TL;DR : En novembre 2025, vérification d'identité des sociétés est obligatoire. Pour comprendre comment se rencontrer Conformément à la norme de vérification d'identité des sociétés, les entreprises doivent suivre un processus par étapes, étayé par des contrôles. vérification du directeur de la société, le voyage se termine par un code personnel utilisé pour lier les rôles et les documents de confirmation de dépôt.
Qu’est-ce que la vérification d’identité de Companies House ?
Companies House est l'organisme d'enregistrement britannique qui tient le registre public des personnes morales des sociétés et gère les services de dépôt en ligne des déclarations de confirmation. Depuis novembre 2025, des protocoles de vérification d'identité renforcés sont obligatoires pour tous les administrateurs et les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) des sociétés britanniques, qu'elles soient existantes ou nouvelles.
Les personnes doivent s'authentifier avec succès soit via GOV.UK one login, soit par l'intermédiaire d'un prestataire de services agréé (ASCP). Cette authentification se fait à l'aide de documents, afin de garantir la sécurité du registre des membres et de lutter contre le blanchiment d'argent et l'usurpation d'identité. Un ACSP agit en tant qu'entité commerciale habilitée à vérifier l'identité des personnes pour le compte d'un client. Cela implique un investissement supplémentaire en temps et en ressources de la part de l'entreprise, au-delà de la simple vérification d'identité.
Parcours de vérification d'identité auprès de Companies House
Les prestataires de services de vérification d'identité (ACSP) doivent conserver les preuves de chaque contrôle d'identité afin de respecter les normes britanniques et de maintenir une traçabilité complète. Cela inclut les résultats positifs, négatifs et les renvois concernant les administrateurs ou les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC), ainsi que les tentatives de vérification infructueuses. Des enregistrements complets indiquent les preuves utilisées par l'ACSP, les contrôles effectués par l'équipe et le résultat obtenu. Ils permettent également à l'ACSP d'expliquer le processus décisionnel et de fournir rapidement un compte rendu clair si Companies House en fait la demande.
Les équipes ACSP doivent suivre une procédure simple et reproductible pour garantir la conformité et réduire le risque de sanctions financières. Elles doivent recueillir les informations de la personne, obtenir une preuve d'identité, en vérifier l'authenticité, confirmer qu'elle appartient bien à la personne, puis enregistrer et conserver un dossier d'audit complet. Une fois la vérification terminée, le code personnel peut être attribué et les rôles concernés peuvent être associés pour l'archivage. La mise en place de ce protocole exige du temps, de la formation, des contrôles et des résultats cohérents, mais elle offre aux ACSP un processus fiable qu'elles peuvent appliquer à grande échelle.
Pourquoi la vérification d'identité de Companies House a-t-elle été renforcée ?
Ce introduction de la vérification d'identité En novembre 2025, cette mesure s'inscrit dans le cadre d'une initiative plus large de Companies House visant à réduire tout abus du registre lié au blanchiment d'argent et à la criminalité économique. Afin d'empêcher l'utilisation des sociétés à des fins illégales, les dirigeants en exercice doivent faire vérifier leur identité. Cela contribue à garantir le respect des obligations légales et à limiter les risques.
Les contrôles d'identité se durcissent car le Royaume-Uni comble ses lacunes.
Joshua Vowles-Dent, responsable GTM, explique : “ Les contrôles d’identité se renforcent car le Royaume-Uni comble des lacunes exploitées depuis des années : sociétés écrans, fausses informations sur les dirigeants et identités synthétiques qui facilitent les transferts de fonds et la dissimulation des responsabilités. Pour les fournisseurs de services de paiement en ligne (ACSP), le changement est clair : la vérification d’identité ne peut plus se limiter à une simple formalité ponctuelle. Elle doit être systématique, fondée sur des preuves et reproductible, avec des enregistrements qui résistent à l’examen. ‘
Le processus de vérification d'identité doit suivre une norme uniforme, et non une approche approximative. Companies House précise que les entités commerciales telles que les ACSP doivent respecter cette norme lors de la vérification des PSC ou des administrateurs existants pour le compte de leurs clients. Tout manquement à cette obligation ou application incohérente de ces étapes expose les organisations à des risques de non-conformité, à un contrôle réglementaire et à des sanctions financières.
