إنشاء قائمة تحقق قوية للعناية الواجبة بمعرفة العميل (KYC) في المملكة المتحدة

ما هو KYC والعناية الواجبة بالعملاء (CDD)؟

اعرف عميلك (KYC) هي عملية التأكد من هوية العميل وما إذا كان من المناسب التعامل معه. وفقًا لـ لائحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب وتحويل الأموال (معلومات عن الدافع) 2017, ، يعد إجراء العناية الواجبة بالعملاء (CDD) إلزاميًا وضروريًا.

يُلزم هذا النظام الشركات بتحديد هوية المستفيدين الحقيقيين، وفهم الغرض من العلاقة، وتقييم مخاطر تمويل الإرهاب. عمليًا، تتطلب حلول العناية الواجبة بالعملاء التحقق من صحة المستندات والبيانات. بتحديد مدى خطورة العميل المحتمل أو المعاملة المحتملة على الامتثال للوائح، يمكن للفرق تجنب أي عمليات غسل أموال محتملة.

تُقدّم إدارة المخاطر هذه بشكل متزايد من خلال سير عمل رقمية قابلة للتخصيص، تُترجم سياسات الامتثال المكتوبة إلى تجارب عملاء متسقة. تبدأ عملية العناية الواجبة من التسجيل الأول وحتى المراقبة المستمرة.

الفئات الثلاث للعناية الواجبة

تُقسّم إجراءات العناية الواجبة بالعملاء (CDD) عادةً إلى ثلاث فئات لمطابقة مستويات المخاطر المختلفة. تصف مجموعة العمل المالي (FATF) النهج القائم على المخاطر (RBA) بمثابة عنصر أساسي في مساعدة الشركات على تركيز جهودها على العملاء الأكثر عرضة للمخاطر مع الحفاظ على الرحلات منخفضة المخاطر سريعة وفعالة. 

يُعدّ بناء واختيار مسارات عمل مختلفة بناءً على أنشطة العميل أمرًا بالغ الأهمية لوقف غسل الأموال. فمن خلال دراسة هوية العميل، وملفات حساباته، ومعاملاته، وموقعه الجغرافي، وقناة التوصيل، يُمكن للشركات التخصص في أعمالها بدلًا من الاعتماد على عملية واحدة تناسب الجميع.

العناية الواجبة المبسطة (SDD)

صُممت خدمة الفحص الدقيق (SDD) للعملاء منخفضي المخاطر أو المعاملات العرضية. يُعد فحص العناية الواجبة الذي يخضع له العملاء أقل كثافة بكثير من غيرهم، ولكنه ليس اختياريًا. قد يتضمن سير عمل الامتثال المُصمم جيدًا لخدمة الفحص الدقيق (SDD) فحوصات سريعة لإدارة المخاطر، مثل التحقق من تعدد المكاتب، وفحص العقوبات، وفحص الأشخاص ذوي النفوذ السياسي (PEP)، والتحقق الأساسي من الوثائق أو البيانات البيومترية. 

العناية الواجبة القياسية (CDD)

من ناحية أخرى، تُطبق إجراءات العناية الواجبة بالعملاء (CDD) على العملاء المحتملين والأنشطة أو المواقف التجارية الاعتيادية. وتندرج غالبية المعاملات ضمن هذا النوع من إجراءات تخفيف المخاطر. في هذه الحالة، يجمع سير العمل القياسي بين التحقق الكامل من الهوية، والتحقق من العنوان، وفحص مكافحة غسل الأموال، وقواعد المراقبة المستمرة التي تتوافق مع احتياجات المؤسسة وحدود المخاطر.

العناية الواجبة المعززة (SDD)

أخيرًا، يقتصر تطبيق إجراءات العناية الواجبة على الحالات عالية المخاطر فقط. ويُطبق هذا النوع من العناية الواجبة عند التعامل مع الأشخاص المعرضين سياسيًا (PEPs)، وهياكل الملكية المعقدة، والجهات القضائية المختلفة. ويشمل ذلك جمع المزيد من وثائق "اعرف عميلك"، والتحقق من مصدر الأموال لمنع غسل الأموال، وإجراء مراقبة مستمرة للمعاملات التجارية. يمكنك معرفة المزيد عن هذه التفاصيل الدقيقة هنا: الإبحار في عالم العناية الواجبة المعززة.

