Automazione della convalida dei documenti KYC per ridurre gli attriti in 7 passaggi

Che cos'è l'automazione della convalida dei documenti (KYC)?

L'automazione della convalida dei documenti nei processi Know Your Customer (KYC) sfrutta funzionalità avanzate per accelerare il processo decisionale durante la verifica dei documenti. Queste funzionalità chiave includono regole di rischio personalizzabili e la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per acquisire, convalidare e determinare se un cliente è approvato o rifiutato.

Le aziende perdono fino a 17.000 miliardi di dollari all'anno a causa di inefficienze nell'elaborazione dei documenti.

L'automazione nei controlli dei documenti si basa su algoritmi di Intelligenza Artificiale (IA) e Machine Learning (ML) per trasformare invii di documenti disordinati in verifiche affidabili con un intervento umano minimo. Di conseguenza, elimina l'errore umano nella revisione manuale. 

In questo modo, gli istituti finanziari possono gestire l'onboarding dei clienti e rispettare i requisiti normativi KYC e antiriciclaggio (AML) in modo accurato, sicuro e senza intoppi. Recenti report hanno indicato che le aziende perdono oltre 17.100 miliardi di dollari a causa di lacune nell'elaborazione dei documenti. Non sorprende che il mercato globale dell'automazione sia previsto in... superare $30 miliardi entro il 2025.

Impatto delle soluzioni di automazione KYC

Le aziende che vinceranno nel prossimo decennio saranno quelle che affronteranno strategicamente le normative AML e KYC. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario un processo completamente digitalizzato, end-to-end e orchestrato, supportato da strumenti di automazione intelligenti. Secondo RegTech Analyst, "L'errore umano è la maggiore vulnerabilità nei processi AML manuali, in particolare quando i team devono gestire attività ripetitive sotto pressione temporale".“ 

L'errore umano rimane uno dei maggiori vulnerabilità nei processi AML manuali.

Nel RegTech, l'automazione si basa in gran parte su una combinazione di intelligenza artificiale, apprendimento automatico e tecnologie di integrazione, come le interfacce di programmazione delle applicazioni (API), che operano congiuntamente. Queste funzionalità interagiscono per arricchire processi come la verifica biometrica, lo screening delle sanzioni e il monitoraggio continuo, rafforzando la conformità normativa. Grazie ai processi automatizzati, i professionisti del rischio e della conformità possono: 

• Rafforzare il rilevamento delle frodi: Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale possono facilmente scoraggiare il furto di identità e segnalare potenziali rischi, tra cui documenti falsi e deepfake.

• Migliorare l'esperienza del cliente: La verifica immediata e sicura salvaguarda le transazioni dei clienti, aumentando la fiducia e la soddisfazione.

• Soddisfare i requisiti KYC globali: Crea un programma di identificazione del cliente (CIP) fluido con percorsi di controllo completi e in tempo reale per garantire la conformità normativa.

• Notevoli risparmi sui costi: Elimina l'inserimento manuale dei dati e la necessità di personale pesante per processi comuni come l'analisi dei documenti e il riconoscimento facciale.

• Efficienza operativa: Semplifica la verifica dell'identità e la gestione del rischio concentrandoti sui casi ad alto rischio.

• Conformità continua alle normative AML: Eseguire costantemente controlli su database esterni, screening di media avversi e trigger di due diligence rafforzati.

Harry V, specialista AML presso ComplyCube, aggiunge: "Il vantaggio principale degli strumenti automatizzati KYC e AML include velocità, migliore esperienza del cliente e risparmio sui costi". I vantaggi degli strumenti di automazione KYC per i controlli dei documenti sono enormi; tuttavia, se non implementati correttamente, possono portare a una frammentazione della conformità.

Fase 1: identificare i punti critici di attrito

Le soluzioni di automazione KYC non sono la soluzione definitiva per un migliore onboarding dei clienti. Per iniziare ad automatizzare i processi, è importante costruire solide basi per la verifica dell'identità. Se l'automazione viene implementata prima di considerare il percorso KYC, può comportare sprechi di tempo e costi. Si consiglia ai team di conformità di mappare il flusso di lavoro end-to-end e comprendere chiaramente i punti di attrito più comuni. 

