TL;DR : En novembre 2025, vérification d'identité des sociétés est obligatoire pour Companies House. Afin de comprendre Comment se conformer aux normes de vérification d'identité de Companies House ?, Les entreprises devraient suivre un processus par étapes, appuyé par des contrôles lorsque cela s'avère pertinent. vérification du directeur de la société, le parcours se termine généralement par un code personnel utilisé pour lier les rôles et appuyer les dépôts de déclarations de confirmation.
Qu’est-ce que la vérification d’identité de Companies House ?
Companies House est l'organisme d'enregistrement britannique qui tient le registre public des personnes morales des sociétés et gère les services de dépôt en ligne des déclarations de confirmation. Depuis novembre 2025, des protocoles de vérification d'identité renforcés sont obligatoires pour tous les administrateurs et les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) des sociétés britanniques, qu'elles soient existantes ou nouvelles.
Les personnes doivent s'authentifier avec succès soit via GOV.UK one login, soit par l'intermédiaire d'un prestataire de services agréé (ASCP). Cette authentification se fait à l'aide de documents, afin de garantir la sécurité du registre des membres et de lutter contre le blanchiment d'argent et l'usurpation d'identité. Un ACSP agit en tant qu'entité commerciale habilitée à vérifier l'identité des personnes pour le compte d'un client. Cela implique un investissement supplémentaire en temps et en ressources de la part de l'entreprise, au-delà de la simple vérification d'identité.
Parcours de vérification d'identité auprès de Companies House
Les prestataires de services de vérification agréés (ACSP) doivent conserver l'intégralité des preuves de chaque contrôle afin de respecter les normes britanniques. Cela inclut les résultats positifs, négatifs ou de renvoi concernant les administrateurs ou les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) ayant fait l'objet d'une vérification réussie, ainsi que les tentatives de vérification infructueuses. Ainsi, si Companies House en fait la demande, un document peut être fourni.
La mise en œuvre du programme ACSP doit suivre un processus simple et reproductible pour garantir une conformité totale sans pénalités financières. Ce processus implique la collecte des données individuelles, la vérification de l'identité, la validation de l'authenticité des pièces justificatives, la confirmation de l'appartenance du document à la personne, puis l'enregistrement et la conservation d'un dossier d'audit avant la soumission de la demande de vérification. Le code personnel peut alors être attribué et les rôles associés pour archivage. La mise en place d'un tel protocole nécessite du temps de la part de l'entreprise pour la formation adéquate, les contrôles nécessaires et la reproductibilité des résultats.
Pourquoi la vérification d'identité de Companies House a-t-elle été renforcée ?
Ce introduction de la vérification d'identité En novembre 2025, cette mesure s'inscrit dans le cadre d'une initiative plus large de Companies House visant à réduire tout abus du registre lié au blanchiment d'argent et à la criminalité économique. Afin d'empêcher l'utilisation des sociétés à des fins illégales, les dirigeants en exercice doivent faire vérifier leur identité. Cela contribue à garantir le respect des obligations légales et à limiter les risques.
Les contrôles d'identité se durcissent car le Royaume-Uni comble ses lacunes.
Joshua Vowles-Dent, responsable GTM, explique : “ Les contrôles d’identité se renforcent car le Royaume-Uni comble des lacunes exploitées depuis des années : sociétés écrans, fausses informations sur les dirigeants et identités synthétiques qui facilitent les transferts de fonds et la dissimulation des responsabilités. Pour les fournisseurs de services de paiement en ligne (ACSP), le changement est clair : la vérification d’identité ne peut plus se limiter à une simple formalité ponctuelle. Elle doit être systématique, fondée sur des preuves et reproductible, avec des enregistrements qui résistent à l’examen. ‘
Le processus de vérification d'identité vise à garantir la cohérence, et non à se contenter du mieux possible. Companies House précise que toute entité commerciale, telle qu'un prestataire de services de paiement alternatif (ACSP), doit également se conformer à la norme de vérification d'identité lors de la vérification des agents de sécurité ou des administrateurs existants pour le compte de ses clients. Le non-respect de ces étapes constitue une infraction et expose les organisations à des sanctions financières réglementaires.
