Resumen: A partir de noviembre de 2025, verificación de identidad de empresas es obligatorio. Para entender cómo conocerse Las empresas que albergan un estándar de verificación de identidad, las empresas deben seguir un proceso basado en pasos respaldado por controles. Para verificación del director de la casa de empresas, el viaje termina con un código personal utilizado para vincular roles y respaldar la presentación de declaraciones de confirmación.
¿Qué es la verificación de identidad de Companies House?
Companies House es el registro mercantil del Reino Unido que mantiene el registro público de los socios corporativos de las empresas y ofrece servicios de presentación en línea de declaraciones de confirmación. A partir de noviembre de 2025, se establecieron protocolos de verificación de identidad más estrictos para todos los directores de empresas del Reino Unido y las Personas con Control Significativo (PSC) de empresas existentes y nuevas.
Las personas deben verificarse correctamente mediante un inicio de sesión único en GOV.UK o a través de un Proveedor Autorizado de Servicios Corporativos (ASCP). Deben hacerlo mediante documentos para garantizar un registro más seguro de los miembros individuales existentes y combatir el blanqueo de capitales y el fraude de identidad. Un ACSP actúa como una entidad comercial que puede verificar a las personas en nombre de un cliente. Esto implica que la empresa debe dedicar tiempo y recursos adicionales que van más allá de la simple verificación de identidad.
Proceso de verificación de identidad de Companies House
Los proveedores de servicios de auditoría (ACSP) deben conservar la evidencia de cada verificación de identidad para cumplir con los estándares del Reino Unido y mantener un registro de auditoría claro. Esto incluye los resultados satisfactorios, fallidos y remitidos para directores corporativos o personas con control significativo (PSC), así como los intentos de verificación fallidos. Los registros completos muestran qué evidencia utilizó el ACSP, qué verificaciones realizó el equipo y a qué resultado llegó. También ayudan al ACSP a explicar cómo se tomó cada decisión y a generar un registro claro rápidamente si Companies House lo solicita.
Los equipos de ACSP deben seguir un proceso sencillo y repetible para mantener el cumplimiento y reducir el riesgo de sanciones económicas. Deben recopilar los datos personales, obtener la documentación de identificación, validar su autenticidad, confirmar que pertenece a la persona y, finalmente, registrar y conservar un paquete de auditoría completo. Una vez completada la verificación, se puede emitir el código personal y vincular los roles correspondientes para su archivo. La creación de este protocolo requiere tiempo, capacitación, controles y resultados consistentes, pero proporciona a los ACSP un proceso sólido que pueden aplicar a gran escala.
¿Por qué se ha reforzado la verificación de identidad en Companies House?
Este Introducción de la verificación de identidad En noviembre de 2025, forma parte de la iniciativa más amplia de Companies House para reducir cualquier abuso del registro relacionado con la lucha contra el blanqueo de capitales y los delitos económicos. Para evitar el uso de empresas con fines ilícitos, los directores actuales deben verificar su identidad. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y a reducir riesgos adicionales.
Los controles de identidad se están endureciendo porque el Reino Unido está cerrando brechas.
Joshua Vowles-Dent, responsable de GTM, afirma: “Las comprobaciones de identidad se están endureciendo porque el Reino Unido está cerrando brechas que se han explotado durante años: empresas fantasma, datos falsos de directores e identidades sintéticas que facilitan la transferencia de valor y ocultan la rendición de cuentas. Para los ACSP, el cambio es claro: la verificación de identidad no puede considerarse un requisito puntual. Debe ser consistente, basada en pruebas y repetible, con registros que resistan el escrutinio‘.’
El proceso de verificación de identidad debe seguir un estándar uniforme, no basarse en un enfoque de "mejor esfuerzo". Companies House deja claro que las entidades comerciales, como los proveedores de servicios de pago (ACSP), deben cumplir con el estándar de verificación de identidad al verificar a los responsables de control significativo (PSC) o directores existentes de sus clientes. Si las organizaciones omiten estos pasos o los aplican de forma inconsistente, se arriesgan a incumplir la normativa, ser objeto de escrutinio regulatorio y sufrir sanciones económicas.
