Come ottemperare alla mancata prevenzione delle frodi

Introduzione alla frode e alla valutazione del rischio

L'introduzione del reato di "Incapacità di prevenire le frodi" nel Regno Unito segna un momento cruciale per la conformità alle normative sui servizi finanziari. Il triangolo della frode, sviluppato da Donald Cressey, propone un modello per tre condizioni che portano alla frode: pressione, opportunità e razionalizzazione. Questo quadro aiuta a spiegare perché la nuova legislazione britannica in vigore si rivolga alle grandi organizzazioni con responsabilità diretta per le attività fraudolente perpetrate da dipendenti, agenti o filiali.

Fa parte di una più ampia riforma ai sensi dell'Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023, che amplia significativamente l'ambito di responsabilità per le procedure esistenti. Per le società di servizi finanziari, ciò rappresenta un cambiamento nel modo in cui vengono valutati i controlli interni, la formazione e la supervisione di terze parti. Per i responsabili del rischio e della conformità, la legge richiede una revisione strategica delle modalità di gestione del rischio di frode. Misure severe non sono più facoltative: sono aspettative legali per gli amministratori aziendali.

Per rimanere conformi, le aziende devono creare quadri normativi dimostrabili che riducano il rischio di procedimenti penali per reati. Esempi di frode includono reati di evasione fiscale, false dichiarazioni rilasciate da persone associate, falso in bilancio, commercio fraudolento, corruzione, frode da falsa dichiarazione, ottenimento di servizi in modo disonesto e truffa ai danni del pubblico, solo per citarne alcuni. Questa guida delinea una checklist pratica per la preparazione, chiarisce i miti più comuni e mostra come le aziende possono implementare procedure di prevenzione delle frodi.

Che cosa è il reato di mancata prevenzione della frode?

Il Mancata prevenzione delle frodi Il reato introduce norme specifiche per le organizzazioni in merito ai casi in cui una "persona associata" commette una frode a vantaggio dell'azienda, in particolare quando rientra in un reato specificato nell'ECCT 2023. Anche se i dirigenti non sono a conoscenza di alcun illecito, il reato si applica e sono ritenuti penalmente responsabili per qualsiasi condotta fraudolenta. Di conseguenza, se le aziende vengono ritenute responsabili, possono affrontare multe illimitate e danni alla reputazione, a meno che non possano dimostrare che sono state messe in atto "procedure ragionevoli".

Le grandi organizzazioni possono ora essere perseguite penalmente per frode commessa da dipendenti o agenti, indipendentemente dal fatto che l'alta dirigenza ne fosse a conoscenza. Senza ragionevoli procedure di prevenzione delle frodi in atto entro il 1° settembre 2025, le aziende rischiano di incorrere in sanzioni illimitate e danni irreversibili alla reputazione. – Milosh Caunhye, Consulente per la Prevenzione delle Frodi

La difesa richiede alle organizzazioni di dimostrare adeguati controlli antifrode, adattati al loro contesto di rischio. Deve andare oltre un documento di policy: deve esserci una chiara prova della loro attuazione. Il mancato rispetto di questo requisito espone le aziende a procedimenti penali. Implementando strumenti a supporto di questo standard probatorio, le aziende possono prevenire reati di frode sottostanti attraverso controlli in tempo reale e capacità di audit.

Servizi finanziari e responsabilità aziendale

Dati recenti hanno mostrato un numero sproporzionato di reati nei settori bancario, creditizio e assicurativo. Ciò segna un cambiamento significativo in chi si assume le responsabilità e in che modo. prevenzione frodi è ormai diventata una preoccupazione a livello di consiglio di amministrazione per le grandi organizzazioni. I dirigenti e i team dirigenziali devono elaborare quadri di prevenzione delle frodi efficaci, che vengano implementati e regolarmente rivisti. Per chi opera nel settore finanziario, l'esposizione legale, il rischio reputazionale e gli obblighi specifici del settore rappresentano i principali impatti derivanti dal nuovo reato.

Il Ufficio Frodi Gravi (SFO) è stato designato come principale organismo di controllo ai sensi della nuova legislazione. La mancata attuazione adeguata di tali procedure espone gli istituti finanziari al rischio di contenziosi civili, danni alla reputazione e indagini dirette. La pressione per creare protocolli di valutazione del rischio approfonditi è in aumento a causa dell'intensificarsi dei controlli normativi. Questo ampliamento della responsabilità sposta l'attenzione dalle risposte reattive agli incidenti alla governance proattiva del rischio, alzando così l'asticella di ciò che le autorità di regolamentazione si aspettano dalle aziende sottoposte a controllo.

