Kurz gesagt: Stand: November 2025, Identitätsprüfung des Unternehmens ist für Companies House obligatorisch. Um zu verstehen Wie man den Identitätsprüfungsstandard des Unternehmens erfüllt, Unternehmen sollten einem schrittweisen Prozess folgen, der gegebenenfalls durch Kontrollmechanismen unterstützt wird. Überprüfung der Geschäftsführer durch Companies House, Die Reise endet typischerweise mit einem persönlichen Code, der zur Verknüpfung von Rollen und zur Unterstützung der Bestätigungserklärung verwendet wird.
Was ist die Identitätsprüfung durch Companies House?
Companies House ist das britische Handelsregister, das das öffentliche Register der Unternehmensmitglieder führt und Online-Dienste zur Einreichung von Bestätigungserklärungen anbietet. Seit November 2025 sind strengere Identitätsprüfungsverfahren für alle Geschäftsführer und Personen mit maßgeblichem Einfluss (PSCs) bestehender und neu gegründeter Unternehmen in Großbritannien gesetzlich vorgeschrieben.
Nutzer müssen sich entweder über GOV.UK OneLogin oder über einen autorisierten Unternehmensdienstleister (ACSP) verifizieren. Hierfür sind Dokumente erforderlich, um ein sicheres Mitgliederregister zu gewährleisten und Geldwäsche sowie Identitätsbetrug zu bekämpfen. Ein ACSP fungiert als Unternehmen, das im Auftrag eines Kunden die Identität von Personen verifiziert. Dies erfordert zusätzlichen Zeit- und Ressourcenaufwand seitens des Unternehmens, der über die reine Ausweisprüfung hinausgeht.
Der Weg zur Identitätsprüfung bei Companies House
ACSPs müssen alle Nachweise jeder Prüfung aufbewahren, um die britischen Standards zu gewährleisten. Dies umfasst erfolgreiche, fehlgeschlagene oder weitergeleitete Ergebnisse von Prüfungen von Unternehmensleitern oder PSCs, die erfolgreich verifiziert wurden, sowie fehlgeschlagene Verifizierungsversuche. Auf Anfrage von Companies House können die entsprechenden Unterlagen vorgelegt werden.
Die Bereitstellung von ACSP sollte einem einfachen und wiederholbaren Prozess folgen, um die vollständige Einhaltung ohne finanzielle Strafen zu gewährleisten. Durch die Erfassung personenbezogener Daten, die Sicherung der Identitätsnachweise, die Überprüfung der Authentizität und die Bestätigung der Zuordnung zur jeweiligen Person sowie die anschließende Aufzeichnung und Aufbewahrung eines Prüfprotokolls kann die Verifizierung für den persönlichen Code eingereicht und die Rollen für die Ablage verknüpft werden. Die Implementierung eines solchen Protokolls erfordert Zeitaufwand seitens des Unternehmens für entsprechende Schulungen, notwendige Kontrollen und wiederholbare Ergebnisse.
Warum die Identitätsprüfung durch Companies House verschärft wurde
Das Einführung der Identitätsprüfung Die Einführung im November 2025 ist Teil der umfassenderen Bemühungen von Companies House, den Missbrauch des Handelsregisters im Zusammenhang mit Geldwäsche und Wirtschaftskriminalität einzudämmen. Um die Nutzung von Unternehmen für illegale Zwecke zu verhindern, müssen bestehende Geschäftsführer ihre Identität nachweisen. Dies trägt zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen bei und minimiert weitere Risiken.
Die Identitätsprüfungen werden verschärft, weil Großbritannien Sicherheitslücken schließt.
Joshua Vowles-Dent, GTM Lead, erklärt: “Die Identitätsprüfungen werden verschärft, da Großbritannien Sicherheitslücken schließt, die jahrelang ausgenutzt wurden – Briefkastenfirmen, falsche Angaben zu Geschäftsführern und synthetische Identitäten, die es erleichtern, Gelder zu transferieren und die Verantwortlichkeit zu verschleiern. Für ACSPs ist der Wandel eindeutig: Die Identitätsprüfung darf nicht als einmalige Formalität abgehakt werden. Sie muss konsistent, faktenbasiert und wiederholbar sein und Aufzeichnungen liefern, die einer kritischen Prüfung standhalten.‘
Der Identitätsprüfungsprozess ist auf Konsistenz ausgelegt und nicht nur auf bestmögliche Bemühungen. Companies House stellt klar, dass alle Unternehmen, wie z. B. ACSPs, den Standard für die Identitätsprüfung erfüllen müssen, wenn sie bestehende PSCs oder Geschäftsführer für Kunden verifizieren. Organisationen, die diese Schritte auslassen, verstoßen gegen die Vorschriften und riskieren finanzielle Strafen.