Alcance de la verificación del servicio de Companies House
Actualmente, la verificación de identidad en Companies House se aplica a directores, personas con control significativo (PCS) y miembros de sociedades de responsabilidad limitada, quienes deben verificar su identidad. Los directores y las PCS no pueden ejercer legalmente estas funciones sin una identidad verificada. Si no cumplen con los requisitos de verificación de identidad, pueden enfrentar acciones legales, enjuiciamiento y sanciones económicas por parte de los tribunales.
También es común ver estados mixtos en un mismo archivo de la declaración de confirmación de una empresa. Una misma empresa puede tener directores nuevos y existentes, además de directores de PSC existentes al mismo tiempo. Por lo tanto, la admisión debe reflejar claramente los roles. Los clientes también preguntan por el secretario de la empresa, por lo que se debe definir quién debe verificar su identidad y quién solo presenta la declaración.
El proceso de verificación de identidad de Companies House
En noviembre de 2025, el registro mercantil dispondrá de dos vías para el nuevo proceso de verificación de identidad. Como se mencionó, la gente verifica directamente a través de gov.uk un inicio de sesión, oficina de correos o utilizan un proveedor autorizado de servicios corporativos (ACSP). Se trata de una verificación directa de la identidad de los directores y PSC existentes.
La ruta ACSP es la vía asistida, útil tanto para empresas existentes como para nuevas. A diferencia del inicio de sesión único de gov.uk, aquí es donde la empresa gestiona y ejecuta las comprobaciones, mantiene registros y ofrece soporte en casos especiales relacionados con la identidad de la empresa. Ambas vías introducen la verificación de identidad para el mismo fin como parte de los procedimientos contra el blanqueo de capitales, previniendo el uso de empresas con fines ilegales y cualquier otra forma de fraude de identidad.
Errores comunes de los proveedores de servicios corporativos autorizados (ACSP)
Los equipos de ACSP suelen toparse con los mismos cuatro obstáculos al realizar la verificación de directores en Companies House. Confunden la debida diligencia del cliente (AML CDD) con la verificación de identidad de Companies House, aceptan datos de admisión incompletos, especialmente el historial de direcciones, mantienen registros deficientes y no explican claramente el código personal a los clientes.
Estas deficiencias en el cumplimiento normativo pueden dejar a los directores de empresa en una situación difícil, al tener que vincular su identidad verificada con sus cargos en Companies House para la presentación de documentos. Esto se debe a que Companies House establece requisitos muy claros. Los proveedores de servicios de pago autorizados (ACSP, por sus siglas en inglés) deben cumplir con el estándar de verificación de identidad y conservar pruebas detalladas de cada comprobación.
La solución más simple es un modelo operativo más estricto: dividir AML y Companies House en flujos de trabajo separados, validar los datos de admisión por adelantado, estandarizar un "paquete de auditoría" para cada caso y enviar una breve explicación sobre cómo acceder y usar el código personal de verificación del director de Companies House (a través de "Administrar cuenta") antes de las fechas de presentación clave.
Guía de Identidad para los Estándares de Verificación de Companies House
Companies House presenta verificación de identidad como obligatoria Y es crucial que los ACSP completen cada paso. Esto significa que su ACSP debe priorizar los estándares. Las herramientas pueden ayudar, pero la responsabilidad recae en usted. Aquí también es donde la gobernanza antilavado de dinero ayuda. La cultura antilavado de dinero ya valora la evidencia y los registros de auditoría. Aun así, la verificación de directores de Companies House tiene su propio proceso y requisitos de verificación de identidad. No es una simple verificación AML.
Paso 1: Ingresar detalles y calidad de los datos de identidad
Los proveedores de servicios de verificación de identidad (ACSP) deben recopilar la evidencia adecuada para verificar la identidad de una persona. Aquí es donde los documentos de identidad y la elección de la identificación con foto son importantes. Las formas de identificación aceptables pueden incluir documentos emitidos por el gobierno, pasaportes de lectura mecánica, permisos de residencia biométricos, permisos de residencia biométricos del Reino Unido, tarjetas de residencia biométricas del Reino Unido, tarjetas de pasaporte irlandesas y permisos de trabajadores fronterizos del Reino Unido. GOV.UK One Login enumera los tipos de identificación con foto que las personas pueden usar para verificar su identidad. Los ACSP deben registrar el número de referencia del documento, la fecha de vencimiento y el país de emisión como parte de la evidencia, para que cada verificación tenga un registro de auditoría claro y defendible.