من يجب عليه الامتثال لتدابير العناية الواجبة بالعملاء؟

تُطبق إجراءات العناية الواجبة في المملكة المتحدة على مجموعة واسعة من الشركات الخاضعة للتنظيم في القطاع المالي. ويشمل ذلك البنوك، ومقدمي خدمات المحاسبة، والمحامين، ووكلاء العقارات، ومقدمي خدمات العملات المشفرة، وغيرهم الكثير.

بالنسبة لجميع هذه القطاعات، الامتثال سير العمل ضرورية لتجنب مخاطر غسل الأموال. لكل قطاع أنواع مختلفة من العملاء، وقنوات دمج، ومنتجات. لذلك، لكل قطاع التزامات قانونية محددة تتطلب مسارات عمل مختلفة قائمة على السياسات، تُطبّق إجراءات العناية الواجبة (SDD) والعناية الواجبة (CDD) والعناية الواجبة إلكترونيًا (EDD) بشكل متناسب مع المخاطر.

متى تصبح قائمة التحقق من العناية الواجبة لمعرفة هوية العميل (KYC) مطلوبة في المملكة المتحدة؟

يجب على المؤسسات المالية وغيرها من الشركات الخاضعة للتنظيم أن تطبق العناية الواجبة للعملاء إجراءات العناية الواجبة (CDD) عند نقاط انطلاق محددة. وللحفاظ على الامتثال ومنع الجرائم المالية وغسل الأموال وتمويل الإرهاب، يجب على الشركات استخدام قائمة تحقق في هذه الحالات:

• عند إنشاء علاقة عمل جديدة: التحقق من هوية العميل ومستوى المخاطر قبل تقديم الخدمات، باستخدام سير عمل KYC المتوافق مع قطاعه ومستوى المخاطر.

• بالنسبة للمعاملات المالية الكبيرة أو غير العادية التي تتم لمرة واحدة: قم بتشغيل CDD (أو EDD) عندما تتجاوز المعاملة الحدود المحددة، حتى لو لم تكن هناك علاقة موجودة، مع قيام قواعد سير العمل بالإشارة تلقائيًا إلى هذه الحالات.

• عند اكتشاف نشاط مشبوه للعملاء المحتملين: قم بتطبيق EDD وقم بالتصعيد من خلال سير عمل إدارة الحالات عندما تكون هناك علامات على وجود جريمة مالية أو سلوك غير مبرر.

• عندما تكون بيانات العملاء الحالية غير موثوقة أو قديمة: قم بإعادة التحقق من الهوية وتحديث CDD إذا كانت هناك شكوك حول دقة أو اكتمال المعلومات السابقة.

• عندما تتغير ظروف الملكية أو العمل: إعادة تقييم المخاطر وتحديث التحقق عندما تكون هناك تغييرات جوهرية في الملكية المفيدة أو الأنشطة أو ملف المخاطر.

من خلال تصميم سير عمل بدون تعليمات برمجية لهذه السيناريوهات النموذجية مع مثل هذه المحفزات، يمكن للشركات حماية نظامها المالي ودعم جهود مكافحة غسل الأموال وتقليل الاعتماد على القرارات اليدوية غير المصرح بها.

المكونات الخمسة الرئيسية لقائمة التحقق من العناية الواجبة في المملكة المتحدة بشأن معرفة العميل

قبل اختيار عمليات التحقق الفردية، ينبغي على المؤسسات ربط سياسة إجراءات العناية الواجبة بالعملاء (CDD) الخاصة بها بسير عمل واضح يمكن تكييفه مع مختلف ملفات تعريف مخاطر العملاء والمناطق القضائية. إن دمج هذه السيرات كخطوات آلية قابلة للتخصيص يضمن مواءمة عمليات التدقيق والموافقات ومسارات التدقيق مع سياسات الامتثال. عادةً ما تتضمن العناية الواجبة القوية في المملكة المتحدة خمسة مكونات أساسية: 