A chi si applica il reato di omissione di prevenzione della frode?

Il reato di mancata prevenzione della frode si applica alle aziende definite grandi organizzazioni. Queste sono definite dal raggiungimento di due o più delle seguenti soglie:

• 36 milioni di sterline di fatturato

• 18 milioni di sterline di attività

• 250 dipendenti.

I parametri di questo reato vengono valutati e definiti in base all'esercizio finanziario precedente al reato. In genere, organizzazioni come banche, assicurazioni, società di investimento e la maggior parte delle fintech rientrano nell'ambito di applicazione di questo reato. Anche le imprese più piccole potrebbero essere indirettamente interessate da rapporti con terze parti o da future normative.

È importante sottolineare che la legge potrebbe estendersi oltre la frode, includendo reati correlati come l'evasione fiscale o reati che incidono sulle entrate pubbliche. Questa ampia applicabilità rende fondamentale per le aziende valutare sia l'esposizione diretta che quella indiretta. Valutare le procedure antifrode che prevengono la corruzione, il finanziamento illecito o mitigano eventuali rischi specifici commessi da una persona, consente alle aziende di essere sempre all'avanguardia. Un'azione collettiva tempestiva può supportare le aziende in termini di status, rischio operativo e contribuire a determinare il livello di rigore procedurale richiesto dalla legge.

Chi sono le “Persone Associate” ai sensi della legge sulla mancata prevenzione delle frodi?

L'incapacità di prevenire il reato di frode adotta una visione ampia di chi si qualifica come "soggetto associato". Ciò include dipendenti, appaltatori, filiali, agenti e fornitori di servizi terzi. Anche i dirigenti senior rientrano in questo ambito, riflettendo una visione più ampia della responsabilità aziendale. Secondo questa definizione, la frode commessa da chiunque agisca per conto dell'organizzazione può comportare responsabilità penale.

Le aziende devono progettare quadri di prevenzione delle frodi che coprano tutti i collaboratori a rischio di reati fraudolenti sottostanti, non solo il personale che intende commettere reati fraudolenti. L'inclusione di personale non dipendente e di dirigenti accresce l'importanza della mappatura dei rischi interfunzionale. Le organizzazioni devono mantenere la supervisione di chiunque agisca nel loro interesse, soprattutto nei ruoli ad alto rischio. Ciò richiede controlli di onboarding approfonditi e un monitoraggio continuo.

Ambito e aspettative di incapacità di prevenire le frodi

Spesso vi è incertezza circa la portata delle misure ragionevoli di prevenzione delle frodi e l'intento del nuovo reato di mancata prevenzione. In alcuni casi, si presume che le norme si applichino solo alle frodi interne o che le politiche vigenti offrano già una copertura sufficiente. Tuttavia, il reato prende di mira qualsiasi frode commessa da un soggetto associato che avvantaggi l'organizzazione. Che sia interna o esterna, le grandi aziende devono essere caute nel verificare se i propri controlli antiriciclaggio (AML) soddisfano i requisiti.

In realtà, i quadri normativi antiriciclaggio affrontano rischi diversi e mancano della specificità richiesta da questo reato. Le sole policy scritte non saranno sufficienti a soddisfare le autorità di regolamentazione di queste grandi organizzazioni; l'implementazione e il monitoraggio di controlli efficaci sono essenziali per promuovere una cultura antifrode. La nuova legge richiede inoltre misure specifiche per contrastare le frodi, in grado di resistere al vaglio del Serious Fraud Office (SFO).

La differenza tra la conformità AML e le procedure di prevenzione delle frodi

La conformità antiriciclaggio è fondamentalmente reattiva, focalizzata sull'individuazione di attività sospette dopo che si sono verificate. Al contrario, il nuovo reato richiede misure preventive per fermare tali atti fraudolenti prima che si verifichino. Ciò rispecchia la legislazione britannica sui reati societari, come il Bribery Act del 2010, in cui le aziende vengono penalizzate per non aver impedito illeciti da parte di soggetti associati. Dare priorità all'attribuzione dei reati societari dimostra un passaggio dall'individuazione alla prevenzione. Le aziende non devono confondere le valutazioni del rischio antiriciclaggio con i requisiti di prevenzione delle frodi qui introdotti. 