Étendue de la vérification du service Companies House
La vérification d'identité auprès de Companies House s'applique actuellement aux administrateurs, aux personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) et aux membres de sociétés à responsabilité limitée (SARL) qui doivent justifier de leur identité. Les administrateurs et les PSC ne peuvent exercer légalement leurs fonctions sans une identité vérifiée. En cas de non-respect des exigences de vérification d'identité, ils s'exposent à des mesures d'exécution, des poursuites et des sanctions financières.
Il est fréquent de constater la présence de statuts mixtes dans un même dossier de déclaration de confirmation d'entreprise. Une entreprise peut compter simultanément de nouveaux administrateurs, des administrateurs en poste et des personnes exerçant un contrôle significatif (PSC). Il est donc essentiel que les rôles soient clairement définis lors de la réception des documents. Les clients s'interrogent également sur le secrétaire général ; il convient donc de préciser qui doit justifier son identité et qui se contente de déposer le document.
Le processus de vérification d'identité de Companies House
En novembre 2025, le registre du commerce et des sociétés proposera deux options pour la nouvelle procédure de vérification d'identité. Comme indiqué précédemment, Les gens vérifient directement via gov.uk, un identifiant, un bureau de poste ou ils utilisent un fournisseur de services aux entreprises agréé (ACSP). Il s'agit d'une vérification directe de l'identité des administrateurs et des personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) en fonction.
La procédure ACSP est une procédure assistée avantageuse pour les entreprises existantes comme pour les nouvelles. Contrairement à l'authentification unique sur gov.uk, c'est à l'entreprise qu'il incombe de gérer et d'effectuer les vérifications, de tenir les registres et de traiter les cas particuliers liés à l'identité auprès de Companies House. Ces deux procédures mettent en place une vérification d'identité dans le but de lutter contre le blanchiment d'argent et d'empêcher l'utilisation des entreprises à des fins illégales, ainsi que toute autre forme d'usurpation d'identité.
Pièges courants pour les fournisseurs de services aux entreprises agréés (ACSP)
Les équipes ACSP rencontrent souvent les mêmes quatre écueils lors de la vérification des dirigeants auprès de Companies House. Elles confondent les procédures de connaissance du client (AML CDD) avec la vérification d'identité auprès de Companies House, acceptent des données initiales incomplètes, notamment concernant l'historique des adresses, conservent des dossiers incomplets et n'expliquent pas clairement le code personnel à leurs clients.
Ces lacunes en matière de conformité peuvent bloquer les dirigeants d'entreprise au moment où ils doivent lier leur identité vérifiée à leurs fonctions auprès de Companies House pour les déclarations. Cela s'explique par les exigences très claires de Companies House. Les prestataires de services de vérification d'identité (ACSP) doivent respecter la norme de vérification d'identité et conserver une preuve détaillée de chaque étape du contrôle.
La solution la plus simple consiste à adopter un modèle opérationnel plus rigoureux : séparer la lutte contre le blanchiment d’argent et les procédures de Companies House en flux de travail distincts, valider les données initiales en amont, standardiser un “ dossier d’audit ” pour chaque cas et envoyer une brève note expliquant comment accéder au code personnel de vérification des administrateurs de Companies House et l’utiliser (via “ Gérer le compte ”) avant les dates de dépôt importantes.
Guide sur les normes d'identité pour la vérification des sociétés auprès de Companies House
Companies House présente La vérification d'identité est obligatoire. Il est crucial que les prestataires de services de certification (ACSP) suivent scrupuleusement chaque étape. Cela signifie que votre ACSP doit privilégier le respect des normes. Les outils peuvent être utiles, mais la responsabilité vous incombe. C'est là que la gouvernance en matière de lutte contre le blanchiment d'argent intervient. La culture de la lutte contre le blanchiment d'argent valorise déjà les preuves et les pistes d'audit. Toutefois, la vérification des administrateurs auprès de Companies House constitue un processus spécifique, avec ses propres exigences en matière de vérification d'identité. Il ne s'agit pas d'un simple contrôle LCB-FT supplémentaire.
Étape 1 : Saisie des informations et qualité des données d’identité
Les prestataires de services de vérification d'identité (ACSP) doivent recueillir les preuves adéquates pour vérifier l'identité d'une personne. Le choix des documents d'identité et des pièces d'identité avec photo est donc crucial. Les pièces d'identité acceptées comprennent les documents officiels, les passeports à lecture optique, les titres de séjour biométriques (y compris les cartes de séjour biométriques britanniques), les cartes de passeport irlandaises et les permis de travail frontaliers britanniques. Le site GOV.UK One Login répertorie les types de pièces d'identité avec photo utilisables pour vérifier son identité. Les ACSP doivent consigner le numéro de référence du document, sa date d'expiration et son pays d'émission afin de garantir une traçabilité claire et fiable pour chaque vérification.