1. تحديد هوية العميل والتحقق منها

الخطوة الأولى في عملية العناية الواجبة بمعرفة العميل هي التحقق من هويات العملاء. تعتمد الشركات والمؤسسات المالية الأخرى على الوثائق الرسمية، مثل جوازات السفر، ورخص القيادة، وكشوف الحسابات المصرفية، وفواتير الخدمات. كما أنها تستخدم بشكل متزايد البيانات الحيوية للتحقق من الهوية الحقيقية للمالك. تحدد متطلبات العناية الواجبة بالعملاء الوثائق المقبولة، وطرق التحقق، ومتى يلزم إجراء فحوصات إضافية أو مراجعة يدوية.

فيما يتعلق بسير العمل، تُحدد الشركات مسارات عمل منفصلة للعملاء الأفراد والكيانات القانونية من خلال دمج هذه الخطوات في نماذج تعريف قابلة لإعادة الاستخدام. يضمن هذا الإجراء حصول كل عميل محتمل جديد على المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب، بغض النظر عن القناة أو المنتج.

2. تحديد هوية المالك المستفيد

إذا كان العميل عبارة عن شركة أو شراكة أو يتصرف نيابة عن شخص آخر، فيجب تحديد المالك المستفيد النهائي (UBO) هو إلزامي. وفقًا لـ gov.UK, ، المستفيد النهائي هو الشخص الطبيعي الذي يمتلك الكيان أو يتحكم فيه في نهاية المطاف، حتى عندما تمتد سلاسل الملكية عبر ولايات قضائية متعددة أو ترتيبات مرشحة.

يمكن لقائمة مرجعية جيدة أن تحدد معلومات الملكية التي يجب جمعها، والمصادر التي يجب الرجوع إليها، ومتى يُعتبر الهيكل معقدًا للغاية أو عالي المخاطر. بناءً على ذلك، يمكن لسير العمل تحديد الحالات ذات المخاطر العالية لإعادة توجيهها إلى قوائم مراجعة متخصصة مع عمليات تحقق وموافقات إضافية.

3. فهم الغرض والطبيعة المقصودة للعلاقة التجارية

من الجوانب المهمة الأخرى في العناية الواجبة بالعملاء فهم سبب رغبتهم في بناء علاقة عمل أو إجراء معاملة. يمكن للشركات الحصول على هذه المعلومات من خلال الاستفسار عن مصدر التمويل، وحجم المعاملات المتوقع، والأطراف المقابلة الرئيسية، وكيفية استخدام المنتج.

من خلال دمج الاستبيانات المشروطة في رحلة الإدماج، وإدخال الإجابات في نظام تقييم المخاطر، يمكن للفرق اختيار سير عمل العناية الواجبة المناسب وكثافة المراقبة. كما يمكن لأي سياق أن يساعد المحققين لاحقًا عند مراجعة التنبيهات وتقييم ما إذا كانت المعاملة تبدو مشبوهة حقًا.

4. اعتماد نهج قائم على المخاطر (RBA)

غالبًا ما يساعد تحليل المخاطر على تحديد مستوى العناية الواجبة الواجب تطبيقه على كل عميل ومعاملة. تشمل عوامل الخطر الموقع الجغرافي، والقطاع، وحجم المعاملات وتواترها، وقناة التوصيل، ونوع العميل، وسجلات وسائل الإعلام السلبية. عادةً ما يحتاج العملاء ذوو المخاطر العالية إلى العناية الواجبة الواجبة، بينما قد يكون العملاء ذوو المخاطر المنخفضة مؤهلين للعناية الواجبة الواجبة.

 لإدارة هذا الأمر على نطاق واسع، تُدوّن الشركات معايير المخاطر في سياساتها، وتستخدم قواعد الأتمتة لترجمة درجات المخاطر إلى نماذج سير عمل محددة. يتيح هذا للبرامج أن تكون متناسبة ومتسقة، مع تمكين فرق الامتثال من تعديل الحدود مركزيًا مع تطور اللوائح التنظيمية أو الرغبة في المخاطرة.