Étendue de la vérification du service Companies House
Le service de vérification d'identité du registre du commerce et des sociétés (Companies House) s'applique actuellement aux administrateurs, aux personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) ainsi qu'aux membres d'une société à responsabilité limitée (LLP) qui sont tenus de justifier de leur identité. Exercer les fonctions d'administrateur ou de PSC sans identité vérifiée constitue une infraction et est passible de sanctions. Le non-respect des exigences de vérification d'identité peut entraîner des poursuites judiciaires et des sanctions financières.
Il est fréquent de constater la présence de statuts mixtes dans un même dossier de déclaration de confirmation d'entreprise. Une entreprise peut compter simultanément de nouveaux administrateurs, des administrateurs en poste et des personnes exerçant un contrôle significatif (PSC). Il est donc essentiel que les rôles soient clairement définis lors de la réception des documents. Les clients s'interrogent également sur le secrétaire général ; il convient donc de préciser qui doit justifier son identité et qui se contente de déposer le document.
Le processus de vérification d'identité de Companies House
En novembre 2025, le registre du commerce et des sociétés proposera deux options pour la nouvelle procédure de vérification d'identité. Comme indiqué précédemment, Les gens vérifient directement via gov.uk, un identifiant, un bureau de poste ou ils utilisent un fournisseur de services aux entreprises agréé (ACSP). Il s'agit d'une vérification directe de l'identité des administrateurs et des personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) en fonction.
La procédure ACSP est une procédure assistée avantageuse pour les entreprises existantes comme pour les nouvelles. Contrairement à l'authentification unique sur gov.uk, c'est à l'entreprise qu'il incombe de gérer et d'effectuer les vérifications, de tenir les registres et de traiter les cas particuliers liés à l'identité auprès de Companies House. Ces deux procédures mettent en place une vérification d'identité dans le but de lutter contre le blanchiment d'argent et d'empêcher l'utilisation des entreprises à des fins illégales, ainsi que toute autre forme d'usurpation d'identité.
Pièges courants pour les fournisseurs de services aux entreprises agréés (ACSP)
Les équipes ACSP rencontrent souvent les mêmes quatre écueils lors de la vérification des dirigeants auprès du registre du commerce : elles confondent les procédures de connaissance du client (AML/CDD) avec la vérification auprès du registre du commerce, acceptent des données initiales incomplètes (notamment l’historique des adresses), conservent des dossiers incomplets et ne précisent pas le code personnel à utiliser pour leurs clients. De ce fait, de nombreux dirigeants se retrouvent bloqués au moment précis où ils doivent lier leurs rôles pour les déclarations. Le registre du commerce l’exige clairement : les ACSP doivent respecter la norme de vérification d’identité et conserver des preuves étape par étape.
La solution la plus simple consiste à adopter un modèle opérationnel plus rigoureux : séparer la lutte contre le blanchiment d’argent et les procédures de Companies House en flux de travail distincts, valider les données initiales en amont, standardiser un “ dossier d’audit ” pour chaque cas et envoyer une brève note expliquant comment accéder au code personnel de vérification des administrateurs de Companies House et l’utiliser (via “ Gérer le compte ”) avant les dates de dépôt importantes.
Guide sur les normes d'identité pour la vérification des sociétés auprès de Companies House
Companies House présente La vérification d'identité est obligatoire. Il est crucial que les prestataires de services de certification (ACSP) suivent scrupuleusement chaque étape. Cela signifie que votre ACSP doit privilégier le respect des normes. Les outils peuvent être utiles, mais la responsabilité vous incombe. C'est là que la gouvernance en matière de lutte contre le blanchiment d'argent intervient. La culture de la lutte contre le blanchiment d'argent valorise déjà les preuves et les pistes d'audit. Toutefois, la vérification des administrateurs auprès de Companies House constitue un processus spécifique, avec ses propres exigences en matière de vérification d'identité. Il ne s'agit pas d'un simple contrôle LCB-FT supplémentaire.
Étape 1 : Saisie des informations et qualité des données d’identité
La première étape consiste à demander des informations sur la personne. En pratique, c'est à ce stade que les entreprises peuvent éviter la plupart des retards. Si les clients commettent des erreurs lors de la vérification de leur identité en saisissant des informations personnelles, les contrôles ultérieurs échoueront. Lors de la vérification d'identité, il est important de fournir des réponses vous concernant, et non concernant votre entreprise. Il est donc crucial pour les entreprises existantes de créer un formulaire d'inscription clair. Utilisez des règles de validation et des explications concises pour vérifier l'identité. Renseignez-vous dès le début sur le contexte du dépôt et demandez quels rôles la personne occupe et si une date limite de dépôt approche.
