Angesichts der heutigen stark regulierten Geschäftslandschaft ist die Einhaltung der Vorschriften zu Know Your Customer (KYC) und Due Diligence wichtiger denn je. Britische Unternehmen, insbesondere Banken und Finanzinstitute, benötigen zunehmend umfassende KYC-Prozesse zum Schutz vor Finanzkriminalität, Betrug und Reputationsschäden. Dieser Leitfaden bietet eine einfache Checkliste zur KYC-Due-Diligence in Großbritannien. Er beantwortet die häufigsten Fragen zu KYC und Due Diligence in Großbritannien und erläutert praktische Schritte zur Einhaltung.
Was ist KYC und Customer Due Diligence (CDD)?
Kennen Sie Ihren Kunden (KYC) ist der Prozess der Überprüfung der Identität eines Kunden. In Großbritannien ist die Customer Due Diligence (CDD) durch die Verordnung zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Geldtransfers (Informationen zum Zahler) 2017. CDD umfasst die Überprüfung der Kundenidentität, die Identifizierung wirtschaftlicher Eigentümer, das Verständnis der Art und des Zwecks einer Geschäftsbeziehung oder Transaktion sowie die Durchführung einer Risikobewertung im Zusammenhang mit Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.
Due Diligence ist der Schlüssel zu KYC und Bekämpfung der Geldwäsche (AML)Das bedeutet, dass Unternehmen:
- Überprüfen und bestätigen Sie die Identität des Kunden oder Auftraggebers.
- Bewerten Sie das Risiko, dass sie in Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung verwickelt sein könnten.
- Verstehen Sie, warum sie einen Dienst nutzen möchten oder Plattform.
Die drei Kategorien der Due Diligence
Die Due Diligence wird in drei Hauptkategorien unterteilt, die Compliance-Experten dabei helfen sollen, unterschiedliche Risikostufen zu bewältigen. Dies nennt man die Risikobasierter Ansatz (RBA), und es stellt sicher, dass Unternehmen ihre Ressourcen effizient einsetzen können, indem sie sich stärker auf Kunden mit höherem Risiko konzentrieren und gleichzeitig die Prozesse für Fälle mit geringerem Risiko optimieren.
Die Vorschriften unterteilen die Sorgfaltspflicht in drei verschiedene Kategorien:
- Vereinfachte Due Diligence: Für Kunden oder Transaktionen mit geringem Risiko. Der Prozess ist weniger intensiv. Unternehmen müssen jedoch weiterhin prüfen und bestätigen, dass der Niedrigrisikostatus einwandfrei ist.
- Standard-Due-Diligence-Prüfung: Gilt für die meisten Kunden und Standardgeschäftssituationen. Die meisten Routinetransaktionen fallen in diese Kategorie.
- Erweiterte Due Diligence: Dies gilt für Szenarien mit höherem Risiko, wie etwa beim Umgang mit Politisch exponierte Personen (PEPs) oder komplexe Eigentumsstrukturen. Dazu gehört das Sammeln weiterer KYC-Dokumente, die Überprüfung der Geldquelle und die regelmäßige und detaillierte Überwachung von Geschäftstransaktionen und -beziehungen.
Diese drei Kernkategorien helfen Unternehmen dabei, Geldwäsche und andere Finanzkriminalität effizient zu bekämpfen, indem sie sich auf Ressourcen konzentrieren, die auf potenzielle Kunden- oder Transaktionsrisiken zugeschnitten sind.
Wer muss die Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden erfüllen?
Die Globalisierung hat zu einem Anstieg von Finanzkriminalität und Betrug geführt. Dadurch können illegale Gelder schnell über internationale Grenzen hinweg transferiert werden, was die Aufdeckung von Geldwäsche erschwert. Daher verpflichten britische Vorschriften nun auch verschiedene regulierte Unternehmen, nicht nur Finanzinstitute und Banken, zur Durchführung einer Kundenprüfung und Risikobewertung.
Zu den Branchen und Unternehmen, die nach britischem Recht Sorgfaltspflichten erfüllen müssen, können gehören:
- Banken und Finanzinstitute
- Buchhalter und Wirtschaftsprüfer
- Immobilienmakler und Vermietungsmakler
- Casinos und Glücksspielbetreiber
- Kunsthändler
- Kryptoasset-Unternehmen
Wann ist eine Due Diligence erforderlich?
