Que sont les formulaires intelligents ?

Que sont les formulaires intelligents ?

Les formulaires intelligents, également appelés questionnaires dynamiques, servent à recueillir les informations client lors de l'intégration. Les équipes de conformité modernes utilisent des formulaires intelligents adaptatifs pour les processus de connaissance du client (KYC) et de connaissance de l'entreprise (KYB). Ces outils permettent de collecter les informations client pertinentes pour répondre aux obligations réglementaires, tout en garantissant une expérience d'intégration fluide.

Les formulaires intelligents adaptatifs pour la connaissance du client (KYC) utilisent une logique conditionnelle avancée et la validation des données. Ces fonctionnalités permettent d'afficher, de masquer ou de modifier les champs du formulaire en fonction des réponses de l'utilisateur en temps réel. De plus, des fournisseurs de solutions de conformité réglementaire, tels que ComplyCube, permettent aux entreprises d'effectuer des contrôles d'identité supplémentaires après la validation du formulaire. Cela contribue à combler les lacunes réglementaires en vérifiant la légitimité de la personne ou de l'entreprise qui remplit le formulaire.

Formulaires intelligents pour la conformité KYC

Les entreprises à forte croissance et soumises à une réglementation stricte utilisent de plus en plus les formulaires intelligents pour faciliter la conformité KYC. En effet, ces formulaires permettent une saisie de données claire, une expérience client améliorée et des contrôles de conformité plus adaptés. On passe ainsi des formulaires statiques aux formulaires dynamiques, où les utilisateurs voient des questions basées sur leur identité, leur juridiction et les indicateurs de risque.

Ceci est essentiel, notamment pour le devoir de vigilance à l'égard de la clientèle (CDD), où les entreprises doivent recueillir et justifier les informations pertinentes avec le niveau de détail approprié. Selon la Financial Conduct Authority (FCA) du Royaume-Uni, mauvaises pratiques de CDD Parmi les problèmes rencontrés figure le manque de documentation concernant des informations essentielles, telles que l'objet et la nature prévue de la relation d'affaires. En revanche, les bonnes pratiques permettent d'adapter la connaissance du client (KYC) au profil de risque de chaque client, ce qui justifie la nécessité de formulaires intelligents, dynamiques et basés sur l'évaluation des risques.

Obligations de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle

Les formulaires intelligents aident les entreprises à se conformer aux réglementations internationales. Par exemple, les normes réglementaires internationales telles que… Groupe d'action financière (GAFI) Il est recommandé de recueillir des informations afin de se conformer à la réglementation. Cela comprend la confirmation de l'identité du client, de la propriété effective, de l'objet de la relation commerciale et un suivi continu. 

De plus, d'autres régimes de premier plan reprennent les mêmes normes. Par exemple, Directive européenne contre le blanchiment d'argent (AMLD) impose une connaissance du client (CDD) fondée sur les risques, tandis que Loi américaine sur le secret bancaire (BSA) L’accent est mis sur la vérification des bénéficiaires effectifs et le signalement des transactions suspectes. Bien que les exigences puissent varier d’une juridiction à l’autre, la nécessité de disposer d’informations complètes, exactes et vérifiables est indéniable.

C’est pourquoi les formulaires KYC ou KYB avancés vont au-delà de la simple collecte de données. Ils constituent de véritables parcours de conformité, intégrant la vérification d’identité, Diligence raisonnable renforcée (EDD) déclencheurs et recueil du consentement en un seul processus.

Soutenir une approche fondée sur les risques

Au lieu de poser le même type de questions à tous les clients, les entreprises peuvent recueillir des informations ciblées et essentielles. Par exemple, si un demandeur se déclare entreprise, le formulaire bascule automatiquement vers un processus de vérification des antécédents (KYB). Il demande alors des documents relatifs aux informations sur l'entreprise et sa structure de propriété. 

De même, répondre “ oui ” à une question Personne politiquement exposée (PPE) Le statut de résident à risque ou le fait de résider dans un pays à haut risque peuvent entraîner des démarches supplémentaires, comme des questions sur la provenance des fonds ou la demande de pièces d'identité renforcées. À l'inverse, le formulaire propose aux utilisateurs à faible risque un parcours simplifié permettant de recueillir les informations KYC essentielles exigées par les autorités locales.

Les principaux avantages des formulaires intelligents adaptatifs sont les suivants :