Paso 2: Documentos de identidad y identificación con fotografía
Es importante obtener pruebas para verificar la identidad de la empresa. Aquí es donde cobran importancia los documentos de identidad y la elección de la identificación con foto. Los proveedores de servicios de pago (ACSP) pueden aceptar diversas formas de identificación, incluidos documentos emitidos por el gobierno, pasaportes de lectura mecánica, permisos de residencia biométricos, permisos de residencia biométricos del Reino Unido, tarjetas de residencia biométricas del Reino Unido, tarjetas de pasaporte irlandesas y permisos de trabajadores fronterizos del Reino Unido. GOV.UK One Login enumera los tipos de identificación con foto que las personas pueden usar para verificar su identidad.
Paso 3: Preguntas de seguridad
Algunos usuarios deben demostrar su identidad respondiendo preguntas de seguridad en línea. Normalmente, esto solo se aplica a los trámites directos para la verificación de directores en el registro mercantil. En este caso, la persona puede completar el proceso digitalmente sin necesidad de acudir a una oficina de correos. Estas preguntas ayudan a confirmar que la persona tiene acceso a la información vinculada a su identidad.
Paso 4: Verificación de identidad
Las comprobaciones de identidad básicas garantizan que la documentación presentada sea auténtica, válida y no haya sido alterada. Posteriormente, se verifica que pertenezca a la persona que realiza el trámite. En la opción “en línea y luego en la oficina de correos”, los usuarios deben introducir la información de su documento de identidad con fotografía en GOV.uk y, a continuación, acudir a una oficina de correos para que escaneen dicho documento. Esto confirma que el documento presentado coincide con el enviado en línea.
Paso 5: Registros y conservación
Companies House exige que los equipos mantengan registros de las pruebas e información utilizadas durante el proceso de verificación de identidad. Estos registros ayudan a demostrar cómo se llegó a la decisión de verificación y proporcionan un registro de auditoría en caso de que la decisión se revise posteriormente. La información debe conservarse durante 7 años a partir de la fecha en que se completa la verificación de identidad. Es fundamental recopilar la información correcta en el momento de la verificación, y no a posteriori. Unos registros claros facilitan la defensa del proceso, especialmente cuando se realizan comprobaciones a gran escala.
Paso 6: Decisión de verificación
El último paso es la verificación del director en el registro mercantil. En esta etapa, los equipos deben determinar si la identidad de la persona puede verificarse basándose en las comprobaciones, las pruebas y la información registrada. Esta decisión debe ser clara, coherente y fácil de justificar. Es importante elaborar un expediente de verificación como parte del nuevo proceso de verificación del director en el registro mercantil. Este expediente incluye detalles sobre la verificación de identidad, como las acciones realizadas, los resultados y los motivos de la decisión.
Paquete de verificación de identidad de Companies House para la preparación ante auditorías
Un paquete de verificación ACSP sólido transforma la verificación de directores de Companies House, de una tarea puntual a un proceso sólido que los equipos pueden replicar a gran escala. Companies House exige a los ACSP que registren cada paso de la verificación de identidad y los conserven durante 7 años. Cada paquete debe diseñarse para que responda rápidamente a una pregunta clave: ¿Qué comprobamos? ¿En qué pruebas nos basamos? ¿Por qué verificamos la identidad de la persona, la rechazamos o la remitimos para una revisión adicional?
En la práctica, un paquete completo debe incluir: detalles de admisión (datos de identidad proporcionados durante la incorporación), copias de evidencias (imágenes de documentos o resultados de captura) y registros de verificación (resultados del sistema que muestran resultados de autenticidad/propiedad). También debe incluir el registro de decisiones (verificado/reprobado/referido), las notas del revisor (si corresponde), la confirmación de envío del ACSP y un registro de tiempo listo para auditoría que vincule las acciones con el operador y la hora, además de un marcador de retención claro para que su equipo sepa cuándo se puede desechar el registro.