Finanzinstitute und andere regulierte Unternehmen müssen Kunden-Due Diligence Maßnahmen in mehreren wichtigen Situationen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern:
- Bei der Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung: Finanzinstitute und andere regulierte Unternehmen müssen die Identität ihrer Kunden überprüfen und auf ihre Risikoprofile zugreifen, bevor sie dauerhafte Geschäftsbeziehungen eingehen oder Finanzdienstleistungen anbieten.
- Für große Transaktionen ab einem bestimmten Betrag: Die Durchführung von CDD-Prüfungen ist in einer Situation von entscheidender Bedeutung, in der ein Kunde eine einzelne große Finanztransaktion tätigt, auch wenn zuvor keine laufende Geschäftsbeziehung bestand.
- Bei Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Immer wenn der Verdacht auf Finanzkriminalität oder ungewöhnliche Kundentransaktionen besteht, sind verstärkte Due-Diligence- (EDD) und Risikomanagementprozesse erforderlich.
- Bei Zweifeln hinsichtlich der vorherigen Kundeninformationen: Sollten Zweifel an der Richtigkeit oder Angemessenheit früherer Kundenidentifikationsdaten bestehen, müssen Unternehmen die CDD-Maßnahmen aktualisieren, um die Informationen erneut zu überprüfen.
- Bei Änderungen der wirtschaftlichen Eigentümerschaft oder der Geschäftsumstände: Wenn sich die Geschäftstätigkeit, die Eigentumsstruktur oder das Risikoprofil eines Kunden erheblich ändern, sind eine neue Risikobewertung und eine aktualisierte Identitätsprüfung erforderlich.
Durch die Einhaltung dieser Anforderungen tragen Finanzinstitute und andere regulierte Unternehmen zum Schutz des Finanzsystems bei, unterstützen die Bemühungen zur Bekämpfung der Geldwäsche und verringern das Risiko von Finanzkriminalität.
Die fünf Hauptkomponenten einer Checkliste für die KYC Due Diligence in Großbritannien
1. Kundenidentifizierung und -verifizierung
Der erste Schritt im KYC Due Diligence-Prozess ist Überprüfung der KundenidentitätUnternehmen müssen offizielle Dokumente wie Reisepass, Führerschein, Kontoauszüge oder Stromrechnungen einholen. Diese Dokumente helfen, den Namen, das Geburtsdatum und die Wohnadresse des Kunden zu überprüfen.
2. Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers
Handelt es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen, eine Personengesellschaft oder handelt er im Auftrag einer anderen Person, dann ist die Identifizierung des Wirtschaftlich Berechtigter (UBO) ist obligatorisch. Dabei geht es darum, festzustellen, wer das Unternehmen letztlich besitzt oder kontrolliert. Die Identifizierung der wirtschaftlichen Eigentümer trägt dazu bei, Hochrisikokunden zu identifizieren und den Missbrauch komplexer Eigentumsstrukturen zu verhindern – ein wesentlicher Schritt im Rahmen der Anti-Geldwäsche-Vorschriften.
3. Verständnis des Zwecks und der beabsichtigten Art der Geschäftsbeziehung
Es ist wichtig zu wissen, warum ein potenzieller Kunde eine Geschäftsbeziehung eingehen oder eine Transaktion mit einem Unternehmen durchführen möchte. Die Analyse der Art der Beziehung hilft Unternehmen, die Aktivitäten des Kunden und die erwarteten Beziehungen frühzeitig zu verstehen. Diese Informationen unterstützen die Risikobewertung und Risikominderung.
4. Einführung eines risikobasierten Ansatzes (RBA)
Ein risikobasierter Ansatz hilft Unternehmen dabei, den erforderlichen Sorgfaltspflichtgrad zu ermitteln. Faktoren wie Transaktionsgröße, Häufigkeit und das Risikoprofil des Kunden beeinflussen diese Entscheidung. Darüber hinaus benötigen Kunden, die politisch exponierte Personen (PEPs) sind oder aus einem Hochrisikogebiet stammen, Erweiterte Due Diligence (EDD). Durch die Anwendung einer RBA können Finanzinstitute ihre laufende Überwachung und Kundensorgfaltspflicht auf Bereiche mit erhöhtem Risiko konzentrieren.