• Des avis plus rapides : Cela réduit les échanges de courriels entre entreprises et clients pour obtenir des informations complémentaires. Cela diminue également le risque d'erreurs manuelles lors de la collecte de données.
• De meilleures données : Utilise des formats standardisés, une validation en temps réel et des champs obligatoires afin de réduire les erreurs ou les informations incomplètes avant la soumission.
• KYC basé sur les risques : Un client à faible risque reçoit moins de questions, tandis qu'un client à haut risque peut être dirigé vers des étapes supplémentaires, telles que le téléchargement de documents plus poussés ou des demandes de relevés bancaires.
• Auditabilité renforcée : Chaque réponse, fichier téléchargé et consentement est horodaté, ce qui permet de conserver un enregistrement clair pour les examens internes et d'améliorer la préparation aux audits.
• Abandon réduit : Améliorer la qualité des données en simplifiant leur collecte, ce qui permet d'améliorer l'expérience client et les taux de conversion.
• Examens périodiques : Au-delà Lors de l'intégration des clients, les formulaires intelligents peuvent simplifier les mises à jour des connaissances clients en collectant des informations client actualisées lorsque les facteurs de risque changent ou qu'un certain délai s'est écoulé.
• Prévention de la fraude : Les formulaires intelligents peuvent être intégrés aux flux de travail KYC et de lutte contre le blanchiment d'argent (LCB), identifiant toute incohérence pour confirmer qu'une personne ou une entreprise est légitime.

Logique conditionnelle et flux dynamiques

Contrairement aux questionnaires statiques, les formulaires intelligents adaptatifs pour la connaissance du client (KYC) étendent les flux de travail de vérification avec entièrement personnalisable Les étapes de saisie des données sont pilotées par des règles « si-alors », des déclencheurs d'événements et des intégrations avec les systèmes internes. Ainsi, les responsables de la conformité peuvent concevoir des flux de travail KYC et AML flexibles.

Des fournisseurs, tels que ComplyCube, proposent formulaires intelligents Ces formulaires exploitent une logique conditionnelle avancée pour déterminer les sections, les questions et les textes qui s'afficheront en fonction des réponses de l'utilisateur, de son profil client ou de son score de risque. Par exemple, si un client indique dans un champ texte qu'il a besoin d'un prêt d'un montant supérieur à un certain seuil, le formulaire peut déclencher des questions supplémentaires et transmettre le dossier au service de l'évaluation des risques.

De plus, grâce aux API ou aux webhooks, toutes les réponses peuvent être stockées en toute sécurité et liées à une session de workflow, accessible en temps réel. Concrètement, cela signifie que les informations connues issues des étapes de vérification d'identité peuvent être préremplies, les champs non pertinents masqués et la précision des soumissions nettement améliorée. 

Exemples de questions KYC optimisées par la logique intelligente

• Individu versus entreprise : Les particuliers fournissent des informations personnelles et des pièces d'identité, tandis que les entreprises fournissent des informations sur l'entreprise, telles que des informations sur la propriété et un contact principal.
• Résidence fiscale : Si un client sélectionne une autre juridiction fiscale, le formulaire KYC révèle les champs relatifs au numéro d'identification fiscale et les déclarations d'autocertification.
• Statut PEP : Si un client se déclare comme une PPE (Personne Politiquement Exposée), le formulaire demande des informations essentielles, notamment son rôle, la source de sa richesse et le téléchargement de documents justificatifs.
• Intention de grande valeur : Si le nombre de transactions prévues dépasse un seuil défini, le système transmet le dossier à l'EDD pour examen.

Cas d'utilisation des formulaires intelligents adaptatifs

Les formulaires intelligents peuvent être utilisés dans divers secteurs pour faciliter la vérification des antécédents professionnels, les déclarations de provenance des fonds, et bien plus encore. Selon les rapports, plus de la moitié Beaucoup de personnes qui entament une demande d'ouverture de compte bancaire numérique ne la terminent jamais, souvent en raison d'étapes peu claires et d'un nombre excessif de questions. 

Pour relever ce défi, les entreprises peuvent utiliser un modèle de formulaire d'intégration adaptatif ou un modèle de formulaire KYC afin de guider les candidats à travers la liste de contrôle appropriée. Cela permet ainsi de réduire la collecte manuelle de données et de minimiser les risques de non-conformité tout au long du parcours utilisateur.

Les formulaires intelligents adaptatifs ne sont plus seulement une version numérique des formulaires papier. Ils constituent la couche stratégique qui transforme les tâches d'intégration fragmentées en un flux de travail unique, basé sur les risques.

Selon Harry Varatharasan, directeur des produits chez ComplyCube, “ les formulaires intelligents adaptatifs constituent la couche stratégique qui transforme les tâches d'intégration fragmentées en un flux de travail unique, basé sur l'évaluation des risques ”. Qu'il s'agisse de recueillir les informations nécessaires à l'ouverture d'un compte bancaire pour un nouveau client ou de vérifier le droit au travail des nouvelles recrues, les formulaires intelligents répondent à ces besoins spécifiques. Applicables à divers secteurs, tels que la finance, la santé et le commerce électronique, les formulaires intelligents adaptatifs optimisent les flux de travail en automatisant la saisie des données et les processus de conformité.

1. Fintech ou banque numérique

FinTechs Les banques numériques utilisent des formulaires intelligents pour simplifier l'ouverture de compte tout en respectant les exigences réglementaires. Les entreprises peuvent recueillir en toute sécurité des informations financières telles que les volumes de transactions prévus, les déclarations professionnelles ou personnelles et les coordonnées bancaires. De plus, les demandeurs à risque peuvent déclencher le téléchargement de documents supplémentaires.