Per costituire una valida difesa contro il nuovo reato, le aziende devono dimostrare di aver implementato ragionevoli procedure di prevenzione delle frodi. Questi controlli devono essere adattati al profilo di rischio e alle attività aziendali specifiche. Non è sufficiente disporre di policy generiche; le procedure devono essere documentate, implementate e aggiornate periodicamente. Sono inoltre essenziali una comunicazione chiara e la visibilità operativa. Questo segna un passaggio dalla conformità passiva alla prontezza basata sull'evidenza. Gli enti regolatori si aspetteranno che le aziende dimostrino che i loro controlli erano operativi al momento del reato. 

Valutazione e gestione dei rischi di frode interna

Una prevenzione efficace inizia con un processo dettagliato di valutazione del rischio. Le aziende devono identificare le aree aziendali più vulnerabili alle frodi e valutare come le persone coinvolte interagiscono con queste funzioni. I passaggi chiave includono la mappatura delle unità aziendali ad alto rischio, l'identificazione dei vettori di minaccia e la quantificazione dei potenziali impatti. La definizione delle priorità in base all'esposizione ai furti aiuta ad allocare i controlli in modo efficiente.

Le società finanziarie dovrebbero inoltre tenere conto delle variazioni del rischio di frode nel tempo, determinate da cambiamenti interni o minacce esterne. Ciò richiede un'analisi continua e la volontà di adeguare i controlli di conseguenza. Utilizzando strumenti che consentano questa flessibilità, è possibile costruire solide basi attraverso flussi di lavoro adattivi e strumenti di valutazione del rischio. La mappatura del rischio è essenziale per adempiere agli obblighi di legge previsti dal nuovo reato.

Revisione delle lacune nei processi esistenti

Rivedere e rafforzare i processi di conformità esistenti è necessario per evitare duplicazioni e garantire l'allineamento normativo. Molte aziende presumono che i propri strumenti antiriciclaggio o le policy antifrode esistenti siano sufficienti. Tuttavia, i controlli devono essere verificati in base alle normative in materia di mancata prevenzione dei reati di frode. La revisione comprende l'onboarding, l'escalation e la gestione di terze parti.

I punti di partenza chiave includono la rivalutazione dei flussi di onboarding basati sul rischio, la logica di escalation degli stress test e la mappatura delle procedure. Le aziende dovrebbero documentare i risultati e integrare gli aggiornamenti in un quadro formale di prevenzione delle frodi. Questo tipo di revisione dei processi segnala agli enti regolatori un atteggiamento proattivo in materia di conformità.

Procedure fondamentali di prevenzione delle frodi di cui ogni azienda ha bisogno

Sulla base delle linee guida normative e delle migliori pratiche del settore, esistono procedure chiave che ogni azienda dovrebbe adottare. Tra queste, la formazione obbligatoria del personale sugli indicatori di frode, come la falsa dichiarazione e la condotta finanziaria scorretta. Le aziende devono inoltre implementare linee di assistenza per la segnalazione di irregolarità, il monitoraggio delle transazioni in tempo reale e un controllo più approfondito per i ruoli ad alto rischio. Uno screening continuo dei fornitori contribuisce ulteriormente a mitigare il rischio di terze parti.

Queste procedure devono essere integrate tra i vari dipartimenti, non isolate all'interno delle funzioni di compliance. Un piano di prevenzione completo dovrebbe inoltre evolversi in base ai cambiamenti nelle aspettative normative o nella propensione al rischio interna. Stabilire una cultura di consapevolezza delle frodi è altrettanto fondamentale per l'efficacia a lungo termine.

Il ruolo della due diligence nella prevenzione delle frodi

Con il nuovo reato, la due diligence diventa un obbligo continuativo. Le aziende devono verificare costantemente la legittimità e il profilo di rischio di clienti, fornitori e soggetti associati. Una due diligence efficace consente di individuare tempestivamente le frodi e rafforza la difesa legale di un'azienda contro altre attività criminali come il riciclaggio di denaro. Identificando nel tempo identità fittizie, attività fraudolente e altre condotte finanziarie illecite, le aziende possono garantire una due diligence completa.