Umfang der Überprüfung durch Companies House Service
Die Identitätsprüfung durch das Handelsregister umfasst derzeit Geschäftsführer, Personen mit maßgeblichem Einfluss (PSC) sowie Gesellschafter von Kommanditgesellschaften, die ihre Identität nachweisen müssen. Es ist strafbar, ohne nachgewiesene Identität als Geschäftsführer oder PSC zu agieren, und kann zu Strafen führen. Bei Nichteinhaltung der Identitätsprüfungspflichten drohen Ihnen strafrechtliche Verfolgung und Geldstrafen.
Es kommt häufig vor, dass in einer Bestätigungserklärung eines Unternehmens unterschiedliche Statusangaben enthalten sind. Ein und dasselbe Unternehmen kann gleichzeitig neue und bestehende Geschäftsführer sowie bestehende Hauptverantwortliche haben. Daher müssen die Rollen bei der Datenerfassung klar erfasst werden. Kunden fragen auch nach dem/der Unternehmenssekretär/in; daher muss definiert werden, wer seine/ihre Identität bestätigen muss und wer lediglich die Unterlagen einreicht.
Der Identitätsprüfungsprozess des Companies House
Im November 2025 bietet das Handelsregister zwei Wege für das neue Identitätsprüfungsverfahren an. Wie bereits erwähnt, Personen überprüfen dies direkt über gov.uk, mit einem Login, per Post oder sie nutzen ein autorisierter Unternehmensdienstleister (ACSP). Dies ist eine direkte Überprüfung der Identität bestehender Direktoren und PSCs.
Der ACSP-Weg ist ein unterstützter Weg, der sowohl für bestehende als auch für neue Unternehmen hilfreich ist. Im Gegensatz zum gov.uk-One-Login übernimmt das Unternehmen hier die Durchführung der Prüfungen, die Buchhaltung und die Unterstützung in Sonderfällen im Zusammenhang mit der Identitätsprüfung für Companies House. Beide Wege führen die Identitätsprüfung mit demselben Ziel im Rahmen der Geldwäschebekämpfung ein und verhindern so den Missbrauch von Unternehmen für illegale Zwecke und jegliche andere Form von Identitätsbetrug.
Häufige Fallstricke für autorisierte Unternehmensdienstleister (ACSP)
ACSP-Teams stoßen bei der Überprüfung von Geschäftsführern gemäß Companies House immer wieder auf dieselben vier Fehler: Sie verwechseln AML CDD mit der Verifizierung durch Companies House, akzeptieren unvollständige Eingangsdaten (insbesondere Adresshistorie), führen lückenhafte Aufzeichnungen und lassen Kunden im Unklaren über den persönlichen Code. Infolgedessen geraten viele Geschäftsführer genau dann in Schwierigkeiten, wenn sie ihre Funktionen für die Einreichungen verknüpfen müssen. Companies House macht die Erwartungshaltung deutlich: ACSPs müssen den Standard für die Identitätsprüfung einhalten und schrittweise Nachweise führen.
Die einfachste Lösung ist ein strafferes Betriebsmodell: AML und Companies House sollten in separate Arbeitsabläufe aufgeteilt, die Eingangsdaten im Voraus validiert, für jeden Fall ein “Audit-Paket” standardisiert und vor wichtigen Einreichungsterminen eine kurze Übergabe versandt werden, die erklärt, wie man über “Konto verwalten” auf den persönlichen Verifizierungscode für Geschäftsführer von Companies House zugreift und diesen verwendet.