Étape 2 : Documents d’identité et pièce d’identité avec photo
La deuxième étape consiste à fournir des justificatifs d'identité. Le choix des documents d'identité et des pièces d'identité avec photo est crucial. Les pièces d'identité acceptées comprennent les documents officiels, les passeports à lecture optique, les titres de séjour biométriques (y compris les cartes de séjour biométriques britanniques), les cartes de passeport irlandaises et les permis de travail frontaliers britanniques. Le site gov.uk one login répertorie les types de pièces d'identité avec photo pouvant servir à vérifier votre identité. Le numéro de référence du document, sa date d'expiration et son pays d'émission doivent être consignés.
Étapes 3-4 : Questions de sécurité et vérifications d’identité
Les étapes 3 et 4 correspondent aux vérifications d'identité. Vous vous assurez de l'authenticité du justificatif et de son appartenance à la personne. Dans les procédures directes, certains utilisateurs prouvent leur identité en répondant à des questions de sécurité en ligne. Dans la procédure “ en ligne puis à la poste ”, les utilisateurs saisissent les informations de leur pièce d'identité avec photo sur gov.uk, puis se rendent dans un bureau de poste pour la faire scanner. En tant que fournisseur de services de sécurité agréé (ACSP), veillez à la concision de vos notes de décision. Vous devriez pouvoir expliquer votre raisonnement en une minute.
Étapes 5 et 6 : Dossiers, décisions et conservation
L'étape 5 concerne la tenue des registres. Companies House exige la conservation des preuves et des informations utilisées. Ces registres doivent être conservés pendant 7 ans à compter de la date de la vérification d'identité. L'étape 6 est la décision de vérification. Vous décidez si vous pouvez vérifier l'identité de la personne. Il est donc recommandé de constituer systématiquement un dossier de vérification dans le cadre du nouveau processus de vérification d'identité. C'est ce qui garantit la fiabilité des procédures à grande échelle.
Pack de vérification d'identité de Companies House pour la préparation aux audits
Un “ pack de vérification ” ACSP robuste transforme la vérification d'identité auprès de Companies House, d'une tâche ponctuelle, en un processus fiable et reproductible à grande échelle. Conformément aux exigences de Companies House, les ACSP doivent conserver les enregistrements des étapes de vérification d'identité pendant 7 ans. Votre pack doit donc permettre de répondre rapidement à une question : Qu’avons-nous vérifié, sur quelles preuves nous sommes-nous appuyés et pourquoi avons-nous vérifié (ou non) ?
En pratique, un dossier complet doit inclure : les informations d’admission (les données d’identité fournies lors de l’intégration), les copies des preuves (images des documents ou résultats de capture), et les journaux de contrôle (résultats système indiquant l’authenticité et la propriété). Il doit également contenir la décision prise (vérifié/rejeté/à transmettre), les notes du réviseur (le cas échéant), la confirmation de soumission à l’ACSP, ainsi qu’un historique horodaté conforme aux exigences d’audit, reliant les actions à l’opérateur et à la date, et un indicateur de conservation clair permettant à votre équipe de savoir quand le dossier peut être supprimé.
Code personnel de Companies House via gov.uk (une seule connexion)
Une fois son identité vérifiée, une personne reçoit un code personnel de Companies House. Companies House explique qu'il s'agit d'un Code à 11 caractères, Ce code est personnel et propre à chaque individu. Les clients l'appellent souvent leur code personnel interne. Une fois leur identité vérifiée et associée à leur compte, les utilisateurs peuvent consulter et gérer leur code personnel ainsi que leurs informations de vérification via leur compte Companies House, dans la section « Gérer mon compte ».
Le registre de Companies House sera mis à jour pour indiquer les dates d'échéance de chaque fonction que vous occupez après vérification. Il se peut que vous deviez fournir votre code personnel à Companies House à plusieurs reprises si vous êtes impliqué(e) dans plusieurs entreprises. Companies House précise que vous devez vous connecter avec la même adresse électronique que celle utilisée lors de votre vérification.
