.

Suggerimenti per l'acquisizione guidata

• Anteprime in diretta: Indicare la corretta inquadratura con zone verdi e rosse.
• Passo dopo passoMostra passaggi chiari e una barra di avanzamento, ad esempio "Fronte → Retro → Selfie"“
• Consapevole del contestoAggiungere indicazioni su specifici tipi di documenti, ad esempio: "I passaporti devono avere la zona MRZ visibile".“

Convalida dei campi prima dell'invio

• Nome/Data di nascita (compilazione automatica)Estrae i dati tramite OCR, che il cliente conferma successivamente con un segno di spunta.
• Validazione della scadenzaSe il documento d'identità scade, rilascia una dichiarazione per richiederne la sostituzione con un altro documento valido.
• Documento danneggiatoSegnala e richiedi la sostituzione con un tipo di documento alternativo.

3. Falsi positivi

I sistemi obsoleti e con prestazioni scadenti possono rifiutare utenti legittimi e aumentare le revisioni manuali. Su larga scala, i falsi positivi incrementare le risorse per la conformità, distorcono le metriche di rischio e causano attriti durante il processo di onboarding. Soglie eccessivamente rigide, instradamento inadeguato per paese e gestione debole delle eccezioni possono tutti portare a tassi di fallimento artificiali.

La valutazione del rischio richiede l'analisi dei dati falsi positivi e dei falsi positivi generati in precedenza.

Per affrontare questa sfida, è innanzitutto fondamentale valutare i falsi positivi generati in precedenza. punto dati. Come soluzione, le organizzazioni possono affinare le soglie di rischio e indirizzare i modelli localizzati per eliminare i fallimenti dei modelli generici. Negli Stati Uniti, ad esempio, ogni stato rilascia le patenti di guida in modo diverso. Indirizzando ciascuno stato alla libreria di modelli corretta, è possibile ridurre al minimo i falsi positivi. 

4. Decisioni e governance incoerenti

Diversi responsabili della conformità possono giungere a conclusioni contrastanti sui casi documentali. Inoltre, la frammentazione delle responsabilità porta a una scarsa chiarezza in fase di reporting. Una formazione inadeguata sulle normative in continua evoluzione può inoltre indurre i team ad applicare standard normativi obsoleti.

Le organizzazioni sono incoraggiate a creare un modello chiaro di proprietà dei controlli. Questo include chi possiede, ha accesso e può modificare i controlli delle modifiche. Il software moderno di verifica dei documenti include Controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC), che limitano l'accesso a diversi membri del personale in base al tipo di ruolo. Abbinando ciò a una formazione periodica e all'utilizzo di modelli di policy predefiniti, si consente un'applicazione coerente in tutti i quadri normativi globali, tra cui il Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) statunitense, la MAS di Singapore, l'eIDAS e il Gruppo d'azione finanziaria internazionale (GAFI).

5. Tracce di controllo inadeguate

La verifica dei documenti non si conclude con l'onboarding riuscito. Le autorità di regolamentazione si aspettano che le organizzazioni presentino report con decisioni complete. Proprio l'anno scorso, le multe per riciclaggio di denaro (AML) per un totale di oltre 1 TP7T6 miliardi, evidenziando un'applicazione più rigorosa delle norme in materia di conformità. Le insidie più comuni in questa fase possono riguardare lacune nella raccolta e nell'integrazione dei dati.

La moderna gestione dei documenti sfrutta il controllo delle versioni e gli algoritmi di intelligenza artificiale per fornire automaticamente la versione più recente delle politiche di conformità. L'integrazione di API e SDK acquisisce i registri delle decisioni in tempo reale per ogni caso, che supportano l'integrità dei dati in tempo reale, le prove con timestamp dei profili di rischio del cliente e le modifiche al quadro decisionale. Inoltre, dashboard centralizzate Grazie alle funzionalità predisposte per gli audit, è possibile identificare lacune formative e segnali di allarme prima delle verifiche normative.

Errori da evitare nella verifica dei documenti

Durante la fase di revisione e di risposta alle richieste, possono verificarsi errori nella verifica dei documenti. Questi errori operativi, che inizialmente possono sembrare di poco conto, possono generare frammentazione. Di conseguenza, i documenti autentici subiscono ritardi, mentre quelli fraudolenti sfuggono ai controlli. 