Leitfaden zur Identitätsprüfung gemäß den Verifizierungsstandards des Companies House
Companies House stellt vor Identitätsprüfung als obligatorisch Für ACSPs ist es unerlässlich, jeden Schritt vollständig durchzuführen. Das bedeutet, dass Ihr ACSP Standards an erste Stelle setzen muss. Tools können hilfreich sein, die Verantwortung liegt jedoch weiterhin bei Ihnen. Hier kommt auch die Einhaltung von Richtlinien zur Bekämpfung von Geldwäsche ins Spiel. In der Anti-Geldwäsche-Kultur werden Nachweise und Prüfprotokolle bereits hoch geschätzt. Die Überprüfung der Geschäftsführerdaten durch Companies House stellt jedoch einen eigenen Prozess dar und erfordert eine eigene Identitätsprüfung. Es handelt sich nicht einfach um eine weitere AML-Prüfung.
Schritt 1: Eingabe von Details und Qualität der Identitätsdaten
Im ersten Schritt werden Informationen über die betreffende Person erfragt. In der Praxis können Unternehmen hier die meisten Verzögerungen vermeiden. Wenn Kunden bei der Identitätsprüfung Fehler bei der Eingabe ihrer persönlichen Daten machen, schlagen spätere Überprüfungen fehl. Während der Identitätsprüfung ist es wichtig, Angaben zu Ihrer Person und nicht zu Ihrem Unternehmen zu machen. Daher ist es für bestehende Unternehmen entscheidend, ein übersichtliches Erfassungsformular zu erstellen. Verwenden Sie Validierungsregeln und kurze Erläuterungen, um die Identität zu bestätigen. Erfassen Sie frühzeitig den Kontext der Einreichung und fragen Sie nach den Funktionen der Person und ob eine Einreichungsfrist bevorsteht.
Schritt 2: Ausweisdokumente und Lichtbildausweis
Schritt 2 ist die Beschaffung von Nachweisen zur Identitätsprüfung. Hierbei spielen Ausweisdokumente und die Wahl des Lichtbildausweises eine wichtige Rolle. Akzeptierte Ausweisdokumente sind unter anderem von Behörden ausgestellte Dokumente, maschinenlesbare Reisepässe, biometrische Aufenthaltstitel, britische biometrische Aufenthaltstitel, britische biometrische Aufenthaltskarten, irische Passkarten und britische Grenzgängergenehmigungen. Auf gov.uk one login finden Sie eine Liste der Lichtbildausweise, die zur Identitätsprüfung verwendet werden können. Dokumentreferenznummer, Ablaufdatum und Ausstellungsland sollten als Nachweis dokumentiert werden.
Schritte 3-4: Sicherheitsfragen und Identitätsprüfungen
In den Schritten 3 und 4 finden Ihre Identitätsprüfungen statt, um die Identität einer Person zu bestätigen. Sie prüfen, ob die Nachweise echt sind und ob sie der betreffenden Person gehören. Bei direkten Verfahren weisen einige Nutzer ihre Identität nach, indem sie Sicherheitsfragen online beantworten. Beim Verfahren “online und dann Postfiliale” geben Nutzer die Daten ihres Lichtbildausweises auf gov.uk ein und lassen diesen anschließend in einer Postfiliale scannen. Als ACSP (Accounting and Control Service Provider) sollten Sie Ihre Entscheidungsnotizen kurz und prägnant halten. Sie sollten Ihre Vorgehensweise in einer Minute erläutern können.
Schritte 5-6: Aufzeichnungen, Entscheidungen und Aufbewahrung
Schritt 5 ist die Dokumentation. Companies House schreibt vor, dass Sie Aufzeichnungen über die verwendeten Nachweise und Informationen führen müssen. Diese Aufzeichnungen müssen Sie sieben Jahre lang ab dem Datum der Identitätsprüfung aufbewahren. Schritt 6 ist die Entscheidung über die Verifizierung. Sie entscheiden, ob Sie die Identität der Person bestätigen können. Erstellen Sie daher standardmäßig ein Verifizierungspaket als Teil des neuen Identitätsprüfungsprozesses. Dies gewährleistet Rechtssicherheit auch bei großem Umfang.