5. المراقبة المستمرة وحفظ السجلات

لا تقتصر العناية الواجبة على عملية دمج العميل. فمن الضروري مراقبة المعاملات والسلوك طوال رحلة العميل لضمان اتساق الأنشطة مع الغرض المعلن ومستوى المخاطر. وهذا أمرٌ أساسي للكشف المبكر عن الأنماط المشبوهة. كما يحتاجون إلى سجلات مفصلة للفحوصات والقرارات والأدلة المستخدمة.

لذلك، يجب أن تتضمن قائمة المراجعة قواعد للمراقبة المستمرة، وجداول إعادة فحص العقوبات وقوائم الأشخاص المعرضين لخطر الفساد، ومحفزات لتحديث المعلومات السابقة. يُتيح دمج هذه القواعد في سير العمل وإدارة الحالات مسار تدقيق واضحًا وقابلًا للإبلاغ، مع الحفاظ على التحكم في الجهد اليدوي.

تصميم الرحلات بما يتناسب مع المخاطر وتجربة العملاء

لم يعد تصميم عملية العناية الواجبة بالعملاء من منظور الامتثال كافيًا. يجب على الشركات دمج السياسات والأتمتة وتجربة العملاء في استراتيجية واحدة للدمج والمراقبة، تكون جاهزة للجهات التنظيمية وسهلة الاستخدام. يجب على المستخدمين منخفضي المخاطر الانتقال بسرعة عبر سير عمل العناية الواجبة بالعملاء (SDD) الأبسط، بينما تمر ملفات تعريف المخاطر الأعلى بمسارات عمل أطول وأكثر تفصيلًا.

تساعد تحليلات معدلات الإنجاز ونقاط التسليم الفرق على تحسين مسارات سير العمل باستمرار. تدفقات SDD خفيفة تجمع بين الشيكات متعددة المكاتب, فحص AML, ، والتحقق من المستندات والبيانات الحيوية في تجربة موجهة واحدة يمكن أن يقلل بشكل كبير من الاحتكاك للعملاء والتخلي عنهم دون إضعاف دفاعات مكافحة غسل الأموال.

أهمية الاستثمار في تدريب الموظفين وتوعيتهم

يمكن للنصائح والحلول الرئيسية المذكورة أعلاه أن تساعد الشركات على تطبيق إجراءات العناية الواجبة بالعملاء (CDD) وتحسينها. ومع ذلك، هناك جانبٌ بالغ الأهمية يُغفل عنه دائمًا في استراتيجيات الامتثال، ألا وهو تدريب الموظفين والامتثال. سيُمكّن التدريب الشامل على مكافحة غسل الأموال ومعرفة العميل فرق الامتثال من البقاء على اطلاع دائم بأحدث تحديثات التشريعات وتقنيات اللوائح. في نهاية المطاف، تُعدّ فرق إدارة المخاطر خط الدفاع الأول في تحديد الأنشطة المشبوهة، وإجراء فحوصات عناية دقيقة، والحفاظ على امتثال قوي.

التحديات الشائعة في العناية الواجبة الأساسية بالعملاء

على الرغم من بذل قصارى جهدها، تُكافح العديد من المؤسسات لتحويل سياسات العناية الواجبة بالعملاء إلى خطوات عملية لمنع غسل الأموال. تشمل نقاط الضعف الشائعة ضعف جمع البيانات، وصعوبة التكيف مع أنماط المخاطر المتغيرة، والتطبيق غير المتوازن لسياسات العناية الواجبة بالعملاء (SDD) والعناية الواجبة بالعملاء (CDD) والاهتمام الإلكتروني بالعملاء (EDD)، وتجزئة التقنيات التي تُصعّب الحصول على رؤية موثوقة لملف العميل.

التحدي الأول: جمع معلومات العملاء الدقيقة والتحقق منها

يُعدّ جمع مستندات موثوقة للتحقق من الهوية والعنوان والأنشطة التجارية أمرًا بالغ الأهمية. ومع ذلك، غالبًا ما تؤدي المتطلبات غير الواضحة (العنوان السكني مقابل العنوان التجاري، ورقم الهاتف المنزلي مقابل رقم الهاتف التجاري، إلخ) وتدفقات البيانات غير المترابطة إلى معلومات غير كاملة، بالإضافة إلى ارتفاع معدلات التسرب. من خلال توحيد متطلبات المستندات، وتقديم إرشادات واضحة لتدفق البيانات، واستخدام واجهات بيانات سهلة الاستخدام، يمكن للفرق تقليل إعادة العمل، وتسريع عملية الدمج، وتحسين جودة البيانات.