Étape 2 : Documents d’identité et pièce d’identité avec photo
Il est important d'obtenir des preuves pour vérifier l'identité de leur entreprise. C'est là que les documents d'identité et le choix de la pièce d'identité avec photo sont essentiels. Les fournisseurs de services d'authentification (ACSP) acceptent plusieurs formes d'identification, notamment les documents officiels, les passeports à lecture optique, les titres de séjour biométriques, les cartes de séjour biométriques britanniques, les cartes de passeport irlandaises et les permis de travail frontaliers britanniques. Le site GOV.UK One Login répertorie les types de pièces d'identité avec photo acceptées pour la vérification d'identité.
Étape 3 : Questions de sécurité
Certains utilisateurs doivent prouver leur identité en répondant à des questions de sécurité en ligne. Généralement, cela concerne uniquement les procédures directes de vérification des dirigeants auprès du registre du commerce et des sociétés. Dans ce cas, la personne peut effectuer la démarche en ligne sans se déplacer dans un bureau de poste. Ces questions permettent de confirmer que la personne a bien accès aux informations qui doivent être liées à son identité.
Étape 4 : Vérifications d'identité
Les contrôles d'identité de base garantissent que les justificatifs fournis sont authentiques, valides et intègres. Il faut ensuite vérifier qu'ils appartiennent bien à la personne effectuant la démarche. Dans le cadre de la procédure “ en ligne puis à la poste ”, les utilisateurs doivent saisir les informations de leur pièce d'identité avec photo sur GOV.uk, puis se rendre dans un bureau de poste pour faire scanner cette pièce d'identité. Cela confirme que le document présenté correspond à celui soumis en ligne.
Étape 5 : Enregistrements et conservation
Le registre du commerce et des sociétés exige que les équipes conservent les preuves et les informations utilisées lors du processus de vérification d'identité. Ces documents permettent de retracer le processus de décision et constituent une piste d'audit en cas de réexamen ultérieur. Les informations doivent être conservées pendant sept ans à compter de la date de fin de la vérification d'identité. Il est essentiel de recueillir les informations pertinentes au moment de la vérification, et non a posteriori. Des documents clairs facilitent la justification du processus, notamment lors de contrôles effectués à grande échelle.
Étape 6 : Décision de vérification
La dernière étape consiste à vérifier l'identité du dirigeant auprès du registre du commerce. Les équipes doivent alors déterminer si l'identité de la personne peut être vérifiée sur la base des contrôles, des preuves et des informations enregistrées. Cette décision doit être claire, cohérente et facilement justifiable. Il est important de constituer un dossier de vérification dans le cadre de la nouvelle procédure de vérification des dirigeants auprès du registre du commerce. Ce dossier doit inclure des informations détaillées sur la vérification d'identité, telles que les actions entreprises, les résultats obtenus et les motifs de la décision.
Pack de vérification d'identité de Companies House pour la préparation aux audits
Un dossier de vérification ACSP complet transforme la vérification des dirigeants auprès de Companies House, d'une tâche ponctuelle, en un processus fiable et reproductible à grande échelle. Companies House exige des ACSP qu'ils conservent les enregistrements de chaque étape de la vérification d'identité pendant 7 ans. Chaque dossier doit être conçu pour répondre rapidement à une question précise : qu'avons-nous vérifié ? Sur quelles preuves nous sommes-nous appuyés ? Et pourquoi avons-nous validé, rejeté ou soumis l'identité de la personne à un examen plus approfondi ?
En pratique, un dossier complet doit inclure : les informations d’admission (les données d’identité fournies lors de l’intégration), les copies des preuves (images des documents ou résultats de capture), et les journaux de contrôle (résultats système indiquant l’authenticité et la propriété). Il doit également contenir la décision prise (vérifié/rejeté/à transmettre), les notes du réviseur (le cas échéant), la confirmation de soumission à l’ACSP, ainsi qu’un historique horodaté conforme aux exigences d’audit, reliant les actions à l’opérateur et à la date, et un indicateur de conservation clair permettant à votre équipe de savoir quand le dossier peut être supprimé.