Di conseguenza, questi errori si sommano, generando volumi di revisione manuale più elevati, un rapido abbandono della clientela e un maggiore rischio di incorrere in problemi normativi. Tuttavia, con gli strumenti e il framework giusti, le organizzazioni possono creare una solida cultura della conformità, mantenendo al contempo una base di clienti soddisfatta. Gli errori più comuni che riscontriamo in molte organizzazioni includono:

• Trattare tutti i fallimenti allo stesso modo: Ad esempio, un'immagine sfocata non dovrebbe seguire lo stesso percorso di comunicazione con il cliente e di revisione di un documento sospetto di falsificazione. Al contrario, è necessario adottare una metodologia basata sui codici di motivazione e instradare ogni problema in ogni fase in base al livello di rischio presente.

• Affidamento sulla verifica dei documenti: In genere, una decisione basata solo sui documenti può portare a un elevato numero di falsi positivi o negativi a causa di un profilo di rischio ristretto. Al contrario, la combinazione biometrico La verifica del database offre profili cliente affidabili, individuando le frodi e velocizzando l'acquisizione di clienti reali.

• Progettazione del sistema di feedback inadeguata: Messaggi generici, come "riprova", possono portare a invii multipli senza un miglioramento della qualità. Soluzioni chiare indicano all'utente se il problema riguarda un tipo di documento non accettato o i bordi ritagliati, eliminando gli ostacoli e aumentando le conversioni.

• Validazione vs verifica: Il NIST statunitense Questo processo separa la validazione delle prove, in cui un documento viene analizzato per verificarne l'autenticità, dalla verifica dell'identità, in cui si controlla che il richiedente sia il legittimo proprietario del documento. Senza questa separazione, le procedure di risanamento potrebbero risultare inefficaci.

• Intuizioni deboli: L'analisi delle cause di fallimento, compresa la comprensione del punto in cui un utente abbandona la procedura di onboarding, fornisce informazioni fondamentali sulla causa principale. Se i dati non vengono analizzati, le organizzazioni non possono stabilire se l'aumento dei tassi di fallimento sia dovuto a rischi di frode o a una scarsa esperienza utente.

Rispondere meglio alle sfide relative alla verifica dei documenti

In genere, giurisdizioni come l'UE, gli Stati Uniti, Singapore, il Regno Unito e gli Emirati Arabi Uniti richiedono una due diligence della clientela basata sul rischio e la verifica dell'identità tramite fonti affidabili e indipendenti. Tuttavia, i documenti, i metodi e gli obblighi specifici per settore variano a seconda della giurisdizione e dell'entità regolamentata. 

La mancata conformità può comportare il rischio di multe multimilionarie, erodere la fiducia dei clienti e causare danni alla reputazione. Una verifica efficace dei documenti analizza se il processo è basato sul rischio, coerente e verificabile, secondo quanto previsto dalla Raccomandazione n. 10 del GAFI. Ciò va oltre la prevenzione delle frodi, supportando la difendibilità normativa.

Per i team addetti alla conformità, ciò significa in genere apportare cinque miglioramenti graduali:

1. Flussi di lavoro adattivi: Utilizza regole più intelligenti e strutturate per aggirare, inoltrare o richiedere prove alternative dai segnali di rischio in tempo reale. Testale e perfezionale se necessario.

2. Migliorare le indicazioni di acquisizione: Suggerimenti in tempo reale per eliminare comportamenti errati da parte dell'utente, come riflessi, ritagli e invii incompleti, prima della revisione.

3. Instradamento a livelli: Instradare il flusso di lavoro di ciascun cliente in base alla giurisdizione, al tipo di documento e al profilo di rischio, abbandonando un'unica logica decisionale uniforme.

4. Controlli di identità a più livelli: Combina la revisione dei documenti con la verifica biometrica, l'intelligenza del dispositivo e controlli del database ove opportuno.

5. Segnalazione del codice motivo: Monitora le cause dei fallimenti a un livello granulare, con analisi visive segmentate per distinguere efficacemente i problemi di esperienza utente dalle frodi.

Risparmia tempo con la verifica dei documenti conformi

Gli errori di verifica dei documenti non sono solo errori di onboarding. I team di conformità possono sfruttarli come punti dati per costruire risultati KYC più solidi durante l'intero processo di onboarding e monitoraggio. Adottare una risposta più intelligente alle sfide di verifica dei documenti con un approccio a più livelli, approccio basato sul rischio consente alle aziende di individuare meglio le frodi e di garantire la conformità alle normative.

Inoltre, l'integrazione di controlli di qualità dei documenti in tempo reale e di istruzioni chiare favorisce una migliore esperienza del cliente e, di conseguenza, fedeltà e fatturato a lungo termine. Scopri come ComplyCube Le soluzioni automatizzate di verifica dei documenti e di intelligence sulle frodi possono trasformare le vostre operazioni di conformità.