Ad esempio, gli istituti finanziari devono elaborare policy standardizzate, che includano la definizione di fasi del flusso di lavoro, modelli di rischio e soglie di approvazione, che possano essere digitalizzate direttamente in regole e motori decisionali. Inoltre, è fondamentale acquisire chiarezza sui punti critici dei clienti durante l'onboarding. Un time-to-value più rapido si ottiene sapendo come automatizzare le cose giuste, non tutto.

Fase 2: mappare i processi KYC in base ai rischi

Successivamente, le aziende devono creare chiari percorsi di eccezione per verifica dei documenti risultati. Invece di inoltrare ogni caso al senior management, creare un routing di automazione del flusso di lavoro con un approccio basato sul rischio. Secondo il Financial Action Task Force (FATF), un approccio basato sul rischio consente agli istituti finanziari di affrontare i rischi di riciclaggio di denaro in modo più efficace. Esempi pratici includono:

1. Risultato del documento a basso rischio esempio: Bolletta standard o scansione del passaporto: l'indirizzo corrisponde al modulo di domanda, i controlli del formato vengono superati, nessuna manomissione rilevata: completamento immediato del KYC
2. Risultato del documento a rischio medio esempio: Problemi minori di affidabilità dell'OCR (ad esempio, indirizzo sbiadito): richiedere un singolo ricaricamento con istruzioni specifiche anziché una nuova documentazione completa
3. Risultato del documento ad alto rischio esempio: Punteggio di rischio elevato per corrispondenza fuzzy delle sanzioni/PEP: passare alla conformità con l'elenco completo dei candidati, i punteggi di corrispondenza e i documenti di origine

Fase 3: Guide alla verifica dei documenti incentrate sul cliente

Proseguendo con quanto detto sopra, la creazione di un processo di onboarding fluido per i clienti inizia dalla prima interazione. Quando gli utenti inviano immagini di scarsa qualità o informazioni incomplete, ciò segnala difficoltà. Gli enti regolamentati e gli altri istituti finanziari devono implementare guide standardizzate e prompt per gli utenti durante la verifica dei documenti.

Ad esempio, durante il processo di verifica dell'identità, si raccomanda alle aziende di includere moduli intelligenti e istruzioni chiare, con supporto multilingue. Quando si verifica l'identità dei clienti provenienti da giurisdizioni ad alto rischio, i moduli intelligenti possono includere domande aggiuntive per garantire la conformità. D'altro canto, gli utenti a basso rischio possono effettuare l'onboarding più rapidamente e con meno passaggi.

Fase 4: Funzionalità di elaborazione intelligente dei documenti a strati

Andando avanti, l'automazione della convalida dei documenti KYC funziona meglio con più segnali piuttosto che con un singolo fattore che passa o fallisce. Funzionalità come Estrazione dei dati dei clienti OCR, la scansione del chip NFC e l'analisi delle funzionalità di sicurezza migliorano la conformità KYC combinando più segnali di rischio di frode per creare un profilo olistico di punteggio del rischio del cliente.

Combinando queste tecnologie avanzate, gli istituti finanziari possono sviluppare profili di rischio articolati che bilanciano velocità, sicurezza e conformità. Inoltre, eliminano la revisione manuale e il potenziale di errore umano, consentendo un rilevamento più intelligente delle attività sospette:

• Tecnologia OCR: Estrae automaticamente le informazioni del cliente, tra cui nome completo, data di nascita e indirizzo dalle zone documenti visibili e MRZ durante il processo di verifica dei documenti.

• Scansione chip NFC: Scansioni dati del chip crittografati da un documento d'identità approvato dal governo, come un passaporto, per verificare immediatamente l'identità del cliente rispetto alle autorità emittenti.

• Analisi delle funzionalità di sicurezza: Sfrutta l'apprendimento automatico per analizzare le caratteristiche principali dei documenti, come ologrammi, firme e caratteri, per individuare potenziali attività sospette.