Código personal de Companies House a través de un solo inicio de sesión en gov.uk
Después de que una persona verifica su identidad, obtiene un código personal de Companies House. Companies House explica que es un código de 11 caracteres, Personalizado para cada individuo. Los clientes suelen llamarlo código personal de la casa. Los usuarios pueden ver y administrar su código personal y los datos de verificación a través de su cuenta de Companies House, mediante la opción "Administrar cuenta", una vez verificada su identidad y conectada a la cuenta.
Tras la verificación, el registro de Companies House se actualizará para mostrar las fechas de vencimiento de cada puesto que ocupe. Es posible que se le solicite que proporcione su código personal a Companies House más de una vez si participa en más de una empresa. Companies House indica que debe iniciar sesión con la misma dirección de correo electrónico que utilizó al verificarse.
Manejo de identificadores confidenciales para la verificación de identidad de Companies House
Algunos clientes preguntarán si necesitan proporcionar su número de la Seguridad Social, especialmente cuando las distintas rutas de verificación solicitan información diferente. Los proveedores de servicios de pago autorizados (ACSP) deben tratar cualquier identificador gubernamental como información confidencial y recopilarlo únicamente cuando la ruta de verificación seleccionada lo requiera realmente. GOV.UK One Login puede utilizar pruebas y señales de verificación más allá de la identificación con foto, incluyendo comprobaciones de los registros fiscales de HMRC. La ruta de preguntas de seguridad también utiliza preguntas similares a las del historial crediticio, por lo que los usuarios pueden ver diferentes mensajes según la información disponible.
Desde la perspectiva de los controles de ACSP, el objetivo es la minimización más fuertes salvaguardas: recopilar los atributos mínimos necesarios para completar el proceso de verificación de identidad, almacenarlos con controles de acceso estrictos y conservarlos solo el tiempo necesario para la auditoría. Guía del GAFI sobre identidad digital enmarca explícitamente la identificación digital como una forma de respaldar elementos de la debida diligencia del cliente utilizando un enfoque basado en el riesgo, que se alinea bien con el tratamiento de identificadores como el número de seguro nacional como opcionales por diseño, no predeterminados por hábito.
Estudio de caso: Un fundador extranjero se convierte en director de una empresa cerca de la fecha de presentación
Northbridge Services Ltd (Leeds) incorporó a un fundador extranjero como nuevo director y actualizó los datos de un director existente. El fundador intentó iniciar sesión en gov.uk, pero tuvo dificultades para verificar su identidad. Tras cambiar a una ruta ACSP, se percató de que un buzón compartido causaba confusión con la misma dirección de correo electrónico utilizada en la verificación. Esto impidió el acceso a un código personal para la verificación del director de Companies House a través de Administrar cuenta.
Manual de verificación ACSP y recuperación de acceso al código
Un ACSP ejecutó el proceso de seis pasos y recopiló evidencia en un paquete de auditoría limpio. Esto se trató como un proceso completo de verificación del director de la empresa. Posteriormente, asignaron al nuevo director una dirección de correo electrónico única y documentaron su titularidad. Además, el equipo alineó los siguientes pasos para la vinculación de roles y el plazo de presentación. Una identidad verificada genera un código personal que permite la vinculación de roles.
Resultados
- La identidad verificada del nuevo director estaba claramente vinculada al cargo.
- Eliminaron el riesgo de la bandeja de entrada compartida y mantuvieron el acceso estable.
- La empresa presentó la solicitud a tiempo sin necesidad de modificar la identidad de los miembros corporativos de las empresas existentes.
Directores corporativos, sociedades de responsabilidad limitada corporativas, miembros corporativos y sociedades limitadas en el alcance en una fecha posterior
Tras noviembre de 2025, Companies House ha indicado que algunos cargos pasarán a estar sujetos a regulación en una fecha posterior, por lo que los proveedores de servicios de auditoría (ACSP) deben prever cambios posteriores. Esto incluye a los directores corporativos, los directivos de sociedades controladas en el ejercicio (PSC) y las sociedades limitadas. Estos cargos requieren una definición de funciones más precisa. Algunos clientes también describen las estructuras de sociedades de responsabilidad limitada (LLP) utilizando términos como “socios corporativos” o «socios corporativos de empresas», donde la empresa es el socio, lo que precisamente genera fricciones debido a un modelado de datos deficiente y cadenas de propiedad poco claras.