5. Laufende Überwachung und Aufzeichnung
Die KYC-Kundensorgfaltspflicht ist keine einmalige Aufgabe. Die kontinuierliche Überwachung von Kundentransaktionen ist unerlässlich, um verdächtige Transaktionen zu erkennen und die Bekämpfung von Geldwäsche zu unterstützen. Unternehmen müssen Kundeninformationen regelmäßig aktualisieren und Kontodaten überprüfen. Darüber hinaus gewährleistet die kontinuierliche Überwachung die Einhaltung sich entwickelnder gesetzlicher Anforderungen und trägt dazu bei, Finanzkriminalität proaktiv zu verhindern. Die Klärung von Prüfpfaden und Dokumenten unterstützt die Kundensorgfaltspflicht und die Abstimmung mit den Nationale Kriminalbehörde (NCA) rechtlichen Verpflichtungen.
Häufige Herausforderungen bei der Erstellung einer KYC Due Diligence Checkliste UK
Die Entwicklung einer soliden Customer Due Diligence (CDD) ist entscheidend für Compliance, Risikomanagement und die Prävention von Geldwäsche und Finanzkriminalität. Es können jedoch viele Herausforderungen auftreten, die zu risikoreichen Transaktionen und verdächtigen Kundenaktivitäten führen und strenge CDD-Maßnahmen umgehen.
Herausforderung 1: Erfassung und Überprüfung genauer Kundeninformationen
Das Einholen offizieller Dokumente zur Überprüfung der Identität, Wohnadresse und Geschäftstätigkeit eines Kunden ist ein grundlegender Schritt im Rahmen der Kundenprüfung. Unvollständige oder widersprüchliche Informationen können jedoch die Wirksamkeit der Kundenprüfung beeinträchtigen und das Risiko erhöhen, unbeabsichtigt Finanzkriminelle oder Hochrisikokunden zu gewinnen.
Lösung: Klare Dokumentrichtlinien und Automatisierung
Die Implementierung klarer Dokumentrichtlinien und eine übersichtliche Benutzeroberfläche ermöglichen Kunden das effiziente Hochladen ihrer KYC-Dokumente. Zusätzlich trägt die Nutzung einer standardisierten und automatisierten Checkliste zur Kundenprüfung zur Optimierung des Kunden-Onboardings bei. Durch Automatisierung können Unternehmen Kosten sparen, da manuelle Arbeit reduziert und gleichzeitig Kunden schnell und präzise eingebunden werden können.
Herausforderung 2: Anpassung an veränderte Risikoprofile und regulatorische Anforderungen
Neue Geschäftsaktivitäten und Änderungen der wirtschaftlichen Eigentümerschaft können dazu führen, dass sich das Risikoprofil eines Kunden im Laufe der Zeit ändert. Daher ist es für Unternehmen stets ratsam, die laufenden Überwachungsmaßnahmen in ihren Lösungen zur Kundensorgfaltspflicht zu verstärken.
Lösung: Kontinuierliche Überwachung und Nutzung von Compliance-Software
Wirksame kontinuierliche Überwachung Eine effektive, kontinuierliche Überwachung ist heute eine zentrale regulatorische Anforderung und ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Sie hilft Unternehmen, Veränderungen in den Aktivitäten, dem Risikoprofil oder den Finanztransaktionen eines Kunden, die auf Geldwäscherisiken hinweisen können, frühzeitig zu erkennen. Moderne Compliance-Software unterstützt Unternehmen dabei, Veränderungen der Risikoprofile und Kundenaktivitäten in Echtzeit zu verfolgen, das Risikomanagement weiter zu festigen und zu verhindern. Geldwäscherisiken.
Herausforderung 3: Balance zwischen grundlegender, vereinfachter und erweiterter Kundensorgfaltspflicht
Um zu entscheiden, wann eine grundlegende, eine vereinfachte oder eine erweiterte Kundensorgfaltspflicht (EDD) anzuwenden ist, ist ein klares Verständnis der Aktivitäten und des Risikoniveaus des Kunden erforderlich. Kunden mit hohem Risiko oder solche, die gelegentlich Transaktionen über den Schwellenwerten durchführen, erfordern umfassende CDD-Maßnahmen, einschließlich der Untersuchung ihrer Finanztransaktionen und Geschäftsbeziehungen.