• Autenticazione biometrica avanzata: Combina dati comportamentali oltre i dati dei documenti utilizzando la tecnologia di rilevamento della vitalità. Rileva deepfake o potenziali rischi di frode di identità.

Fase 5: implementare pKYC per il monitoraggio continuo

pKYC, noto anche come soluzione perpetua di conoscenza del cliente, rafforza Antiriciclaggio (AML) Conformità. Il processo si svolge lungo tutto il percorso del cliente, oltre l'onboarding. Durante il pKYC, le aziende passano dai processi KYC manuali, come la verifica periodica, alla verifica KYC automatizzata con informazioni aggiornate sui clienti.

pKYC si basa su feed di dati in tempo reale provenienti da database affidabili, tra cui watchlist e copertura mediatica negativa che segnalano individui o entità ad alto rischio. Di conseguenza, i profili di rischio dei clienti vengono costantemente aggiornati senza interruzioni dovute a ripetute verifiche. Per i clienti con soft trigger, come ID scaduti o aggiornamenti degli indirizzi, pKYC offre un processo di ripetuta verifica semplice e senza intoppi.

Fase 6: adottare una gestione centralizzata dei casi

Per allineare ulteriormente i controlli KYC automatizzati ai requisiti normativi, gli istituti finanziari devono investire in una solida soluzione di gestione dei casi. La gestione dei casi si riferisce al processo di monitoraggio, indagine e risoluzione di qualsiasi attività di conformità. "Un sistema centralizzato di gestione dei casi è parte integrante della conformità. L'automazione garantisce che la valutazione del rischio rimanga efficiente e trasparente per la rendicontazione normativa", aggiunge Harry V.

Con l'evoluzione dei dati dei clienti, uno strumento di gestione automatizzata dei casi li collegherà allo stesso cliente o entità sottostante. Di conseguenza, le aziende evitano visioni frammentate del rischio. Inoltre, i modelli comportamentali e transazionali si formano nel tempo e questi dati possono essere reinseriti nelle regole di automazione dei clienti per migliorare ulteriormente la precisione del rilevamento.

Fase 7: Test e ripetizione

Per colmare eventuali lacune nel processo di automazione KYC di verifica dei documenti, i test sono fondamentali. Per essere più precisi, i test e la reiterazione devono essere una disciplina continua e orientata al rischio. Ad esempio, l'analisi dei dati per metriche cruciali come falsi positivi, falsi negativi, tempo per l'inserimento manuale dei dati e punteggi di soddisfazione del cliente deve essere registrata e inserita nelle suite di test. I test devono essere parte del piano di implementazione e gestione del cambiamento:

• Ottenere chiarezza sull'ambiente di rischio: Mappare i rischi normativi e operativi per individuare gli scenari che necessitano di test più rigorosi.

• Definire criteri di successo chiari: Stabilire parametri di riferimento per i tassi di corrispondenza, le soglie negative e i livelli di tolleranza per la corrispondenza fuzzy.

• Fasi in parallelo: Eseguire controlli KYC automatizzati lungo i processi attuali per confrontare i risultati e l'affidabilità del modello.

• Forte gestione del cambiamento: Registra il nuovo tipo di documento, la posizione geografica, la versione della sessione per mantenere una prova verificabile dei risultati e del comportamento del sistema.

Soluzioni KYC/AML automatizzate di ComplyCube

ComplyCube è specializzata nell'automazione end-to-end sicura per i servizi di antiriciclaggio e verifica dell'identità. La nostra verifica basata sull'intelligenza artificiale riduce i falsi positivi, accelera l'onboarding e si adatta a qualsiasi mercato o quadro normativo. A differenza dei fornitori tradizionali, offriamo controlli completamente automatizzati, una gestione completa dei casi e prezzi all-inclusive, senza componenti aggiuntivi o costi nascosti. Parla con un membro del team per saperne di più oggi stesso. Per saperne di più, parlare con un membro della squadra oggi.