Code personnel de Companies House via gov.uk (une seule connexion)
Une fois son identité vérifiée, une personne reçoit un code personnel de Companies House. Companies House explique qu'il s'agit d'un Code à 11 caractères, Ce code est personnel et propre à chaque individu. Les clients l'appellent souvent leur code personnel interne. Une fois leur identité vérifiée et associée à leur compte, les utilisateurs peuvent consulter et gérer leur code personnel ainsi que leurs informations de vérification via leur compte Companies House, dans la section « Gérer mon compte ».
Le registre de Companies House sera mis à jour pour indiquer les dates d'échéance de chaque fonction que vous occupez après vérification. Il se peut que vous deviez fournir votre code personnel à Companies House à plusieurs reprises si vous êtes impliqué(e) dans plusieurs entreprises. Companies House précise que vous devez vous connecter avec la même adresse électronique que celle utilisée lors de votre vérification.
Gestion des identifiants sensibles pour la vérification d'identité auprès de Companies House
Certains clients demandent s'ils doivent fournir leur numéro de sécurité sociale, notamment lorsque les différentes méthodes de vérification requièrent des informations différentes. Les fournisseurs de services de vérification d'accès (ACSP) doivent traiter tout identifiant gouvernemental comme une donnée hautement sensible et ne le collecter que lorsque la procédure de vérification sélectionnée l'exige réellement. GOV.UK One Login peut utiliser des preuves et des signaux de vérification autres que la pièce d'identité avec photo, notamment des vérifications auprès du HMRC (administration fiscale britannique). La procédure par questions de sécurité utilise également des questions similaires à celles posées lors d'une vérification de solvabilité ; les utilisateurs peuvent donc voir des messages différents selon les données disponibles.
Du point de vue des contrôles ACSP, l'objectif est la minimisation associée à des garanties solides : collecter les attributs minimaux nécessaires à la réalisation du processus de vérification d'identité, les stocker avec des contrôles d'accès stricts et les conserver uniquement pendant la durée nécessaire à l'audit. Orientations du GAFI en matière d'identité numérique L'identité numérique est explicitement présentée comme un moyen de soutenir les éléments de la diligence raisonnable à l'égard de la clientèle en utilisant une approche fondée sur les risques, ce qui correspond bien au fait de considérer les identifiants tels qu'un numéro d'assurance national comme facultatifs par conception, et non par défaut par habitude.
Étude de cas : Un fondateur étranger devient administrateur de société à l'approche de la date de dépôt.
Northbridge Services Ltd (Leeds) a ajouté un fondateur étranger en tant que nouveau directeur et a mis à jour les informations d'un directeur existant. Le fondateur a tenté de se connecter via gov.uk one, mais a rencontré des difficultés pour vérifier son identité. Après avoir opté pour une solution ACSP, il a constaté qu'une boîte mail partagée était à l'origine de la confusion, l'adresse électronique utilisée lors de la vérification étant la même. Ceci a bloqué l'accès au code personnel nécessaire à la vérification des directeurs auprès de Companies House via la gestion de son compte.
Manuel de vérification ACSP et de récupération d'accès au code
Un prestataire de services agréé (ACSP) a mené la procédure en six étapes et a rassemblé les preuves dans un dossier d'audit complet. Cette procédure a été traitée comme une vérification complète des administrateurs auprès du registre du commerce. Ensuite, une adresse électronique unique a été attribuée au nouvel administrateur et la propriété des biens a été documentée. De plus, l'équipe a coordonné les prochaines étapes avec le lien entre les rôles et le calendrier des dépôts. Une identité vérifiée génère un code personnel permettant le lien entre les rôles.
Résultats
- L'identité vérifiée du nouveau directeur correspondait parfaitement à son poste.
- Ils ont éliminé les risques liés aux boîtes de réception partagées et assuré la stabilité de l'accès.
- La société a déposé sa demande dans les délais impartis, sans modification d'identité pour les membres corporatifs existants.
Les administrateurs de sociétés, les sociétés exerçant un contrôle significatif, les membres de sociétés et les sociétés en commandite seront inclus dans le champ d'application ultérieurement.
Après novembre 2025, Companies House a indiqué que certains rôles seront concernés ultérieurement ; les prestataires de services de conseil en gestion de patrimoine (ACSP) doivent donc s’attendre à des changements. Cela concerne notamment les administrateurs de sociétés, les dirigeants de sociétés exerçant un contrôle significatif (PSC) et les sociétés en commandite. Une cartographie plus précise des rôles est nécessaire. Certains clients utilisent encore des termes comme “ membres personnes morales ” ou « sociétés membres personnes morales » pour décrire les structures de sociétés en commandite, alors qu’une société est le membre. C’est précisément là que des modélisations de données inadéquates et des chaînes de propriété floues peuvent engendrer des difficultés.