Lösung: Entwicklung interner Richtlinien zur Abwägung von Gründlichkeit und Effizienz
Die richtige Balance zwischen Gründlichkeit und Effizienz ist entscheidend, um unnötige Verzögerungen oder Kostenbelastungen im CDD-Prozess zu vermeiden. Unternehmen müssen klare interne Richtlinien für die Durchsetzung grundlegender, vereinfachter und erweiterter Sorgfaltspflichten entwickeln, die auf dem Risikoprofil und den Aktivitäten jedes Kunden basieren.
Herausforderung 4: Nutzung der sich entwickelnden Technologie und Gewährleistung der Integration
Die Implementierung und Integration von Lösungen zur Kunden-Due-Diligence, die die Datenerfassung, -prüfung und das laufende Monitoring automatisieren, kann den ROI steigern und die Genauigkeit verbessern. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der von ihnen eingesetzte Technologie-Stack alle Aspekte des CDD-Prozesses unterstützt, einschließlich der Dokumentation und Risikobewertung.
Lösung: Skalierbare CDD-Maßnahmen
Setzen Sie auf skalierbare Due-Diligence-Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Compliance- und Risikomanagementsysteme integrieren lassen. Integrierte Technologie steigert die Effizienz, verbessert die Kundenbeziehungen und sorgt für ein robustes Risikomanagement im gesamten Finanzsektor.
Die Bedeutung von Investitionen in die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
Die oben genannten Top-Tipps und Lösungen können Unternehmen bei der Umsetzung und Verbesserung ihrer Customer Due Diligence (CDD)-Maßnahmen unterstützen. Ein entscheidender Aspekt, der bei Compliance-Strategien jedoch oft vergessen wird, ist die Schulung der Mitarbeiter und die Einhaltung der Compliance-Vorgaben. Umfassende Schulungen zu AML und KYC befähigen Compliance-Teams, über die neuesten Gesetzesänderungen und Regulierungstechnologien auf dem Laufenden zu bleiben. Risikomanagement-Teams bilden die erste Verteidigungslinie, um verdächtige Aktivitäten zu identifizieren, gründliche Sorgfaltsprüfungen durchzuführen und eine hohe Compliance-Qualität sicherzustellen.
Abwägung zwischen Compliance und Kundenerfahrung
Die Kundenzufriedenheit zu vernachlässigen, um Vorschriften einzuhalten, kann schwierig sein. Mehrheit der Kunden geben an, dass das Kundenerlebnis der wichtigste Faktor ist, den sie bei der Auswahl eines Unternehmens berücksichtigen.
73% der Kunden sagen jetzt, dass CX das wichtigste Kriterium ist, das sie berücksichtigen, wenn sie sich für einen Kauf bei einem Unternehmen entscheiden.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Compliance-Strategien darauf ausgerichtet sind, die KYC- und AML-Workflows so einfach und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Sie müssen einen nahtlosen und transparenten Onboarding-Prozess gestalten, um die richtige Balance zu finden, ohne Kompromisse bei den KYC-Kontrollen einzugehen. Beispielsweise können klare Handlungsaufforderungen, einschließlich einer Dokumentenrichtlinie, und die Angabe von Datenschutzrichtlinien beim Onboarding dazu beitragen, dass sich Kunden besser unterstützt fühlen. Dies führt zu einer stärkeren Kundenbeziehung und langfristiger Kundenzufriedenheit.
Verbessern Sie die Compliance mit einer umfassenden KYC-Due-Diligence-Checkliste
Die Entwicklung eines starken KYC- und CDD-Prozesses ist entscheidend für die Einhaltung strenger Compliance-Anforderungen und den Schutz von Kunden- und Geschäftsbeziehungen. Durch die Überprüfung der Identität potenzieller Kunden und eine gründliche Bewertung des Risikoprofils können Unternehmen vereinfachte, standardisierte und erweiterte Due-Diligence-Verfahren für Hochrisikofälle entwickeln. Dieser dynamische, risikobasierte Ansatz gewährleistet eine verstärkte Kontrolle dort, wo sie am dringendsten benötigt wird, und verhindert die Veruntreuung von Kunden, die für gelegentliche Transaktionen als risikoarm gelten. Effektive CDD-Prozesse verhindern letztendlich Finanzkriminalität und bewahren gleichzeitig positive Kundenbeziehungen. Stärken Sie Ihre KYC/AML Prozess durch Sprechen Sie mit einem Mitglied unseres Teams.