2. Fournisseurs de services de cryptomonnaie ou d'actifs virtuels (VASP)

Plateformes de crypto-actifs Utilisez des formulaires intelligents pour vérifier les nouveaux clients et recueillir des déclarations sur la provenance des fonds et du patrimoine pour les opérations importantes. Par exemple, si un client effectue un dépôt ou un retrait important, le formulaire peut générer des informations sur l'origine des fonds ou la propriété du portefeuille. De plus, les entreprises peuvent recueillir les attestations des clients, les déclarations de risques et les confirmations de consentement pour les transactions.

3. Assurance

Les assureurs déploient des formulaires intelligents pour KYC Pour recueillir les données fiscales, les informations relatives à l'adéquation du contrat et les déclarations spécifiques à celui-ci, les assureurs peuvent, par exemple, demander des renseignements complémentaires sur les revenus, la profession, les antécédents médicaux ou la tolérance au risque en matière d'investissement. Ainsi, ils collectent précisément les informations nécessaires à la souscription et au respect des obligations fiscales.

4. Biens immobiliers

Les entreprises dans le propriété ou immobilier Le secteur utilise des formulaires intelligents pour recueillir des informations sur l'historique locatif, le droit au logement et le droit au travail. De plus, pour les acquisitions importantes ou les structures de propriété complexes, des questions relatives à la propriété effective et à l'objet de la transaction peuvent être posées afin d'assurer une intégration précise des clients.

5. L'économie des petits boulots et les plateformes pour freelances

Les services RH, les plateformes de travail à la demande et les plateformes de freelance utilisent des formulaires intelligents pour recueillir les informations des employés, les justificatifs de droit au travail et les documents fiscaux. Pour les contrats importants, des vérifications supplémentaires peuvent être demandées. Ainsi, l'intégration des employés est facilitée grâce à un parcours d'accueil numérique et guidé.

Caractéristiques principales des formulaires intelligents

Tous les formulaires numériques ne peuvent pas offrir les mêmes fonctionnalités requises par les exigences de conformité modernes d'aujourd'hui. intégration Les exigences comprennent notamment la navigation par assistant, une interface utilisateur qui décompose les processus complexes en étapes progressives avec des indicateurs de progression pour une expérience client optimale. De plus, des contrôles de validation en temps réel garantissent l'exactitude des formats tels que les adresses e-mail ou les numéros de téléphone avant leur envoi.

Par conséquent, les organisations peuvent bénéficier de taux de conversion améliorés grâce à des formulaires perçus comme plus courts. Cela réduit les frictions dans le processus, ce qui se traduit par une augmentation des inscriptions, des prospects ou des achats. De plus, étant donné que les cadres de lutte contre le blanchiment d'argent imposent des procédures de connaissance du client (KYC), les banques, les assureurs et les experts-comptables doivent s'assurer que les formulaires sont conformes aux exigences de connaissance du client (KYC) en vigueur dans leurs juridictions respectives. Parmi les principales fonctionnalités pouvant faciliter cela, on peut citer :

• Installation sans code : Cet outil permet aux équipes de créer, de mettre à jour et de déployer des formulaires sans aucune connaissance en programmation. Ainsi, les entreprises peuvent s'adapter et évoluer plus rapidement face aux changements réglementaires.
• Sécurité: Assurez-vous de vérifier que les données sont chiffrées de bout en bout, aussi bien en transit qu'au repos. De plus, le contrôle d'accès basé sur les rôles, le chiffrement SSL et les audits en temps réel renforcent la sécurité des données sensibles.
• Mises en page réactives et adaptatives : Les formulaires intelligents doivent s'adapter automatiquement à différents appareils, en prenant en charge les formulaires entièrement réactifs sur mobile et sur le Web, quelle que soit la taille de l'écran.
• Intégrations : Recherchez une large gamme de capacités d'intégration, notamment la connectivité API avec les systèmes CRM, les outils de gestion de cas, ainsi que le filtrage des sanctions et des PPE.
• Analytique: Fournit des tableaux de bord contenant des informations exploitables sur les taux d'achèvement, les points d'abandon, le temps nécessaire à l'achèvement et les opportunités d'optimisation.

Respecter les exigences de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle

Les entreprises internationales à forte croissance qui utilisent des formulaires intelligents adaptatifs peuvent acquérir des avantages commerciaux stratégiques tout en renforçant la confiance des autorités de réglementation. Les formulaires intelligents sont essentiels pour réduire la lassitude liée aux formulaires, diminuer les taux d'abandon et améliorer la qualité des données en simplifiant leur collecte. 

De plus, les organisations peuvent intégrer les documents de conformité au parcours d'intégration, ce qui leur permet de respecter les exigences KYC de manière efficace et cohérente. Face à l'évolution constante des exigences réglementaires, les formulaires intelligents offrent l'agilité, la précision et la conception centrée sur l'utilisateur nécessaires pour adapter les opérations de conformité sans nuire à l'expérience client. Contactez l'équipe ComplyCube pour commencer dès aujourd'hui à utiliser les formulaires intelligents.