Gestion des identifiants sensibles pour la vérification d'identité auprès de Companies House
Certains clients demanderont s'ils doivent fournir un numéro d'assurance nationale, Surtout s'ils ont entendu dire que différentes procédures demandent des informations différentes. Les fournisseurs de services d'authentification (ACSP) doivent considérer tout identifiant gouvernemental comme “ hautement sensible ” et ne le collecter que lorsqu'il est réellement nécessaire pour le parcours de vérification sélectionné. Les parcours de connexion unique sur gov.uk peuvent inclure des preuves et des signaux de vérification autres que la pièce d'identité avec photo, tels que les vérifications des antécédents fiscaux de l'HMRC. Le parcours des questions de sécurité est basé sur des questions similaires à celles posées lors d'une vérification de solvabilité, ce qui explique pourquoi les utilisateurs peuvent voir des messages différents selon les données disponibles.
Du point de vue des contrôles ACSP, l'objectif est la minimisation associée à des garanties solides : collecter les attributs minimaux nécessaires à la réalisation du processus de vérification d'identité, les stocker avec des contrôles d'accès stricts et les conserver uniquement pendant la durée nécessaire à l'audit. Orientations du GAFI en matière d'identité numérique L'identité numérique est explicitement présentée comme un moyen de soutenir les éléments de la diligence raisonnable à l'égard de la clientèle en utilisant une approche fondée sur les risques, ce qui correspond bien au fait de considérer les identifiants tels qu'un numéro d'assurance national comme facultatifs par conception, et non par défaut par habitude.
Étude de cas : Un fondateur étranger devient administrateur de société à l'approche de la date de dépôt.
La boîte de réception partagée a bloqué l'accès au code personnel avant une déclaration de confirmation.
Northbridge Services Ltd (Leeds) a ajouté un fondateur étranger en tant que nouveau directeur et a mis à jour les informations d'un directeur existant. Le fondateur a tenté de se connecter via gov.uk one, mais a rencontré des difficultés pour vérifier son identité. Après avoir opté pour une solution ACSP, il a constaté qu'une boîte mail partagée était à l'origine de la confusion, l'adresse électronique utilisée lors de la vérification étant la même. Ceci a bloqué l'accès au code personnel nécessaire à la vérification des directeurs auprès de Companies House via la gestion de son compte.
Manuel de vérification ACSP et de récupération d'accès au code
Un prestataire de services agréé (ACSP) a mené la procédure en six étapes et a rassemblé les preuves dans un dossier d'audit complet. Cette procédure a été traitée comme une vérification complète des administrateurs auprès du registre du commerce. Ensuite, une adresse électronique unique a été attribuée au nouvel administrateur et la propriété des biens a été documentée. De plus, l'équipe a coordonné les prochaines étapes avec le lien entre les rôles et le calendrier des dépôts. Une identité vérifiée génère un code personnel permettant le lien entre les rôles.
Classement en temps voulu et contrôles reproductibles
- La société a déposé sa demande dans les délais impartis, sans modification d'identité pour les membres corporatifs existants.
- L'identité vérifiée du nouveau directeur correspondait parfaitement à son poste.
- Ils ont éliminé les risques liés aux boîtes de réception partagées et assuré la stabilité de l'accès.
- Ils ont également conservé un dossier d'audit complet pendant 7 ans.
Les administrateurs de sociétés, les sociétés exerçant un contrôle significatif, les membres de sociétés et les sociétés en commandite seront inclus dans le champ d'application ultérieurement.
Après novembre 2025, Companies House a indiqué que certains rôles seront concernés ultérieurement ; les prestataires de services de conseil en gestion de patrimoine (ACSP) doivent donc s’attendre à des changements. Cela concerne notamment les administrateurs de sociétés, les dirigeants de sociétés exerçant un contrôle significatif (PSC) et les sociétés en commandite. Une cartographie plus précise des rôles est nécessaire. Certains clients utilisent encore des termes comme “ membres personnes morales ” ou « sociétés membres personnes morales » pour décrire les structures de sociétés en commandite, alors qu’une société est le membre. C’est précisément là que des modélisations de données inadéquates et des chaînes de propriété floues peuvent engendrer des difficultés.
Comme indiqué dans le programme de Companies House relatif aux ’ modifications du droit des sociétés au Royaume-Uni “, la mise en œuvre progressive est prévue. Les meilleures équipes considèrent donc les changements ultérieurs comme une itération produit planifiée, et non comme une situation d'urgence imprévue en matière de conformité. Pour en savoir plus sur les flux de travail, cliquez ici : Élaborer une liste de contrôle de diligence raisonnable KYC solide au Royaume-Uni
Points clés à retenir
- vérification d'identité des sociétés Fonctionne mieux dans le cadre d'un flux de travail de bout en bout, et non comme un contrôle ponctuel.