Comme indiqué dans le programme de Companies House relatif aux ’ modifications du droit des sociétés au Royaume-Uni “, la mise en œuvre progressive est prévue. Les meilleures équipes considèrent donc les changements ultérieurs comme une itération produit planifiée, et non comme une situation d'urgence imprévue en matière de conformité. Pour en savoir plus sur les flux de travail, cliquez ici : Élaborer une liste de contrôle de diligence raisonnable KYC solide au Royaume-Uni
Points clés à retenir
- vérification d'identité des sociétés Fonctionne mieux dans le cadre d'un flux de travail de bout en bout, et non comme un contrôle ponctuel.
- vérification des administrateurs par le registre du commerce La planification devrait tenir compte de la date limite de confirmation de la déclaration.
- Une tenue de registres rigoureuse (Pack d'audit + rétention) rend un processus ACSP défendable à grande échelle.
- Communication claire avec les clients (Les délais et l'utilisation du code) permettent d'éviter la plupart des retards et des reprises.
- Norme de vérification d'identité des sociétés de réunion Cela signifie consigner chaque étape dans les preuves enregistrées et dans un compte rendu clair des décisions prises.
Préparation à la mise à l'échelle avec ComplyCube
À compter de novembre 2025, après une période de transition de 12 mois, le volume de demandes augmentera. Davantage de personnes effectueront des vérifications à l'approche des échéances de confirmation des entreprises. Le recours à un prestataire de services agréé constitue un atout. Grâce à une gestion efficace des demandes, des contrôles rigoureux et une récupération rapide des données, les entreprises peuvent éviter les sanctions financières et les risques supplémentaires.
Pour pérenniser votre solution de vérification d'identité, anticipez dès maintenant les besoins futurs, notamment les dirigeants d'entreprises et les sociétés en commandite. Pour une analyse pratique de votre flux de travail par rapport à la norme en six étapes, contactez notre équipe. ComplyCube. Nous pouvons vous aider à standardiser les contrôles et à produire des documents conformes aux exigences d'audit et à votre politique.
Questions fréquemment posées
Ai-je besoin d'un identifiant GOV.uk One pour la vérification d'identité auprès de Companies House ?
Pas toujours. GOV.UK One Login est la voie directe pour vérifier son identité en ligne. Les ACSP peuvent également vérifier leurs clients via leur propre processus, à condition de respecter les normes de vérification d'identité de Companies House en matière de collecte de preuves, de contrôle d'identité, de prise de décision et de tenue de registres.
Les administrateurs peuvent-ils faire vérifier leur identité à la poste ?
Oui. Les administrateurs, les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) et certains dirigeants d'entreprise qui ne peuvent pas utiliser la procédure GOV.UK One Login peuvent se rendre dans un bureau de poste participant. Ils saisissent les informations figurant sur leur pièce d'identité avec photo en ligne, puis se rendent dans un bureau de poste participant pour faire scanner et vérifier le document sur place.
Pourquoi certaines personnes perdent-elles l'accès à leur code personnel de Companies House ?
Les utilisateurs perdent généralement l'accès à leur compte car ils se connectent avec un compte incorrect, utilisent une adresse électronique différente ou ne trouvent pas le code dans leur compte Companies House. Ce code personnel étant nécessaire pour lier la vérification à un rôle au sein de l'entreprise, cela peut retarder les dépôts et les confirmations.
Combien de temps les ACSP doivent-ils conserver les enregistrements de vérification d'identité ?
Les fournisseurs de services de vérification d'identité (ACSP) doivent conserver les dossiers de vérification d'identité pendant sept ans à compter de la date de la vérification. Ces dossiers doivent indiquer les preuves utilisées, les vérifications effectuées, la décision prise et les raisons de l'acceptation ou du rejet de l'identité de la personne.
Comment ComplyCube prend-il en charge la vérification d'identité auprès de Companies House ?
ComplyCube aide les prestataires de services de certification (ACSP) à standardiser la vérification d'identité auprès de Companies House grâce à un flux de travail conforme aux exigences d'audit. Les équipes peuvent recueillir les justificatifs d'identité, effectuer des contrôles, prendre des décisions cohérentes et conserver les enregistrements de vérification. Cela permet aux entreprises de vérifier efficacement les administrateurs, les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) et les responsables concernés, tout en garantissant la fiabilité du processus à grande échelle.