Companies House Identitätsprüfungspaket zur Vorbereitung auf Audits
Ein aussagekräftiges ACSP-Verifizierungspaket macht die Identitätsprüfung bei Companies House von einer einmaligen Aufgabe zu einem rechtssicheren Prozess, der sich beliebig oft wiederholen lässt. Wie von Companies House vorgegeben, müssen ACSPs die Schritte der Identitätsprüfung dokumentieren und sieben Jahre lang aufbewahren. Ihr Paket sollte daher eine Frage schnell beantworten können: Was haben wir überprüft, auf welche Beweise haben wir uns gestützt und warum haben wir die Ergebnisse verifiziert (oder nicht)?
In der Praxis sollte ein vollständiges Paket Folgendes enthalten: Eingangsdaten (die bei der Registrierung angegebenen Identitätsdaten), Nachweiskopien (Dokumentenbilder oder Erfassungsausgaben) und Prüfprotokolle (Systemausgaben mit den Ergebnissen zur Authentizität/Eigentumsberechtigung). Es sollte außerdem den Entscheidungsbefund (geprüft/nicht bestanden/weitergeleitet), etwaige Anmerkungen des Prüfers (falls zutreffend), die ACSP-Einreichungsbestätigung und einen revisionssicheren Zeitstempel enthalten, der Aktionen dem Bearbeiter und dem Zeitpunkt zuordnet, sowie eine eindeutige Aufbewahrungsmarkierung, damit Ihr Team weiß, wann der Datensatz gelöscht werden kann.
Persönlicher Code für Companies House über gov.uk (Ein-Login)
Nachdem eine Person ihre Identität verifiziert hat, erhält sie einen persönlichen Code von Companies House. Companies House erklärt, dass es sich dabei um einen... 11-stelliger Code, Dieser Code ist individuell. Kunden bezeichnen ihn oft als persönlichen Hauscode. Nutzer können ihren persönlichen Code und ihre Verifizierungsdaten über ihr Companies House-Konto unter „Konto verwalten“ einsehen und verwalten, sobald ihre Identität verifiziert und mit dem Konto verknüpft ist.
Das Handelsregister (Companies House) wird nach der Überprüfung aktualisiert und zeigt die Fälligkeitstermine für jede Ihrer Funktionen an. Falls Sie in mehreren Unternehmen tätig sind, müssen Sie Ihren persönlichen Code möglicherweise mehrmals an Companies House übermitteln. Laut Companies House müssen Sie sich mit derselben E-Mail-Adresse anmelden, die Sie bei der Verifizierung verwendet haben.
Umgang mit sensiblen Identifikationsdaten für die Identitätsprüfung durch Companies House
Manche Kunden fragen, ob sie eine/n vorlegen müssen Sozialversicherungsnummer, Insbesondere wenn Nutzer je nach Anmeldeverfahren unterschiedliche Angaben abfragen. ACSPs sollten alle staatlichen Identifikationsdaten als “hochsensibel” behandeln und diese nur dann erheben, wenn sie für den jeweiligen Verifizierungsprozess unbedingt erforderlich sind. Die Anmeldung bei gov.uk kann neben dem Lichtbildausweis auch Nachweise und Verifizierungssignale wie Steuerdatenabfragen der britischen Steuerbehörde (HMRC) umfassen. Die Sicherheitsfragen basieren auf Fragen ähnlich der Bonitätsprüfung, weshalb Nutzern je nach verfügbaren Daten unterschiedliche Eingabeaufforderungen angezeigt werden.
Aus Sicht der ACSP-Kontrollen besteht das Ziel in der Minimierung plus starken Sicherheitsvorkehrungen: Es werden nur die minimal erforderlichen Attribute erfasst, um den ID-Verifizierungsprozess abzuschließen. Diese werden unter strengen Zugriffskontrollen gespeichert und nur so lange aufbewahrt, wie es für die Prüfung erforderlich ist. FATF-Leitfaden zur digitalen Identität Die digitale Identität wird explizit als Mittel zur Unterstützung von Elementen der Kundenprüfung mithilfe eines risikobasierten Ansatzes dargestellt, was gut mit der Auffassung übereinstimmt, dass Identifikatoren wie die Sozialversicherungsnummer von vornherein optional und nicht aus Gewohnheit standardmäßig verwendet werden.
Fallstudie: Ausländischer Gründer wird kurz vor dem Anmeldeschluss Geschäftsführer des Unternehmens
Gemeinsamer Posteingang blockierte den Zugriff auf den persönlichen Code vor einer Bestätigungsmeldung.