- Norme de vérification d'identité des sociétés de réunion Cela signifie consigner chaque étape dans les preuves enregistrées et dans un compte rendu clair des décisions prises.
- vérification des administrateurs par le registre du commerce c'est plus facile lorsqu'on planifie en fonction du prochain déclaration de confirmation date limite.
- Fort tenue de registres (Pack d'audit + rétention) est ce qui rend votre processus ACSP défendable à grande échelle.
- Clair communications avec les clients (La description des prochaines étapes, des échéanciers et de l'utilisation du code) permet d'éviter la plupart des retards et des reprises.
Préparation à la mise à l'échelle avec ComplyCube
À compter de novembre 2025, après une période de transition de 12 mois, le volume de demandes augmentera. Davantage de personnes effectueront des vérifications à l'approche des échéances de confirmation des entreprises. Le recours à un prestataire de services agréé constitue un atout. Grâce à une gestion efficace des demandes, des contrôles rigoureux et une récupération rapide des données, les entreprises peuvent éviter les sanctions financières et les risques supplémentaires.
Pour pérenniser votre solution de vérification d'identité, anticipez dès maintenant les besoins futurs, notamment les dirigeants d'entreprises et les sociétés en commandite. Pour une analyse pratique de votre flux de travail par rapport à la norme en six étapes, contactez notre équipe. ComplyCube. Nous pouvons vous aider à standardiser les contrôles et à produire des documents conformes aux exigences d'audit et à votre politique.
Questions fréquemment posées
Faut-il utiliser l'identifiant unique gov.uk pour la vérification d'identité auprès de Companies House ?
Pas nécessairement. L'accès unique au site gov.uk (via ordinateur ou smartphone) est la voie directe pour les particuliers effectuant eux-mêmes la vérification d'identité auprès de Companies House. Les prestataires de services aux entreprises agréés au Royaume-Uni sont des entités commerciales capables de vérifier l'identité de leurs clients selon leur propre procédure. Ils connaissent les normes de vérification d'identité de Companies House (collecte, vérifications et tenue de registres cohérentes).
Les administrateurs peuvent-ils vérifier auprès d'un bureau de poste participant ?
Oui, les personnes (dirigeants et personnes exerçant un contrôle significatif) qui ne peuvent pas utiliser la plateforme gov.uk one login peuvent effectuer la vérification d'identité auprès de Companies House en se rendant dans un bureau de poste participant. Cette option est courante pour les dirigeants basés au Royaume-Uni qui souhaitent une vérification en personne ou qui ne possèdent pas d'appareil compatible.
Que signifie répondre aux questions de sécurité en ligne pour la vérification d'identité auprès de Companies House ?
Il s'agit d'un parcours basé sur les connaissances dans gov.uk one login où les utilisateurs répondent à des questions de sécurité liées à leurs dossiers (souvent influencées par l'historique des adresses au Royaume-Uni), donc choisir le bon parcours tôt permet d'éviter les retards dans la vérification d'identité par Companies House.
Pourquoi les personnes perdent-elles l'accès à leur code personnel auprès de Companies House lors de la vérification des administrateurs ?
La plupart des problèmes sont liés à la connexion : utilisation d’un compte incorrect, d’une adresse e-mail différente ou absence du code dans la section « Gérer mon compte ». Or, comme le code personnel de Companies House est nécessaire pour la liaison des rôles, cela peut compromettre la vérification des administrateurs auprès de Companies House à l’approche de la date limite de déclaration de confirmation.
Comment ComplyCube peut-il vous aider pour la vérification d'identité auprès de Companies House et la vérification des dirigeants ?
L'authentification des personnes devenant obligatoire à compter de novembre 2025, ComplyCube accompagne les équipes ACSP britanniques en standardisant la vérification d'identité auprès de Companies House grâce à un flux de travail conforme aux exigences d'audit. Vous pouvez ainsi enregistrer les contrôles d'identité, les décisions prises et les résultats, vous aidant à respecter les normes de vérification d'identité de Companies House. Cette solution facilite la vérification des dirigeants auprès de Companies House, même lorsque les délais de dépôt approchent.