التحدي الثاني: التكيف مع تغيرات أنماط المخاطر والمتطلبات التنظيمية

غالبًا ما تتطور ملفات تعريف مخاطر العملاء مع دخولهم أسواقًا جديدة، أو تغيير ملكيتهم، أو ظهورهم في وسائل إعلام سلبية، بينما تتغير اللوائح وقوائم المخاطر العالية في الوقت نفسه. تُعيد عمليات المراقبة المستمرة الفعالة وسير العمل القائمة على السياسات حسابها. درجات المخاطر, ، قم بتشغيل CDD أو EDD المحدث عند تجاوز الحدود، وقم بطرح تغييرات جديدة في السياسة عبر جميع الرحلات دون الحاجة إلى إعادة التكوين اليدوي المستمر.

التحدي الثالث: تحقيق التوازن بين العناية الواجبة الأساسية والمبسطة والمعززة بالعملاء

بدون دليل عمل مشترك، تُفرط بعض الفرق في تطبيق إجراءات إدارة المخاطر المؤسسية (EDD) وتُسبب احتكاكًا غير ضروري، بينما تُقلل فرق أخرى من تطبيق الضوابط وتُعرّض الشركة لمخاطر تنظيمية أو مالية. يضمن تدوين الحدود وقواعد اتخاذ القرار في إرشادات واضحة وقوالب سير عمل قابلة للتخصيص تطبيق إجراءات إدارة المخاطر المؤسسية (SDD) وإدارة المخاطر المؤسسية (CDD) وإدارة المخاطر المؤسسية (EDD) بشكل متسق، مع السماح بإجراء تعديلات مركزية مع تطور أهداف تقييم المخاطر ومستوى تقبلها.

التحدي الرابع: الاستفادة من التكنولوجيا المتطورة وضمان التكامل

تعتمد العديد من الشركات على أنظمة قديمة وجداول بيانات وأدوات منفصلة، مما يُنشئ صوامع بيانات ويُبطئ التحقيقات. إن اعتماد حلول "اعرف عميلك" المتكاملة، التي تُركز على واجهة برمجة التطبيقات (API)، والتي تجمع بين التحقق والفحص وإدارة الحالات والتحليلات في محرك سير عمل واحد، يُتيح رؤية موحدة للعملاء، ويُسهّل تحسين رحلات الدمج.

تعزيز الامتثال من خلال قائمة التحقق القوية من العناية الواجبة المتعلقة بمعرفة العميل (KYC) 

يُعدّ وضع إجراءات فعّالة للتحقق من هوية العميل (KYC) والعناية الواجبة (CDD) أمرًا بالغ الأهمية لمواءمة المتطلبات التنظيمية، وتوفير التكاليف، وحماية علاقات العملاء والأعمال من المجرمين الماليين. من خلال التحقق من هويات العملاء، وتقييم المخاطر بدقة، وربط السياسات بسير العمل العملي، يمكن للشركات تصميم إجراءات العناية الواجبة المبسطة والقياسية والمُحسّنة لكل شريحة من العملاء، وإثبات تطبيق الإجراءات بشكل متسق عمليًا.

نهج ديناميكي قائم على سير العمل يمنع الجرائم المالية، ويدعم التكامل الآمن، ويخلق تجارب عملاء إيجابية مع خفض تكاليف المعالجة وتمكين الامتثال القابل للتطوير. لتعزيز عملية "اعرف عميلك/مكافحة غسل الأموال" لديك،, تواصل مع فريقنا في ComplyCube لتصميم سير عمل آلية بعمق وثيقة و البيانات الحيوية التغطية وضوابط السياسة المرنة المصممة خصيصًا لتناسب شهيتك للمخاطرة.