Northbridge Services Ltd (Leeds) hat einen ausländischen Gründer als neuen Geschäftsführer hinzugefügt und die Daten eines bestehenden Geschäftsführers aktualisiert. Der Gründer versuchte, sich über gov.uk anzumelden, hatte jedoch Schwierigkeiten, seine Identität zu bestätigen. Nach dem Wechsel zu einem ACSP-Verfahren stellte sich heraus, dass ein gemeinsames Postfach zu Verwirrung geführt hatte, da dieselbe E-Mail-Adresse bereits für die Verifizierung verwendet worden war. Dies blockierte den Zugriff auf einen persönlichen Code zur Geschäftsführerverifizierung beim Companies House über die Kontoverwaltung.
ACSP-Verifizierung plus Playbook zur Wiederherstellung des Codezugriffs
Ein ACSP führte den sechsstufigen Prozess durch und dokumentierte die Nachweise in einem vollständigen Audit-Paket. Dies wurde als vollständiges Verifizierungsverfahren für Geschäftsführer gemäß den Richtlinien des Companies House behandelt. Anschließend wurde der neue Geschäftsführer einer separaten E-Mail-Adresse zugeordnet und die Eigentumsverhältnisse dokumentiert. Darüber hinaus stimmte das Team die nächsten Schritte hinsichtlich der Rollenverknüpfung und der Einreichungsfristen ab. Eine verifizierte Identität führt zu einem persönlichen Code, der die Rollenverknüpfung ermöglicht.
Pünktliche Einreichung und wiederholbare Kontrollen
- Das Unternehmen hat die Unterlagen fristgerecht eingereicht, ohne dass für die bestehenden Unternehmensmitglieder eine Änderung der Identität erforderlich war.
- Die verifizierte Identität des neuen Direktors war eindeutig mit der Position verknüpft.
- Sie beseitigten das Risiko gemeinsam genutzter Postfächer und sorgten für einen stabilen Zugriff.
- Sie bewahrten außerdem 7 Jahre lang ein vollständiges Audit-Paket auf.
Unternehmensdirektoren, wirtschaftlich Berechtigte von Unternehmen, Gesellschafter von Unternehmen und Kommanditgesellschaften fallen zu einem späteren Zeitpunkt in den Anwendungsbereich.
Nach November 2025 hat Companies House angekündigt, dass einige Rollen erst später in den Geltungsbereich fallen werden. ACSPs sollten daher mit entsprechenden Anpassungen rechnen. Dies betrifft unter anderem Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (PSCs) und Kommanditgesellschaften. Für diese Rollen ist eine präzisere Rollenzuordnung erforderlich. Manche Mandanten verwenden zudem Begriffe wie “Gesellschafter” oder „Gesellschafter mit beschränkter Haftung“, wenn eine Gesellschaft selbst Gesellschafter ist. Genau hier führen mangelhafte Datenmodellierung und unklare Eigentumsverhältnisse zu Problemen.
Wie im Programm ’Änderungen des britischen Gesellschaftsrechts“ von Companies House dargelegt, ist eine schrittweise Umsetzung Teil des Plans. Daher behandeln die besten Teams die spätere Umsetzung als geplante Produktiteration und nicht als unerwartete Notfallmaßnahme zur Einhaltung von Vorschriften. Weitere Informationen zu den Arbeitsabläufen finden Sie hier: Erstellen Sie eine umfassende KYC-Due-Diligence-Checkliste (UK)
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Identitätsprüfung des Unternehmens Funktioniert am besten als durchgängiger Arbeitsablauf, nicht als einmalige Prüfung.
- Einhaltung der Standards für die Identitätsprüfung von Unternehmen bedeutet, jeden Schritt den gespeicherten Beweisen und einem klaren Entscheidungsprotokoll zuzuordnen.
- Überprüfung der Geschäftsführer durch Companies House Am einfachsten ist es, wenn man es um das nächste herum plant. Bestätigungserklärung Frist.
- Stark Aufzeichnungen (Auditpaket + Aufbewahrung) ist das, was Ihren ACSP-Prozess auch in großem Umfang verteidigungsfähig macht.