Como se describe en el programa "Cambios en la legislación mercantil del Reino Unido" de Companies House, la implementación por etapas forma parte del plan, por lo que los mejores equipos tratan el alcance posterior como una iteración planificada del producto, no como un simulacro de incumplimiento inesperado. Puede obtener más información sobre los flujos de trabajo aquí: Cree una sólida lista de verificación de diligencia debida KYC en el Reino Unido
Conclusiones clave
- Verificación de identidad de empresas Funciona mejor como un flujo de trabajo de extremo a extremo, no como una verificación única.
- Verificación del director de Companies House Debe planificarse en función de la fecha límite para la declaración de confirmación.
- Sólido registro de datos (Paquete de auditoría + retención) hace que un proceso ACSP sea defendible a gran escala.
- Comunicación clara con el cliente Los plazos y el uso del código evitan la mayoría de los retrasos y las repeticiones de trabajo.
- Estándar de verificación de identidad de la casa de reuniones de empresas significa mapear cada paso a evidencia guardada y a un registro de decisiones claro.
Preparándose para la escala con ComplyCube
A partir de noviembre de 2025, con el período de transición de 12 meses, el volumen aumentará. Más personas verificarán conforme se acercan las fechas límite de la declaración de confirmación de la empresa. El proceso de proveedor de servicios corporativos autorizado es una ventaja. Con una buena admisión, verificaciones rigurosas y una rápida recuperación de registros, las empresas pueden evitar sanciones financieras y otros riesgos.
Así que, si desea que su solución de verificación de identidad sea a prueba de futuro, diseñe ahora para roles posteriores. Esto incluye a los directivos de PSC corporativos y las sociedades limitadas. Si desea una revisión práctica de su flujo de trabajo con respecto al estándar de seis pasos, hable con nuestro equipo en ComplyCube. Podemos ayudarle a estandarizar los controles y generar resultados fáciles de auditar que se ajusten a su política.
Preguntas frecuentes
¿Necesito iniciar sesión en GOV.uk One para la verificación de identidad en Companies House?
No siempre. GOV.UK One Login es la vía directa para que las personas verifiquen su identidad en línea. Los proveedores de servicios de autenticación de clientes (ACSP) también pueden verificar a sus clientes mediante su propio flujo de trabajo, siempre que cumplan con los estándares de verificación de identidad de Companies House en cuanto a captura de evidencia, comprobación de identidad, toma de decisiones y mantenimiento de registros.
¿Pueden los directores verificar su identidad en la oficina de correos?
Sí. Los directores, los responsables de control y algunos directivos que no puedan completar el proceso de inicio de sesión único de GOV.UK pueden utilizar el servicio postal. Introducen los datos de su documento de identidad con fotografía en línea y, a continuación, acuden a una oficina postal participante para que les escaneen y verifiquen el documento en persona.
¿Por qué las personas pierden el acceso a su código personal de Companies House?
Por lo general, los usuarios pierden el acceso porque inician sesión con la cuenta incorrecta, usan una dirección de correo electrónico diferente o no encuentran el código en su cuenta de Companies House. Dado que el código personal es necesario para vincular la verificación con un cargo en la empresa, esto puede retrasar la presentación de documentos y las confirmaciones.
¿Durante cuánto tiempo deben los proveedores de servicios de autenticación de activos (ACSP) conservar los registros de verificación de identidad?
Los proveedores de servicios de autenticación de personas con discapacidad (ACSP, por sus siglas en inglés) deben conservar los registros de verificación de identidad durante 7 años a partir de la fecha en que se complete la verificación. Estos registros deben indicar qué pruebas se utilizaron, qué comprobaciones se realizaron, qué decisión se tomó y por qué se aceptó o rechazó la identidad de la persona.
¿Cómo ayuda ComplyCube a verificar la identidad en Companies House?
ComplyCube ayuda a los proveedores de servicios de auditoría a estandarizar la verificación de identidad en Companies House con un flujo de trabajo listo para auditorías. Los equipos pueden recopilar pruebas de identidad, realizar comprobaciones, tomar decisiones coherentes y conservar los registros de verificación. Esto permite a las empresas verificar de forma eficiente a directores, personas con control significativo y funcionarios relevantes, manteniendo la solidez del proceso a gran escala.