Le aziende dovrebbero condurre controlli Know Your Customer (KYC) e Know Your Business (KYB) su tutta la propria base clienti, partner e dipendenti. I controlli KYC e KYB dovrebbero essere supportati da controlli aggiornati sulle Persone Politicamente Esposte (PEP), sanzioni e screening di media avversi. Il monitoraggio comportamentale segnala attività sospette che segnalano frodi sottostanti. ComplyCube supporta questi sforzi attraverso controlli automatizzati e soluzioni pronte per l'integrazione.

Puoi saperne di più qui: Che cosa è una persona politicamente esposta (PEP)?

Verifica e dimostrazione della prontezza alle frodi

La documentazione è fondamentale per dimostrare una valida difesa contro il nuovo reato. Le aziende devono conservare i registri della partecipazione alla formazione, degli audit interni, delle valutazioni del rischio dei fornitori e della gestione dei casi. Questi documenti contribuiscono a dimostrare che procedure ragionevoli non sono state solo progettate, ma anche seguite. Le autorità di regolamentazione cercheranno prove che le procedure siano state implementate al momento del presunto reato.

I moduli di reporting e audit di ComplyCube consentono alle aziende di esportare facilmente registri, report di conformità e tracciati dei processi. Ciò consente risposte rapide e trasparenti durante le azioni di controllo o gli audit. Le aziende che integrano la documentazione nei loro flussi di lavoro quotidiani saranno meglio attrezzate per difendersi dalle accuse. Dimostrare la preparazione è fondamentale quanto implementare i controlli.

Preparazione del consiglio di amministrazione e del comitato per i rischi

La responsabilità della dirigenza è integrata nel nuovo reato, ponendo i consigli di amministrazione e i comitati di gestione dei rischi senior al centro della conformità. Gli MLRO e i responsabili delle frodi devono garantire che i decisori siano consapevoli dell'esposizione alle frodi in tutta l'azienda. Le revisioni periodiche dei KPI, dei risultati degli audit e delle segnalazioni di incidenti dovrebbero diventare prassi di governance standard. È altrettanto importante allocare risorse per il miglioramento continuo dei controlli antifrode.

Un piano di prevenzione delle frodi ben definito, supportato da dati reali, favorisce una solida cultura aziendale e una difesa legale efficace. I consigli di amministrazione dovrebbero trattare questo reato non solo come una questione di conformità, ma come un rischio aziendale. Le aziende che non coinvolgono tempestivamente i dirigenti rischiano di non essere preparate all'applicazione delle misure. ComplyCube consente una visibilità fruibile sui controlli antifrode in tutte le unità aziendali, supportando la supervisione strategica.

Come ComplyCube consente la prevenzione end-to-end delle frodi

ComplyCube offre una piattaforma di conformità unificata, studiata appositamente per rispondere alle esigenze del nuovo reato di frode. Consente la verifica dell'identità in tempo reale, lo screening delle sanzioni e i controlli sulle frodi comportamentali, il tutto a supporto della difesa contro le "procedure ragionevoli". La piattaforma unificata utilizza regole personalizzate attraverso il suo flusso di lavoro, consentendo alle aziende di implementare e adattare i controlli al proprio profilo di rischio specifico senza dover scrivere codice. Ciò non solo garantisce flessibilità, ma dà priorità anche alla rapida implementazione delle misure di prevenzione delle frodi.

Le misure di rilevamento delle frodi possono essere implementate lungo tutto il percorso del cliente, garantendo piena visibilità e controllo. I moduli coprono la verifica di documenti, dati biometrici e database, che possono essere abbinati a connessioni a reti antifrode, intelligence dei dispositivi e punteggi di rischio, consentendo un rilevamento olistico delle frodi e approfondimenti. Questi strumenti appositamente progettati supportano la prevenzione proattiva e la predisposizione agli audit. Soluzioni integrate come ComplyCube saranno essenziali con l'intensificarsi delle misure di controllo.

Cronologia complessiva di lancio e implementazione

Il nuovo reato di mancata prevenzione delle frodi è entrato in vigore il 1° settembre 2025 e inizialmente si è concentrato su settori ad alto rischio come la finanza e la tecnologia finanziaria. Le aziende con una base clienti più ampia o con attività a contatto con il pubblico sono state sottoposte a controlli più rigorosi. Il Serious Fraud Office (SFO) ha iniziato a condurre indagini e azioni penali nell'ambito di questo quadro ampliato. Le autorità di regolamentazione sono tenute a richiedere prove documentate di conformità. Le aziende che danno priorità alla conformità tempestiva possono costruirsi un'ottima reputazione e ridurre la pressione normativa.

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