- Klar Kundenkommunikation (Was als Nächstes passiert, Zeitpläne und Codeverwendung) verhindert die meisten Verzögerungen und Nacharbeiten.
Vorbereitung auf die Skalierung mit ComplyCube
Ab November 2025, mit der 12-monatigen Übergangsfrist, wird das Volumen steigen. Immer mehr Unternehmen werden ihre Bestätigungen erst kurz vor den jeweiligen Fristen einreichen. Der Prozess mit autorisierten Dienstleistern bietet hier einen Vorteil. Dank effizienter Datenerfassung, gründlicher Prüfungen und schneller Datenabfrage können Unternehmen finanzielle Strafen und weitere Risiken vermeiden.
Um Ihre Lösung zur Identitätsprüfung zukunftssicher zu gestalten, planen Sie sie bereits jetzt für zukünftige Rollen ein. Dies betrifft unter anderem PSC-Beauftragte in Unternehmen und Kommanditgesellschaften. Für eine praxisorientierte Überprüfung Ihres Workflows anhand des Sechs-Schritte-Standards wenden Sie sich bitte an unser Team. ComplyCube. Wir können Ihnen dabei helfen, Prüfungen zu standardisieren und revisionssichere Ergebnisse zu erstellen, die Ihren Richtlinien entsprechen.
Häufig gestellte Fragen
Müssen wir für die Identitätsprüfung bei Companies House den gov.uk-One-Login verwenden?
Nicht unbedingt. Die Anmeldung über gov.uk (per Desktop oder Smartphone) ist der direkte Weg für Personen, die die Identitätsprüfung für Companies House selbst durchführen. Autorisierte Dienstleister in Großbritannien sind Unternehmen, die Kunden über ihren eigenen Workflow verifizieren können. Sie kennen die Standards für die Identitätsprüfung von Companies House (konsistente Erfassung von Nachweisen, Prüfungen und Dokumentation).
Können die Geschäftsführer dies bei einer teilnehmenden Postfiliale überprüfen?
Ja, Personen (Unternehmensleiter und PSCs), die den Online-Login über gov.uk nicht nutzen können, können die Identitätsprüfung für Companies House per Post an einer teilnehmenden Filiale durchführen. Dies ist eine gängige Option für in Großbritannien ansässige Geschäftsführer, die eine persönliche Überprüfung wünschen oder kein kompatibles Gerät besitzen.
Was bedeutet die Beantwortung von Sicherheitsfragen online für die Identitätsprüfung durch Companies House?
Es handelt sich um einen wissensbasierten Anmeldeprozess bei gov.uk, bei dem Benutzer Sicherheitsfragen beantworten, die mit ihren Datensätzen verknüpft sind (oftmals beeinflusst durch ihre Adresshistorie in Großbritannien). Daher hilft die frühzeitige Wahl des richtigen Weges, Verzögerungen bei der Identitätsprüfung durch Companies House zu vermeiden.
Warum verlieren Personen während der Überprüfung ihrer Geschäftsführer den Zugriff auf ihren persönlichen Code bei Companies House?
Die meisten Probleme hängen mit der Anmeldung zusammen, da entweder das falsche Konto verwendet wird, eine andere E-Mail-Adresse genutzt wird oder der Code in der Kontoverwaltung nicht gefunden wird. Da der persönliche Code von Companies House für die Rollenverknüpfung benötigt wird, kann dies die Überprüfung der Geschäftsführer durch Companies House kurz vor Ablauf der Bestätigungsfrist gefährden.
Wie kann ComplyCube bei der Identitätsprüfung und der Überprüfung von Geschäftsführern im Rahmen des Companies House-Verfahrens helfen?
Da die Identitätsprüfung ab November 2025 verpflichtend wird, unterstützt ComplyCube die ACSP-Teams in Großbritannien durch die Standardisierung der Identitätsprüfung im Handelsregister mit einem revisionssicheren Workflow. Sie können Identitätsprüfungen, Entscheidungen und Ergebnisse erfassen und so die Anforderungen des Standards für die Identitätsprüfung im Handelsregister erfüllen. Dies trägt zu einer reibungslosen Überprüfung der Geschäftsführerdaten im Handelsregister bei, selbst wenn Fälle kurz vor den Einreichungsfristen eingehen.
